Một đề xuất kỹ thuật là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong kinh doanh hoặc viết kỹ thuật. Một đề xuất được viết tốt có thể đảm bảo cho tổ chức của bạn một khách hàng bán hàng mới, một dự án lớn hoặc cấp vốn cho nghiên cứu hoặc các hoạt động khác. Đối với nhiều tổ chức, các đề xuất kỹ thuật hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công liên tục của họ.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Yêu cầu đề xuất (RFP)
-
Phần mềm xử lý văn bán
Nghiên cứu yêu cầu đề xuất, hoặc RFP, chặt chẽ. Nhiều tổ chức gửi RFP khi họ muốn đề xuất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ. Các RFP chứa các hướng dẫn về những gì các đề xuất nên đề cập, cũng như khi nào và nên gửi cho ai. Một đề xuất tốt không nên đi chệch khỏi các hướng dẫn trong RFP. Thật không may, một số RFP có thể mơ hồ, cung cấp ít hướng dẫn. Điều này đặc biệt có vấn đề khi bạn đang cố gắng phát triển các ước tính chi phí trong đề xuất của mình. Bước 4 sẽ đưa ra các đề xuất để đối phó với các RFP mơ hồ hoặc không rõ ràng.
Lập kế hoạch đề xuất của bạn trước khi bạn viết nó. Thường thì bạn có thể không biết gì thêm về khách hàng hoặc nguồn tài trợ hơn những gì có trong RFP. Làm bài tập về nhà của bạn và tìm hiểu những gì bạn có thể về tổ chức và những người ra quyết định. Sau đó dành một chút thời gian để suy nghĩ về tổ chức mà bạn cần. Các đề xuất hiển thị ít hoặc không hiểu về nhu cầu của khách hàng thường xuất phát từ việc viết quá sớm mà không dành thời gian để suy nghĩ về khách hàng.
Dự thảo đề xuất của bạn. Các biến như kích thước và phạm vi của dự án, cũng như khách hàng tiềm năng sẽ nhận được đề xuất của bạn, sẽ xác định độ dài và định dạng. Trong một số tình huống, một đề xuất giống như ghi nhớ ngắn hơn là phù hợp. Các tình huống khác, chẳng hạn như các dự án lớn hoặc đề xuất cấp cho các tổ chức lớn, sẽ kêu gọi các đề xuất dài hơn được viết như một báo cáo kỹ thuật chính thức.
Bao gồm trong nội dung đề xuất của bạn một lịch trình cho hàng hóa hoặc nhiệm vụ có thể giao và ước tính chi phí. Thực hiện theo các thông số kỹ thuật trong RFP. Nếu RFP mơ hồ, có một số cách bạn có thể đối phó với điều này. Một gợi ý là cung cấp cho khách hàng tiềm năng của bạn một tập hợp các tùy chọn để chọn. Một cách khác là đưa ra các giả định của riêng bạn và chỉ định chúng trong đề xuất. Thứ ba, bạn có thể liên hệ với khách hàng tiềm năng và hỏi rất nhiều câu hỏi. Nhiều khách hàng sẽ đánh giá cao điều này, vì nó cho thấy rằng bạn quan tâm đến dự án.
Tổ chức đề xuất theo cách để thu hút sự chú ý của độc giả và tập trung họ vào những điểm chính. Bắt đầu với một bản tóm tắt tóm tắt đề xuất của bạn. Mở rộng về các chi tiết, bao gồm các chi phí, trong phần chính của đề xuất. Kết thúc với một kết luận nhấn mạnh lợi ích của việc lựa chọn công ty của bạn. Giữ tóm tắt, tóm tắt và kết luận ngắn gọn và không có thuật ngữ kỹ thuật càng tốt để mọi người đọc có thể truy cập, bất kể kiến thức kỹ thuật. Xác thịt chi tiết kỹ thuật trong cơ thể của đề xuất.
Chỉnh sửa và định dạng đề xuất của bạn, đảm bảo rằng nó không có lỗi và tài liệu dễ đọc. Nhấn mạnh cách dự án của bạn sẽ phục vụ nhu cầu của khách hàng. Xem xét giải thích trình độ của nhân sự chủ chốt cho dự án bạn đang đề xuất. Sử dụng danh sách (có dấu đầu dòng hoặc số) để làm nổi bật các điểm chính. Sử dụng các tiêu đề và các tiêu đề phụ để phá vỡ các khối văn bản lớn.
Lời khuyên
-
Định dạng đề xuất của bạn với một cách tiếp cận trừu tượng, cơ thể, kết luận, hay hoặc ABC.
Thiết lập sự cần thiết cho những gì đang được đề xuất.
Hãy thực tế trong dự toán và lịch trình của bạn.
Tập trung chú ý vào kết luận, đây là cơ hội để bạn tạo ấn tượng lâu dài.
Đảm bảo thông tin chi phí dễ tìm, vì độc giả sẽ tìm kiếm nó.
