Thủ tục văn phòng nên được điều chỉnh để phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, một thực hành y tế hoặc nha khoa sẽ yêu cầu các thủ tục khác nhau so với một công ty luật, cơ quan thu thập, cửa hàng cắt tóc hoặc nhà máy. Dành thời gian để phát triển một danh sách kiểm tra kỹ lưỡng nhằm giải quyết các mục tiêu và mục tiêu quan trọng của văn phòng.
Khái niệm cơ bản
Đối với các doanh nghiệp nhận được lưu lượng khách ổn định, các thủ tục văn phòng sẽ phản ánh môi trường kinh doanh tổng thể. Một doanh nghiệp ấm áp, mời gọi sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc mỉm cười và duy trì nghi thức điện thoại chuyên nghiệp. Văn phòng y tế hoặc nha khoa phụ thuộc rất nhiều vào dòng bệnh nhân ổn định. Do đó, văn phòng tại một phòng khám nên có đủ nhân viên tiếp nhận để kiểm tra bệnh nhân, trả lời trực tiếp các câu hỏi của bệnh nhân và qua điện thoại và xử lý việc rời khỏi bệnh nhân, bao gồm cả việc nhận thanh toán và lên lịch làm các thủ tục theo dõi. Cân nhắc làm việc với một dịch vụ điện thoại để xử lý các cuộc gọi của khách hàng sau giờ làm việc.
Lập kế hoạch
Một phần quan trọng của việc điều hành một văn phòng phía trước thành công liên quan đến việc xử lý các cuộc hẹn kinh doanh. Nhân viên văn phòng nên liên hệ với khách hàng một ngày trước cuộc hẹn của họ và xác nhận thời gian dự kiến. Tạo một danh sách hủy hoặc không hiển thị để bạn có thể lên lịch các cuộc hẹn khác để bù cho những cuộc hẹn đã bỏ. Nhân viên văn phòng tại một khách sạn nên duy trì hồ sơ phòng chính xác vì điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ phòng và hoạt động dọn phòng. Nhân viên văn phòng tại các trường tiểu học, trung học cơ sở và trung học nên duy trì hồ sơ học sinh chính xác, bao gồm cả những hồ sơ liên quan đến sự vắng mặt của học sinh và du khách.
Cải tiến
Liên tục đánh giá thủ tục văn phòng. Nếu bạn tìm thấy chỗ để cải thiện, hãy tạo và thực hiện các chiến lược phù hợp. Nếu văn phòng phía trước tràn ngập các cuộc gọi và không thể luôn cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời, hãy xem xét thay đổi hệ thống điện thoại (ví dụ: sử dụng hệ thống điện thoại máy tính) hoặc sử dụng công nghệ nhắn tin tức thời để đánh giá mức độ sẵn có của nhân viên. Đánh giá xem quản lý trường hợp văn phòng của bạn có thể được cải thiện bằng cách không giấy tờ.
