Một lý do khiến các dự án không được hoàn thành đúng hạn hoặc chi phí cao hơn ước tính là vì các vấn đề kiểm soát quan trọng không được giải quyết. Hiểu các vấn đề kiểm soát chính mà bạn gặp phải và thiết lập dự án của bạn với các điều khiển thích hợp để giúp đảm bảo dự án của bạn thành công.
Thay đổi cách quản lý
Yêu cầu một thành viên của quản lý cấp cao thông báo dự án cho tất cả các bên liên quan, tại sao dự án đã được đưa ra và tác động đối với những người bị ảnh hưởng. Bằng cách liên quan đến những người bị ảnh hưởng, bạn sẽ nhận được ít sức đề kháng hơn để thay đổi.
Lịch trình
Hãy chắc chắn rằng dự án của bạn bắt đầu đúng hạn và các nhiệm vụ được hoàn thành một cách kịp thời. Để giúp đảm bảo dự án của bạn hoàn thành trước ngày hoàn thành theo kế hoạch, hãy sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng. Phương pháp này xác định các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án kịp thời.
Chi phí
Chia nhỏ chi phí ngân sách thành các danh mục dễ theo dõi. Đảm bảo chi phí được ghi lại ngay khi chúng phát sinh để bạn hiểu rõ về chi phí thực tế. Hướng dẫn các thành viên trong nhóm dự án chịu trách nhiệm phê duyệt các hóa đơn; nếu không thì chi phí có thể nhanh chóng leo thang.
Yêu cầu
Sử dụng một cách tiếp cận có cấu trúc để xác định các yêu cầu sao cho dự án được giao phù hợp với mong đợi của các bên liên quan của dự án. Ví dụ: nếu các yêu cầu cho một hệ thống máy tính mới chỉ xác định các báo cáo sẽ được tạo chứ không phải dữ liệu cơ bản cần được ghi lại để tạo các báo cáo đó; hệ thống hoàn thành có thể không có khả năng tạo ra các báo cáo được chỉ định.
Thay vì chờ đợi cho đến khi kết thúc dự án để cung cấp những gì các bên liên quan muốn, hãy cung cấp các sản phẩm tạm thời để đảm bảo bạn và các bên liên quan đồng ý với tiến độ dự án. Chờ cho đến khi kết thúc dự án để chia sẻ thông tin với người dùng có thể dẫn đến vượt chi phí dự án nếu phải thay đổi trong những gì đã được giao.
Truyền thông
Đảm bảo thông tin liên lạc đến nhóm dự án và các bên liên quan là rõ ràng và dễ hiểu. Sự cố trong truyền thông có thể nhanh chóng làm hỏng một dự án và tác động đến tinh thần của thành viên trong nhóm.
Nhân sự
Hãy chắc chắn rằng bạn đã bố trí nhân viên dự án với những người có tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án. Có các cuộc họp hàng tuần với nhân viên dự án để bạn có thể nhanh chóng giải quyết bất kỳ vấn đề nào của nhóm dự án hoặc các bên liên quan.
Danh mục
Chuẩn bị một danh sách kiểm tra tất cả các lĩnh vực bạn cần theo dõi và kiểm soát. Quyết định về những gì bạn sẽ theo dõi và tần suất. Đừng trì hoãn hành động đối với các vấn đề không được kiểm soát.
