Báo cáo sự cố là báo cáo tài liệu, thường là cho mục đích bảo hiểm, xảy ra bất thường trong một công ty. Sự xuất hiện bất thường có thể là bất cứ điều gì không được dự kiến sẽ xảy ra trong một ngày làm việc. Điều quan trọng là các báo cáo sự cố được viết càng sớm càng tốt sau sự cố và chứa càng nhiều thông tin càng tốt để làm cho chúng hữu ích. Viết báo cáo tương đối đơn giản nhưng không cần quan tâm và chú ý.
Viết một bản tóm tắt về vụ việc, để nhắc nhở bạn về thứ tự xảy ra. Lưu ý các chi tiết quan trọng như thời gian gần đúng sự cố bắt đầu và kết thúc, và bất kỳ ảnh hưởng nào của sự cố đã có.
Nêu những gì đã xảy ra theo thứ tự thời gian. Bắt đầu với trước khi xảy ra sự cố, nếu có liên quan và đi vào chi tiết nhất có thể khi giải thích những gì đã xảy ra và làm thế nào. Đảm bảo rằng toàn bộ sự việc được viết theo trình tự, hoặc nó có thể trở nên khó hiểu.
Lưu ý bất kỳ chi tiết khác liên quan đến vụ việc. Bạn đã chứng kiến sự việc, hoặc nó đã được báo cáo cho bạn? Nếu vậy thì do ai? Bạn đã làm gì khi phát hiện ra? Thông tin này có thể có liên quan trong tương lai.
Liệt kê những người liên quan trực tiếp đến vụ việc và những người chứng kiến nó. Thêm chi tiết liên lạc cho những người này hoặc bộ phận của họ và lưu ý nếu có bất kỳ dịch vụ bên ngoài nào tham dự, chẳng hạn như cảnh sát.
Đọc qua báo cáo và kiểm tra sự không nhất quán hoặc thiếu thông tin. Đảm bảo rằng ngôn ngữ của bạn đơn giản và dễ hiểu, và bạn chưa sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ chuyên môn.
Nộp hoặc gửi báo cáo càng sớm càng tốt.
Lời khuyên
-
Đảm bảo rằng không có chi tiết bí mật được tiết lộ.
