Thông tin quan trọng về doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như thay đổi chính sách hoặc thông báo về các cuộc họp sắp tới, phải được truyền đạt tới nhân viên của bạn. Một cách để lấy thông tin ra là soạn thảo một bản ghi nhớ. Bản ghi nhớ là những tài liệu đơn giản cung cấp thông tin cần thiết. Họ nói với nhân viên của bạn trước tiên là bản ghi nhớ đó là của ai, nó được gửi đến ai và nội dung của nó là gì, sau đó họ xác nhận thông điệp trong cơ thể của bản ghi nhớ. Viết một bản ghi nhớ mẫu để sử dụng một mẫu cho các bản ghi nhớ trong tương lai.
Mở một tài liệu mới trên trình xử lý văn bản của máy tính của bạn. Nhập "TO:" và bao gồm dấu ngoặc đơn hoặc một số chỉ báo khác để cho biết rằng tên của một người phải được nhập vào trường này. Nhấn phím enter hai lần để bắt đầu một dòng mới. Trong trường thứ hai, nhập "TỪ:" và bao gồm dấu ngoặc đơn để cho biết rằng tên người gửi phải đi trong trường này. Bấm phím enter hai lần để bắt đầu một dòng mới và nhập "RE:" hoặc "CHỦ ĐỀ:" và bao gồm dấu ngoặc đơn để chỉ ra rằng chủ đề của memo phải được điền vào đây.
Nhấn phím enter hai lần và sử dụng phím gạch dưới để tạo một dòng trên toàn bộ trang. Điều này sẽ phân biệt giữa trường giới thiệu ở trên và trường giải thích - hoặc nội dung của bản ghi nhớ - sẽ được viết dưới đây.
Viết một hoặc hai câu bên dưới dòng được tạo ở bước 3 để giải thích bản ghi nhớ phải sử dụng khoảng trắng này để giải thích đầy đủ chủ đề của bản ghi nhớ.
Cung cấp một khoảng trống ở cuối bản ghi nhớ mẫu cho thời gian chờ để ký tên của anh ấy hoặc cô ấy và ghi chú bất kỳ tệp đính kèm nào vào bản ghi nhớ.
