Khi bán hàng được thực hiện, trừ khi khách hàng thanh toán ngay cho sản phẩm hoặc dịch vụ, giao dịch mua được thiết lập như một khoản phải thu mà khách hàng nợ.. Các khoản phải thu là tiền người mua nợ công ty và đó là trên bảng cân đối kế toán như hiện tại tài sản.
Ghi nhận phải thu
Các điều khoản thanh toán cho một khách hàng được ghi lại, thường là trong một hệ thống phải thu tự động. Đối với hầu hết các công ty, các điều khoản là tiêu chuẩn. Một tiêu chuẩn chung là "30 ngày ròng", có nghĩa là tổng số dư nợ đến hạn trong 30 ngày. Hầu hết các điều khoản bao gồm một khoản phí thanh toán trễ nếu hóa đơn không được thanh toán đúng hạn. Phí thanh toán trễ có thể là một phần trăm của số tiền đến hạn hoặc phí thanh toán trễ bằng phẳng hoặc kết hợp cả hai.
Hóa đơn
Dựa trên các điều khoản cho khách hàng A / R, hóa đơn được tạo và gửi cho khách hàng. Hóa đơn được gửi cho khách hàng trước ngày đến hạn thanh toán để cho khách hàng có thời gian thanh toán. Nhiều công ty in và gửi hóa đơn hàng tuần.
Ứng dụng thanh toán
Khi thanh toán được nhận, chúng được ghi lại và nhập vào một hệ thống tự động hoặc được ghi thủ công trên một sổ cái. Các khoản thanh toán được áp dụng so với tổng số tiền khách hàng nợ, được khấu trừ vào số tiền còn nợ và được tính để hiển thị số dư còn lại.
Thông báo và báo cáo thanh toán quá hạn
Đối với các khoản thanh toán không được thực hiện sau ngày đáo hạn, khách hàng được gửi thông báo thanh toán quá hạn.
Để cung cấp cho Tài khoản quản lý khoản phải thu với thông tin về tiền nợ và chưa thanh toán, một báo cáo khoản phải thu "có tuổi" được tạo. Một báo cáo "có tuổi" cho thấy tổng số đô la nợ trong một phạm vi ngày. Ví dụ: báo cáo cho thấy số tiền quá hạn là 30 ngày quá hạn, quá hạn 60 ngày và quá hạn 90 ngày.
Người chịu trách nhiệm dự phóng dòng tiền vào doanh nghiệp sử dụng báo cáo Tài khoản phải thu và thông tin ứng dụng thanh toán để hiển thị số tiền đã thu và khi đến hạn thanh toán bổ sung. Thông tin này được sử dụng để xác định các quỹ có sẵn để điều hành doanh nghiệp và liệu có cần thêm tiền từ các nguồn tài chính, chẳng hạn như các ngân hàng để vay ngắn hạn.
Bộ sưu tập
Các khoản phải thu quá hạn được theo dõi bởi bộ phận Tài khoản phải thu (đối với các công ty nhỏ hơn) hoặc Bộ sưu tập. Người quản lý bộ sưu tập xem xét tiền quá hạn và hoạt động của người thu gom, chẳng hạn như số lượng cuộc gọi nhờ thu được thực hiện và số tiền đã thu.
Các hoạt động sưu tập có thể được gia công cho một công ty thu gom nếu một công ty chọn không thực hiện các bộ sưu tập tại nhà. Nếu các bộ sưu tập trong nhà không thành công, các bộ sưu tập có thể được thuê ngoài.
