Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ liên công ty chuyên nghiệp

Ghi nhớ cần truyền đạt thông tin một cách súc tích, có mục đích. Phong cách vô nghĩa này có nghĩa là ngay cả khi bạn đang đổ mồ hôi cho triển vọng viết một, bạn nên tìm định dạng đơn giản, hợp lý, một sự giải thoát đáng hoan nghênh từ các dự án viết khác, tốn nhiều công sức hơn bạn có thể có trên bàn làm việc.

Viết một tiêu đề

Bắt đầu bản ghi nhớ của bạn bằng cách viết một tiêu đề bao gồm Tiêu đến: Nghi, Từ Từ: Tấn, Ngày Ngày: Nghi thức và Tiêu đề Chủ đề trên các dòng riêng biệt. Hãy suy nghĩ một chút về dòng khán giả, nhận ra rằng bạn có thể không muốn phổ biến bản ghi nhớ của mình cho toàn bộ công ty mà chỉ cho một vài bộ phận thay thế. Tiêu đề chiếu lệ cho phép người đọc nhanh chóng quét nó và thu thập thông tin quan trọng ngay từ đầu - từ mức độ liên quan đến chủ đề.

Nói rõ mục đích của bạn

Viết một đoạn mở đầu ngắn ghi rõ, theo các thuật ngữ đơn giản nhất có thể, mục đích của bạn để viết. Tiêm một số tính cách, nếu bạn muốn, nhưng giữ cho phần bổ sung này là ngắn gọn. Ví dụ: nếu bạn đang đưa ra thông báo, bạn có thể viết, Sau một tìm kiếm đặc biệt dài và đầy đủ, tôi rất vui mừng thông báo rằng Công ty ABC đã thuê Nhóm Nhà văn XYZ để hướng dẫn các nỗ lực tiếp thị sắp tới của chúng tôi.

Xây dựng với độ chính xác

Dành phần thân của bản ghi nhớ của bạn - không quá hai hoặc ba đoạn - để xây dựng tuyên bố mở đầu của bạn. Câu hỏi dự đoán là quan trọng; bạn không muốn bản ghi nhớ của mình tạo ra nhiều câu hỏi hơn là nó cung cấp câu trả lời, nhưng một bản ghi nhớ không phải là diễn đàn để tiết lộ đầy đủ, 360 độ. Sắp xếp thông tin quan trọng nhất - những gì nhân viên sẽ muốn biết và những gì họ cần biết - theo cách phân cấp. Cuối cùng, hãy nhớ rằng một bản ghi nhớ hiếm khi đóng vai trò là từ cuối cùng của nhóm về một chủ đề; trong thực tế, đôi khi nó tạo ra một loạt các hoạt động. Vì vậy, hãy dành đoạn cuối của phần thân của bản ghi nhớ của bạn cho các bước tiếp theo. Hay hoặc về những gì xảy ra tiếp theo. Ví dụ, trong trường hợp này, bạn có thể muốn chia sẻ khi bạn sẽ giới thiệu nhóm nhà văn cho nhân viên của mình.

Đóng theo phong cách

Đóng ghi nhớ của bạn trên một ghi chú lạc quan, nhận ra rằng bạn đang gửi một tin nhắn ngầm cho nhân viên của bạn theo dõi. Bạn có thể nói, ví dụ, tôi biết bạn mong đợi, như tôi làm, để bắt tay vào chương thú vị này trong lịch sử của công ty chúng tôi. Tôi cảm ơn bạn trước sự nhiệt tình và cống hiến của bạn.

Điểm để đính kèm

Bao gồm một ký hiệu ở dưới cùng của bản ghi nhớ của bạn cho file đính kèm có liên quan, chẳng hạn như các tài liệu bạn muốn nhân viên đọc hoặc các thủ tục mới mà bạn muốn họ tuân theo. Đơn giản chỉ cần viết từ kèm theo: đính kèm và tóm tắt ngắn gọn thông tin. Trong ví dụ này, bạn có thể muốn đưa vào một bản tóm tắt các dự án tiếp thị trước đây của nhóm nhà văn để nhân viên của bạn có thể làm quen với phong cách và thành tích của nhóm. Hãy rõ ràng về nơi nhân viên có thể tìm thấy thông tin này. Ví dụ: cho dù bạn đăng một bản sao giấy ghi nhớ của bạn lên bảng thông báo hoặc gửi email cho toàn công ty, hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu cách truy cập tệp đính kèm.