Một sổ cái bất động sản theo dõi thu nhập và chi phí liên quan đến tài sản bất động sản. Thiết lập sổ cái bất động sản không quá khác biệt so với thiết lập bất kỳ loại sổ cái kinh doanh nào khác. Bước đầu tiên, bất kể loại sổ cái bạn đang tạo là quyết định nên làm thủ công hay sử dụng phần mềm máy tính. Có những lợi thế và bất lợi cho cả hai.
Mặc dù việc giữ một sổ cái thủ công có vẻ đã lỗi thời trong thời đại máy tính, đối với một doanh nghiệp nhỏ hoặc một đại lý duy nhất, nó có thể có ý nghĩa. Ưu điểm lớn nhất của sổ cái giấy là bạn có thể nhìn thấy mọi thứ chỉ trong nháy mắt, không cuộn và không tìm ra cách ghép các trang lại với nhau sau khi được in. Các ưu điểm khác bao gồm có thể mang nó theo bạn bất cứ nơi nào, khả năng mở nó bất cứ lúc nào và xem các mục của bạn và không phải lo lắng về sự cố máy tính phá hủy dữ liệu của bạn.
Nhược điểm của sổ cái giấy là bạn phải thêm và trừ thủ công, điều này có thể dễ dàng dẫn đến lỗi. Chúng cũng có thể tốn nhiều thời gian hơn nếu bạn có lượng dữ liệu lớn để nhập. Ngoài ra, không có cách nào dễ dàng để chia sẻ thông tin với người khác. Bạn không thể nhanh chóng gửi email hoặc tải lên một sổ cái giấy.
Ưu điểm của phần mềm là tính toán tự động, nhập nhanh chóng và dễ dàng, khả năng chia sẻ thông tin nhanh chóng với kế toán viên của bạn hoặc người khác và thực tế là có một số chương trình được tạo riêng cho bất động sản. Ngoài ra, bạn thường có thể nhận được hỗ trợ trực tuyến ngay lập tức nếu bạn có câu hỏi về vị trí và cách nhập các mục.
Nhược điểm của phần mềm là bạn phải liên tục tạo bản sao lưu trong trường hợp máy tính gặp sự cố, sổ cái của bạn không thể mang theo được nếu bạn không sở hữu máy tính xách tay và thường dễ dàng đặt số vào các cột sai so với trên giấy sổ cái nơi bạn có thể nhìn thấy toàn bộ trang.
Khi bạn đã quyết định phương pháp nào phù hợp với mình, đã đến lúc quyết định các danh mục trong sổ cái của bạn.
Bước này tương tự cho cả sổ cái dựa trên giấy và phần mềm, tuy nhiên, nếu bạn mua phần mềm như Công cụ tăng tốc đại lý bất động sản, nhiều danh mục sẽ được áp dụng cho bạn. Nếu đây là trường hợp, hãy tạo một danh sách các danh mục bằng mọi cách và thêm bất kỳ danh mục nào mà phần mềm chưa được thêm cho bạn.
Nếu bạn đang tạo các danh mục từ đầu, hãy lấy một tờ giấy và tạo hai cột, một cho chi tiêu và một cho doanh thu. Bạn có thể chi tiết như bạn muốn, nhưng tránh quá chung chung. Bạn sẽ muốn tách một số dòng thu nhập cho mục đích thuế, chẳng hạn như hoa hồng và tiền thưởng.
Đối với cột doanh thu, hãy nghĩ đến tất cả các loại thu nhập bạn mong muốn nhận được và liệt kê chúng ra. Hãy chắc chắn và cũng bao gồm một danh mục "linh tinh" hoặc "khác", vì luôn có những mặt hàng bất ngờ không phù hợp với bất kỳ nơi nào khác.
Làm tương tự cho phía chi tiêu. Hãy nghĩ về các loại chi phí khác nhau mà bạn phải chịu và liệt kê chúng. Chúng có thể được kết hợp hoặc tách riêng khi bạn thấy phù hợp, nhưng bạn sẽ muốn giữ các mục ảnh hưởng đến thuế của bạn một cách khác nhau trong các cột riêng của chúng. Ví dụ: bạn có thể có một danh sách cho các vật tư văn phòng và một danh sách để làm sạch các vật tư hoặc bạn có thể kết hợp chúng thành một loại duy nhất vì cả hai đều được khấu trừ theo cùng một cách về thuế của bạn (như chi phí bảo trì). Hãy hỏi kế toán thuế của bạn để được tư vấn, nhưng một số mặt hàng bạn có thể nên tách riêng là chi phí đi lại và mua hàng lớn như xe cộ, vì những chi phí đó được khấu trừ khác nhau.
Bước cuối cùng chỉ đơn giản là điền vào đầu các cột với các danh mục bạn đã tạo và bắt đầu thực hiện các mục dưới mỗi cột khi chúng xảy ra.
Nếu bạn đang sử dụng một sổ cái giấy, thường dễ dàng nhất để dành một nửa cuốn sách cho các khoản chi tiêu và nửa còn lại cho các khoản thu. Sự phân chia rõ ràng giữa hai người sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm khi nhập cảnh.
Nếu bạn đang sử dụng chương trình bảng tính, bạn có thể muốn xem xét việc tạo hai tệp riêng biệt, một cho doanh thu và một cho chi tiêu để giúp tránh nhầm lẫn. Một số chương trình tự động thiết lập hai danh mục này cho bạn, điều này cũng giúp tránh những sai lầm.
