Nếu viết thư kinh doanh có vẻ khó khăn, có thể hữu ích khi biết rằng tất cả các thư kinh doanh nên tuân theo một mẫu cơ bản. Mẫu có thể được sử dụng cho bất kỳ tình huống kinh doanh nào và cũng có thể được sử dụng trong email.
Ngày
Bắt đầu thư của bạn bằng cách viết ngày đầy đủ của thư của bạn khoảng hai inch từ trên cùng bên trái của tờ giấy. Tại Hoa Kỳ, ngày luôn được viết là tháng, ngày và năm: ngày 23 tháng 4 năm 2009.
Địa chỉ và lời chào
Thả xuống một dòng từ ngày và đặt địa chỉ đường phố của bạn trên một dòng, thành phố, tiểu bang và mã ZIP của bạn trên dòng tiếp theo và địa chỉ email của bạn trên dòng thứ ba. Thả xuống hai dòng khác và đặt tên người nhận ở dòng đầu tiên, tiêu đề của cô ở dòng tiếp theo bên dưới, tên công ty của cô trên dòng thứ ba, địa chỉ đường phố của công ty bên dưới đó, và thành phố, tiểu bang và mã ZIP của công ty cô bên dưới. Bắt đầu thư của bạn với tên Dear Dear và cả Bà hoặc Ông và người tên họ, trừ khi bạn biết người đó sử dụng một danh dự khác, chẳng hạn như Tiến sĩ hoặc Rev., theo sau là dấu hai chấm. Đầu thư của bạn, dưới ngày, sẽ trông như thế này:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Bà Clara Wills Giám đốc nhân sự 456 Company Road Companycity, ST 67890
Kính gửi bà Wills:
Thân hình
Đối với nội dung thư của bạn, hãy làm cho mỗi đoạn văn bên trái (ngay cả với lề trái) và để lại một dòng giữa các đoạn. Bài viết của bạn trong phần thân của bức thư nên thật chuyên nghiệp và đi vào vấn đề: Nêu rõ bản chất của bức thư, lý do của bạn để gửi nó và những gì bạn hy vọng đạt được khi trả lời thư. Tách từng ý tưởng của bức thư thành một đoạn riêng biệt. Nếu bạn có nhiều hơn một yêu cầu hoặc mục đích cho thư của bạn, hãy nêu cả hai trong đoạn giới thiệu của bạn và sau đó xử lý từng yêu cầu đầy đủ nhưng riêng biệt trong các đoạn tiếp theo. Tránh sử dụng các từ viết tắt hoặc viết tắt vì chúng có thể gây nhầm lẫn: Viết chính xác những gì bạn đang nói. Sử dụng đúng ngữ pháp và chính tả, và luôn SpellCheck thư của bạn trước khi bạn gửi nó.
Đóng cửa
Kết thúc thư kinh doanh của bạn với một cách chân thành, nghiêm túc hoặc tôn trọng bạn. Hãy thả xuống bốn chỗ trong một chữ in và ghi tên đầy đủ của bạn. Đăng nhập vào khoảng trống giữa đóng và tên của bạn. Trong email, hãy đặt tên của bạn trên dòng tiếp theo sau khi bạn đóng.
