Cho dù bạn đang đặt hàng, ứng tuyển vào một vị trí, yêu cầu tiền, bày tỏ sự đánh giá cao hoặc phàn nàn, bất cứ khi nào bạn giao dịch với một tổ chức, bạn phải viết một lá thư kinh doanh. Bạn nên làm theo các quy trình được thiết lập và bao gồm các thành phần cần thiết trong mỗi chữ cái bạn viết. Bắt đầu với một tờ giấy tiêu đề có chứa địa chỉ của tổ chức của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tạo tiêu đề cá nhân của riêng bạn bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, mã bưu chính, số điện thoại và địa chỉ email.
Ngày
Để lại ít nhất một dòng trống giữa tiêu đề thư hoặc tiêu đề và ngày. Sử dụng định dạng ngày của Mỹ, ví dụ: ngày 23 tháng 5 năm 2011, khi viết thư cho các tổ chức ở Hoa Kỳ. Không sử dụng các mục con như thứ 2. Bạn có thể để lại chứng minh ngày hoặc tab vào điểm trung tâm và nhập ngày.
Địa chỉ bên trong
Địa chỉ bên trong hoặc địa chỉ của người nhận bắt đầu một inch (ba dòng trống) bên dưới ngày. Nó luôn luôn trái. Kiểm tra kỹ chính tả tên người nhận và địa chỉ gửi thư. Bao gồm một chức danh cá nhân, chẳng hạn như Ông, Bà, Tiến sĩ, Bà hoặc Hoa hậu và một chức danh kinh doanh như Giám đốc Tiếp thị. Nếu bạn không chắc chắn về một trong hai tiêu đề, hãy gọi điện cho nhân viên tiếp tân tại tổ chức.
Chào
Để lại một dòng trống sau địa chỉ bên trong. Nếu bạn biết người nhận, bạn có thể sử dụng tên của cô ấy, ví dụ, Mary thân mến. Trong các trường hợp khác, sử dụng tiêu đề cá nhân và họ của cô ấy, ví dụ: Kính gửi bà Johnson. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy sử dụng tên đầy đủ. Bạn có thể bao gồm dấu phẩy hoặc dấu hai chấm sau lời chào hoặc bỏ qua bất kỳ dấu câu nào.
Thân hình
Để lại một dòng trống sau lời chào. Không gian đơn và bên trái biện minh cho các đoạn văn trong phần thân của bức thư. Hầu hết các chữ cái chứa ít nhất ba đoạn. Trong đoạn đầu tiên, giới thiệu mục đích của bức thư. Nếu bạn đang trả lời một quảng cáo việc làm, hãy đặt tên cho vị trí và xác định nguồn của nó. Ví dụ: bạn có thể viết "Vị trí Giám đốc tiếp thị được quảng cáo trực tuyến mô tả chính xác các kỹ năng và khả năng của tôi."
Các đoạn thứ hai và thứ ba chứa các chi tiết cụ thể hỗ trợ cho mục đích này. Ví dụ: nếu bạn đang phàn nàn về sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy bao gồm ngày mua, số hóa đơn và lý do cho sự không hài lòng của bạn.
Sử dụng đoạn cuối để trình bày lại mục đích và phản hồi dự kiến. Ví dụ, người viết "Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào về dòng sản phẩm mới của chúng tôi. Tôi mong được phục vụ nhu cầu thư tín kinh doanh của bạn trong nhiều năm tới." Để lại một dòng trống giữa mỗi đoạn.
Đóng cửa
Để lại một dòng trống sau đoạn cuối của bức thư. Kết thúc bức thư với một kết thúc bổ sung thích hợp như Trân trọng, tương ứng hoặc thân mật của bạn. Nếu dấu hai chấm hoặc dấu phẩy tuân theo lời chào, bao gồm dấu phẩy sau khi đóng. Để lại ba đến bốn dòng trống cho chữ ký của bạn. Kết thúc với chữ ký và tiêu đề đánh máy của bạn, ví dụ, John Stewart, Giám đốc bán hàng.
