Bản ghi nhớ, viết tắt của bản ghi nhớ, là định dạng thường được sử dụng trong giao tiếp kinh doanh nội bộ. Biết cách phát âm và sắp xếp một bản ghi nhớ một cách hiệu quả có thể rất khó. Các hướng dẫn tuân theo trọng tâm của phiên bản chính thức hơn của bản ghi nhớ - một bản có khả năng được in và phân phát hoặc gửi trong một email chính thức.
Xác định mục đích của bạn và đối tượng của bạn và quyết định giai điệu phù hợp. Nếu mục đích của bạn là nói về một chính sách mới của công ty, hãy sử dụng giọng điệu nghiêm ngặt. Nếu mục đích của bạn là thông báo cho đồng nghiệp của bạn về bữa tiệc của công ty sắp tới, hãy đi nhẹ nhàng.
Sử dụng định dạng chính xác và thường được chấp nhận. Điều này có thể khác nhau tùy theo công ty hoặc tổ chức, nhưng thường bao gồm nhiều khía cạnh tương tự: các yếu tố "Đến", "Từ", "Ngày" và "Chủ đề", mỗi yếu tố được theo sau bởi dấu hai chấm và văn bản tương ứng.
Giữ bản ghi nhớ ngắn và đến điểm. Nói chung là tốt nhất để giữ bản ghi nhớ vào một trang. Tách mỗi đoạn bằng một không gian dòng. Đừng thụt lề đoạn văn. Hãy nhớ để lại khoảng hai inch ở trên cùng cho logo / tiêu đề của công ty, thường sẽ in hoặc xuất hiện trên các bản ghi nhớ bằng văn bản.
Chọn từ của bạn một cách cẩn thận. Số lượng từ bạn có thể sử dụng bị giới hạn bởi không gian.
Hình thành một thông điệp thể hiện rõ ràng và chính xác mối quan tâm bạn muốn truyền tải.
