Viết cho khán giả kinh doanh không giống như viết thư cho bạn bè. Mục đích của bức thư là khác nhau - nói chung, bạn sẽ truyền đạt thông tin cụ thể hoặc yêu cầu ai đó thực hiện một hành động cụ thể - và có những kỳ vọng nhất định về định dạng và phong cách. Thông thường, một lá thư kinh doanh sẽ là ấn tượng đầu tiên mà bạn tạo ra cho ai đó, vì vậy điều quan trọng là phải làm cho đúng.
Thư kinh doanh là gì?
Thư kinh doanh là bất kỳ thư nào mà một tổ chức gửi cho một tổ chức khác, hoặc thư từ giữa một tổ chức và khách hàng, nhà cung cấp và các bên khác. Một lá thư bạn viết như một phần công việc của bạn sẽ đủ điều kiện là một lá thư kinh doanh, nhưng bất kỳ lá thư nào bạn gửi cho một doanh nghiệp, tổ chức, nhóm cộng đồng hoặc cá nhân trong bối cảnh chuyên nghiệp cũng sẽ thuộc loại này. Bài kiểm tra chính là một trong những nội dung: người nhận của bạn có quan tâm đến những gì bạn viết trong chừng mực vì nó ảnh hưởng đến cuộc sống làm việc của họ không? Nếu vậy, thư của bạn sẽ đủ điều kiện là một thư kinh doanh.
Tại sao bạn cần viết một lá thư kinh doanh
Các doanh nghiệp viết thư cho khách hàng, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan để truyền đạt thông tin quan trọng. Ví dụ: họ có thể đặt hàng từ nhà sản xuất, cập nhật cho khách hàng về tình trạng đơn đặt hàng của họ, mô tả các thay đổi quan trọng đối với các điều khoản và điều kiện của công ty, xác định vấn đề phát sinh hoặc truyền đạt thiện chí. Nhiều thư kinh doanh sẽ bao gồm lời kêu gọi hành động, nghĩa là thư sẽ yêu cầu thông tin cụ thể hoặc phản hồi từ người nhận.
Các cá nhân chọn định dạng thư kinh doanh khi có nhu cầu viết một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Ví dụ bao gồm đơn xin việc, thư xin việc, thư khiếu nại, thư từ chức, thư giới thiệu, chấp nhận hoặc từ chối cam kết chính thức hoặc yêu cầu thông tin từ một doanh nghiệp. Những gì các chữ cái này có điểm chung là một kỳ vọng rằng bạn sẽ cô đọng và cụ thể, thay vì sáng tạo hoặc gợi trong phong cách viết của bạn.
Các định dạng cho một thư kinh doanh
Các doanh nghiệp ở Hoa Kỳ sử dụng một trong bốn định dạng chữ cái phổ biến, được liệt kê dưới đây. Trong số này, phong cách khối là phổ biến nhất.
Định dạng chữ cái khối: Với kiểu chữ khối, tất cả các văn bản được tuôn ra với lề trái. Bạn sẽ cấu trúc chữ cái sao cho văn bản dòng được đặt cách nhau và các đoạn văn có khoảng cách gấp đôi. Lợi nhuận thường có cài đặt một inch tiêu chuẩn mặc dù một số doanh nghiệp thay đổi điều này để phù hợp với kiểu nhà của họ.
Định dạng chữ bán khối: Semi-block giống hệt với định dạng khối, lưu lại rằng dòng đầu tiên của mỗi đoạn được thụt vào.
Định dạng chữ cái khối thay thế: Định dạng này theo sát định dạng khối lưu ngày tháng, đóng miễn phí ("chân thành") và tên, tiêu đề và chữ ký của nhà văn xuất hiện ở bên phải của trang. Trừ khi bạn đang sử dụng tiêu đề thư, địa chỉ trả lại của nhà văn cũng sẽ xuất hiện ở bên phải.
Định dạng chữ đơn giản: Một biến thể khác về định dạng khối, kiểu đơn giản hóa bỏ qua lời chào mở đầu ("Kính gửi ông Smith:"). Chọn định dạng này khi bạn không có tên người nhận.
Cách giải quyết người nhận trong thư doanh nghiệp
Địa chỉ một lá thư kinh doanh cho một người nhận là tương đối đơn giản. Chỉ cần viết tên và địa chỉ của người nhận vào khối địa chỉ bên trong ở bên trái của trang. Mở thư của bạn bằng lời chào: "Kính gửi ông / bà. Bà một lá thư kinh doanh luôn sử dụng một dấu hai chấm.
Có thể chấp nhận viết tên của người đó nếu bạn sử dụng tên người dùng với người nhận, ví dụ, bạn đã gặp nhiều lần và biết rõ người đó. Trong trường hợp này, lời chào của bạn sẽ đọc, "Joseph thân mến:" Tuy nhiên, đừng bao giờ lấy ngay tên đầu tiên; nó được coi là thô lỗ.
Để giải quyết nhiều người nhận trong cùng một chữ cái, chọn một trong các tùy chọn sau:
Nơi người nhận làm việc ở cùng một vị trí: Viết tiêu đề, tên và (tùy chọn) chức danh công việc của mỗi người nhận theo sau là địa chỉ công ty duy nhất trong khối địa chỉ bên trong. Đối với lời chào, hãy liệt kê tên của mỗi người nhận theo cùng thứ tự như chúng xuất hiện trong địa chỉ.
Thí dụ:
Bà Sophia Proctor, Giám đốc điều hành Ông Martyn Byrne, Giám đốc bán hàng Tiến sĩ Regan Coulson, Giám đốc Tiếp thị Công ty TNHH ABC Phố thị trấn Thị trấn, Kentucky 395494
Kính gửi bà Proctor, ông Byrne và bác sĩ Coulson:
Nơi người nhận làm việc tại các địa chỉ khác nhau: Mỗi người nhận sẽ nhận được thư của riêng mình, vì vậy bạn sẽ cần chuẩn bị nhiều bản sao của cùng một giao tiếp. Sử dụng chú thích sao chép carbon sau khi đóng - "cc:" - để liệt kê tên của những người nhận khác. Chú thích cho mỗi người nhận biết những người nhận khác là ai.
Thí dụ:
Bà Sophia Proctor, Giám đốc điều hành Công ty TNHH ABC Phố thị trấn Thị trấn, Kentucky 395494 Kính gửi bà Proctor: Thân thư Trân trọng, Jane Doe Cc: Ông Martyn Byrne, Giám đốc bán hàng, Tiến sĩ Regan Coulson, Giám đốc tiếp thị
Khi có nhiều người nhận: Khi bạn viết thư cho nhiều người nhận, chẳng hạn như các thành viên của hội đồng quản trị, việc viết một lá thư và gửi thư cho cả nhóm là điều phù hợp. Lời chào cũng nên tham khảo cơ thể của mọi người, ví dụ: "Phòng bán hàng thân mến" hoặc "Đội ngũ liên lạc cộng đồng thân mến". Sử dụng một khối phân phối ở cuối thư để liệt kê các thành viên nhóm cá nhân nên đọc thư.
Thí dụ:
Hội đồng quản trị Công ty TNHH ABC Phố thị trấn Thị trấn, Kentucky 395494 Kính gửi các thành viên của Hội đồng: Thân thư Trân trọng, Jane Doe Phân phối: Bà Sophia Proctor Ông Martyn Byrne Bác sĩ Regan Coulson Bà Elizabeth Mejia Giáo sư Zayne Vargas Ông Cohen Andersen
Các bộ phận khác nhau của một lá thư kinh doanh
Cho dù bạn đang sử dụng định dạng khối hoặc kiểu khác, thư doanh nghiệp của bạn nên chứa các phần sau:
Tiêu đề thư hoặc địa chỉ trả lại: Các doanh nghiệp thường sử dụng giấy in bao gồm logo hoặc tiêu đề thư được thiết kế đặc biệt ở đầu trang tính. Các tiêu đề thư mang địa chỉ và chi tiết liên lạc của tổ chức. Nếu bạn không sử dụng tiêu đề thư, hãy viết tên và địa chỉ của bạn ở góc trên cùng bên trái của bức thư. Có thể chấp nhận, nhưng không bắt buộc, bao gồm số điện thoại và địa chỉ email của bạn nếu điều này sẽ hữu ích cho người nhận.
Ngày: Viết ngày theo định dạng tháng-năm-năm ngay bên dưới địa chỉ trả lại. Vì các quốc gia khác sử dụng định dạng ngày-tháng-năm, nên tránh nhầm lẫn bằng cách phiên âm ngày bằng chữ thay vì dạng số - "ngày 28 tháng 6 năm 2018".
Địa chỉ bên trong: Viết tên người nhận, tên công ty, địa chỉ và mã zip. Bao gồm một chức danh công việc nếu thích hợp. Luôn căn chỉnh địa chỉ bên trong với lề trái khi sử dụng văn phòng phẩm kinh doanh tiêu chuẩn. Làm như vậy có nghĩa là địa chỉ sẽ xuất hiện trong cửa sổ của phong bì khi được gấp thành ba phần.
Chào: Nhớ sử dụng dấu hai chấm sau lời chào như mô tả ở trên.
Dòng tiêu đề: Thêm một dòng chủ đề tùy chọn giúp người nhận hiểu được bức thư nói về điều gì một cách nhanh chóng. Đây là một ví dụ:
Kính gửi ông Phillips:
Yêu cầu gói ứng dụng
Thân hình: Đây là nơi cao su gặp đường. Bắt đầu với một câu ngắn mô tả lý do tại sao bạn viết tiếp theo là một loạt các đoạn phác thảo vấn đề trong tay. Giữ cho bức thư ngắn gọn. Đối với hầu hết các thư kinh doanh, hai đến năm đoạn là lý tưởng.
Đóng miễn phí: Bạn có nhiều lựa chọn khác nhau để làm tròn một lá thư kinh doanh. Dưới đây là một số ví dụ:
- Bạn thật sự
- Trân trọng,
- Trân trọng
- Trân trọng bạn,
- Chân thành,
- Lời chúc tốt nhất,
Chữ ký: In tên và chức danh công việc của bạn, để lại một khoảng trắng giữa tên đã nhập và đóng miễn phí. Bạn sẽ ký tên của bạn trong không gian này.
Bao vây và bản sao carbon: Bao gồm một cc: nếu bạn đang gửi các bản sao của bức thư cho người khác. Nếu bất kỳ tài liệu nào được gửi kèm theo thư, hãy viết "Bao vây" hoặc "Kèm theo." bên dưới khối chữ ký.
Làm thế nào để viết nội dung của một lá thư kinh doanh
Dù mục đích của thư kinh doanh của bạn là gì, điều cần thiết là phải giữ cho nội dung của thư rõ ràng và súc tích. Hiểu rằng người nhận của bạn đang bận và có khả năng lướt qua nó. Cấu trúc thư của bạn trong các đoạn logic - một ý tưởng cho mỗi đoạn - để người nhận có thể nhanh chóng đi đến điểm mấu chốt.
Súc tích không có nghĩa là cùn, tuy nhiên; bạn phải phấn đấu cho một giai điệu ngoại giao và chuyên nghiệp. Hãy xem xét hai ví dụ:
Sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã quyết định chấp nhận một vị trí tại một công ty khác. Tôi sẽ làm việc tại Công ty ABC.
Phiên bản thứ hai ngắn gọn, nhưng quá gay gắt và không cần thiết về giọng điệu. Nó có thể xúc phạm người đọc. Ví dụ đầu tiên, trong khi ít cô đọng, lại tôn trọng hơn.
Một khi bạn đã ghi điểm trong phần thân của bức thư, hãy kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, một câu ngắn gọn mô tả những gì bạn muốn xảy ra bây giờ. Hãy nhớ rằng, người đọc của bạn đang bận rộn. Đừng để cô ấy đoán về những gì cô ấy nên làm tiếp theo. Dưới đây là một số ví dụ:
Nếu bạn đồng ý với đề xuất này, vui lòng trả lời lại trước ngày 31 tháng 5. Nếu bạn muốn thông tin liên lạc cho những người đã sử dụng thành công dịch vụ của XYZ, vui lòng gửi email cho tôi tại [email protected].
Tùy chọn cho giọng nói và ngôn ngữ
Ngôn ngữ của các thư kinh doanh thay đổi từ một phong cách thoải mái, đàm thoại đến phong cách kỹ thuật, siêu chính thức được tìm thấy trong thư tín pháp lý. Các thư kinh doanh hiệu quả nhất đạt được sự cân bằng giữa hai thái cực này. Mặc dù thư kinh doanh đã trở nên ít chính thức hơn theo thời gian, việc viết quá bình thường có thể đi qua là không chuyên nghiệp và không thành thật. Mặt khác, văn bản quá chính thức có thể khiến người đọc xa lánh những người không hiểu ngôn ngữ, thuật ngữ và cụm từ cụ thể trong ngành của bạn. Như với tất cả các văn bản, bạn phải phù hợp với giai điệu cho khán giả. Điều này cung cấp cho bạn rất nhiều thời gian liên quan đến phong cách bạn chọn.
Trừ khi bạn làm việc trong một ngành đặc biệt chính thức như ngành ngân hàng, bạn nên cố gắng sử dụng các từ hàng ngày thay vì tương đương chính thức - "bắt đầu" thay vì "bắt đầu", "kết thúc" thay vì "chấm dứt" và "thử" thay vì "nỗ lực." Giữ cho nó đơn giản có vẻ mâu thuẫn vì hầu hết mọi người liên kết từ vựng chuyên nghiệp với các từ dài hơn và phức tạp hơn. Rõ ràng là chìa khóa, tuy nhiên. Điều quan trọng hơn nhiều là người nhận của bạn hiểu thư của bạn với nỗ lực tối thiểu từ phía anh ấy hơn là để bạn thể hiện vốn từ vựng ấn tượng của mình.
Tránh các cơn co thắt như "Tôi", "không thể" và "không" trừ khi chúng là một đặc điểm cụ thể trong kiểu nhà của công ty bạn. Một số công ty thích sử dụng giọng nói thân mật hơn khi viết thư cho người tiêu dùng để mở ra cuộc trò chuyện; những người khác thay vào đó sẽ tấn công một giai điệu chính thức. Tính nhất quán là chìa khóa. Nếu bạn thích một phong cách viết hơn một phong cách khác, hãy chắc chắn truyền đạt các lựa chọn phong cách của bạn trên toàn tổ chức và đảm bảo rằng mọi người đều tuân theo cùng một hướng dẫn về phong cách.
Ví dụ về một lá thư kinh doanh
Đặt tất cả lại với nhau, đây là một ví dụ về một lá thư kinh doanh ngắn ở định dạng khối:
Ông Kurt O'Ryan Công ty TNHH ABC Phố thị trấn Thị trấn, Kentucky 395494 Ngày 11 tháng 1 năm 2018 Kính gửi ông O'Ryan: Tôi viết thư để cảm ơn bạn một lần nữa vì sự hỗ trợ tích cực của bạn trong chương trình tiếp cận cộng đồng "Grow Wild" của Townsville. Phản hồi của bạn, lời phê bình mang tính xây dựng và kinh nghiệm quý báu của bạn đã đóng góp đáng kể vào việc thực hiện thành công dự án này. Hiện tại chúng tôi đã nhận được tài trợ đầy đủ cho dự án tiếp theo của chúng tôi, có tên tạm thời là "Tự nhiên trên ngưỡng cửa của bạn". Chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu bạn có thể đồng ý tiếp tục hợp tác trong dự án này. Chúng tôi chắc chắn có thể sử dụng cái nhìn sâu sắc và chuyên môn của bạn. Tôi gửi kèm một tập tài liệu ngắn mô tả đề xuất cho sự nhìn chăm chú của bạn. Tôi muốn gặp bạn để thảo luận về các bước tiếp theo của chúng tôi và sẽ gọi cho văn phòng của bạn vào tuần tới để sắp xếp một cuộc hẹn. Cảm ơn bạn trước sự xem xét của bạn. Trân trọng Jane Doe Kèm theo:
