Truyền thông nội bộ là một quá trình mà thông tin được phân phối cho các bên liên quan mà phúc lợi của họ phụ thuộc vào thành công của công ty. Các bên liên quan không chỉ bao gồm nhân viên, mà còn bao gồm các nhà cung cấp, nhà đầu tư, nhà thầu độc lập và quan hệ đối tác kinh doanh. Truyền thông nội bộ chủ yếu là về việc chia sẻ sự kiện cho một người hoặc nhóm liên quan trực tiếp đến việc đại diện cho tổ chức.
Nhân viên so với truyền thông nội bộ
Giao tiếp nội bộ thường được sử dụng thay thế cho quan hệ nhân viên hoặc giao tiếp tổ chức. Tuy nhiên, giao tiếp của nhân viên và tổ chức thường tập trung vào việc truyền đạt lợi ích và giá trị. Truyền thông nhân viên - theo truyền thống được chỉ đạo bởi bộ phận nhân sự hoặc người quản lý - được thiết kế riêng cho nhân viên của bộ phận. Truyền thông tổ chức tập trung vào phát triển các hệ thống hiệu quả, tạo ra văn hóa làm việc tích cực và khuyến khích sự tham gia của tập thể. Các lý thuyết về truyền thông nội bộ tập trung vào việc quản lý ai nhận thông tin, những gì đang được chia sẻ, cách thông tin đó được gửi đến đúng người, khi nào họ sẽ nhận được thông tin đó và tại sao cần truyền thông để đưa ra quyết định tốt hơn.
Chức năng của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là một chức năng định hướng tin tức tập trung vào việc có được thông tin phù hợp, kịp thời và chính xác cho các bên liên quan thích hợp. Học viên truyền thông nội bộ tập trung vào việc giáo dục, tạo ra nhận thức và chia sẻ kiến thức về dữ liệu của công ty. Kết quả mong muốn bao gồm khuyến khích phản hồi, củng cố đối thoại mang tính xây dựng và củng cố vai trò của các bên liên quan trong các hoạt động, vấn đề và thành tựu. Người quản lý truyền thông nội bộ tích hợp thông tin thông qua nhiều phương tiện truyền thông - bản tin, video, cuộc gọi hội nghị, email và các tương tác cá nhân, chỉ để nêu tên một số. Cô ấy có thể làm việc chặt chẽ với nhân viên và các học viên tổ chức, hoặc thậm chí kết hợp các lợi ích của các vai trò này.
Lý thuyết truyền thông chính thức
Các lý thuyết chính thức về giao tiếp nội bộ bao gồm kiểm tra các mẫu giao tiếp từ trên xuống, từ trên xuống và ngang. Trong giao tiếp từ trên xuống, các nhà quản lý chia sẻ thông tin cho cấp dưới thông qua các hội nghị chính thức, các buổi đào tạo hoặc tài liệu bằng văn bản. Truyền thông nội bộ xuống hoặc lên bao gồm nhận được phản hồi hoặc đề xuất từ nhân viên hoặc các bên liên quan khác. Các công ty và nhà quản lý khuyến khích truyền thông đi xuống có lợi thế bằng cách nhận được lời khuyên có giá trị - chẳng hạn như lý do tại sao một phương thức sản xuất đã lỗi thời, tẻ nhạt cho công nhân và khiến công ty tốn hàng triệu đô - có thể giúp họ đưa ra quyết định tốt hơn. Các lý thuyết truyền thông theo chiều ngang cho thấy các đơn vị tổ chức có thể được tích hợp và trang bị tốt hơn để tối đa hóa các nguồn lực giữa các phòng ban. Giao tiếp theo chiều ngang khuyến khích một luồng thông tin mở trong công nhân ở cùng cấp độ.
Lý thuyết truyền thông không chính thức
Các mạng không chính thức, hoặc kênh ‘grapevine, có thể điều khiển giao tiếp nội bộ. Các lý thuyết về truyền thông nội bộ cho thấy sự biến dạng và ảnh hưởng thường được tìm thấy trong các kênh không chính thức hơn là các kênh chính thức. Mạng không chính thức không tuân theo các quy tắc phân cấp liên quan đến ảnh hưởng; chẳng hạn, người quản lý có thể tin tưởng phản hồi từ nhân viên tiếp tân trước khi hỏi người quản lý khác về một tình huống cụ thể. Một số người, bất kể tiêu đề của họ, cũng có thể có ảnh hưởng đối với những người khác trong việc định hình ý kiến và chia sẻ thông tin. Mặc dù thông tin này có thể bị bóp méo hoặc không chính xác, giao tiếp không chính thức có thể thúc đẩy liên lạc ngang hàng, có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ
Ưu tiên hàng đầu của truyền thông nội bộ là ảnh hưởng tích cực đến sự tham gia của công ty và cam kết đưa ra quyết định tốt hơn. Động lực cho truyền thông nội bộ bao gồm lợi ích chung, tài chính cho công ty và các bên liên quan. Quản lý đầu ra thông tin cho các nhóm cụ thể phụ thuộc lẫn nhau vào thành công của công ty là một yếu tố chính trong lý thuyết truyền thông nội bộ. Ví dụ, một công ty kỹ thuật dân dụng được thuê để xây dựng dự án bao gồm các nhà thầu độc lập và không thuê nhân viên trực tiếp của công ty đã đặt hàng dự án, nhưng sự tham gia chính của họ là giúp xây dựng và thúc đẩy công ty. Công ty kỹ thuật muốn đạt được mục đích đó - và được thuê cho các dự án trong tương lai - sẽ hợp tác với công ty để thiết kế một tòa nhà thẩm mỹ, ấn tượng, nói lên sứ mệnh của công ty. Hiểu các lý thuyết truyền thông nội bộ có thể giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn và khuyến khích một luồng giao tiếp hiệu quả.
