Các doanh nghiệp may thường chuyên về các dự án quần áo tùy chỉnh hoặc trang trí nhà cho khách hàng cá nhân. Một loạt các yếu tố đang hoạt động trong mỗi dự án, đòi hỏi các hình thức chuyên biệt để duy trì thông tin. Chủ doanh nghiệp duy trì giấy tờ thích hợp là hiệu quả hơn, tổ chức tốt hơn và ít căng thẳng hơn.
Tầm quan trọng của các hình thức
Các hình thức cho phép các doanh nghiệp may giữ thông tin có tổ chức và dễ dàng truy cập. Bởi vì các dự án thường được tùy chỉnh cho từng khách hàng, các biểu mẫu giúp chủ doanh nghiệp thu thập thông tin cần thiết ở một nơi trước khi bắt đầu dự án. Hợp đồng, biên lai và hóa đơn cũng phục vụ để bảo vệ cả chủ doanh nghiệp và khách hàng trong trường hợp bất đồng về tài chính hoặc hợp đồng. Các chủ doanh nghiệp nhỏ phải luôn giữ hồ sơ thích hợp để nộp thuế thu nhập mỗi năm.
Mẫu thông tin khách hàng
Bằng cách tạo biểu mẫu thông tin khách hàng với khách hàng may, chủ doanh nghiệp có thể lưu giữ hồ sơ của từng khách hàng bao gồm thông tin liên hệ, thời gian quan hệ kinh doanh, lịch sử kinh doanh và các thông tin cần thiết khác. Thông qua các mẫu thông tin khách hàng, thợ may có thể giữ số đo của khách hàng, mẫu tùy chỉnh, thông tin mẫu và sở thích của khách hàng trong hồ sơ để sử dụng trong tương lai. Thông tin liên lạc có lợi khi cung cấp các sản phẩm đặc biệt trong thời gian cụ thể trong năm, chẳng hạn như vũ hội hoặc thay đổi các mùa.
Lịch sử kinh doanh với một khách hàng giúp chủ doanh nghiệp trích dẫn chi phí dự án. Lịch sử kinh doanh cho phép chủ sở hữu nhìn lại công việc trong quá khứ để xem mức phí được tính và thời gian một dự án cụ thể mất bao lâu để hoàn thành. Điều này cho phép một thợ may thực hiện báo giá chính xác cho từng khách hàng. Được lưu trữ trong các tệp, biểu mẫu thông tin khách hàng cung cấp cho chủ doanh nghiệp khả năng nhìn thấy khách hàng của họ trên cơ sở rộng rãi hoặc cá nhân.
Hợp đồng dự án
Mỗi dự án cho một khách hàng nên có một hợp đồng bằng văn bản. Ngoài việc đưa ra những gì dự án cụ thể liên quan, hợp đồng dự án nên được chuyên môn hóa cho một doanh nghiệp may. Các phép đo, mẫu liên quan, lựa chọn vải, chi phí ước tính và thời gian dự án nên được đặt ra. Ví dụ, một khách hàng đến trong một chiếc váy dành cho con gái. Hợp đồng dự án sẽ bao gồm các phép đo của con gái, dòng thời gian cho phụ kiện và giao dự án đã hoàn thành, người cung cấp vải và khái niệm, người giữ vải và khái niệm thêm, chi phí ước tính và mẫu nào được sử dụng. Hình ảnh có thể được chụp và thêm vào hợp đồng. Phòng nên được để lại cho bất kỳ thay đổi được thực hiện hoặc ghi chú trong mỗi giai đoạn của dự án may. Hợp đồng nên đặt ra những gì sẽ xảy ra nếu khách hàng không hài lòng với dự án. Điều này bảo vệ cả chủ doanh nghiệp và khách hàng.
Biên lai
Bất cứ khi nào tiền đổi chủ, chủ doanh nghiệp nên tạo biên lai cho cả khách hàng và hồ sơ kinh doanh. Biên lai là cần thiết để ghi lại thu nhập của một doanh nghiệp cho các mục đích thuế địa phương, tiểu bang và liên bang. Sổ biên nhận cho phép một bản sao của mỗi biên nhận được viết và có sẵn thông qua các cửa hàng cung cấp văn phòng. Các chương trình máy tính khác nhau cho phép tạo ra các biên lai có thể tùy chỉnh cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Biên nhận cho một doanh nghiệp may nên bao gồm ngày nhận, mô tả quần áo, cho dù quần áo là một mảnh tùy chỉnh hoặc thay đổi, tên và thông tin liên lạc của khách hàng, loại giao dịch nhận được và chữ ký hoặc tên của người nhận tiền bạc. Tuyên bố từ chối trách nhiệm trong biên lai có thể chứa một tuyên bố cung cấp cho khách hàng một khoảng thời gian cụ thể để mang quần áo trở lại để thay đổi bổ sung miễn phí, chẳng hạn như trong trường hợp váy cưới tùy chỉnh hoặc trang phục chính thức. Chính sách hoàn trả trên hóa đơn giúp bảo vệ doanh nghiệp may khỏi các khoản hoàn trả phù phiếm và thông báo cho khách hàng những gì có thể và không thể trả lại.
