Tình nguyện viên là máu sống của một tổ chức phi lợi nhuận. Nhiều tổ chức phi lợi nhuận không có đủ nhân viên để điều hành một tổ chức một cách hiệu quả để các tình nguyện viên lấp đầy khoảng trống. Các tổ chức phát triển và nêu bật các chính sách và thủ tục cho chương trình tình nguyện của họ và xác định vai trò và trách nhiệm của tình nguyện viên gặt hái những lợi ích đi kèm với chương trình tình nguyện hạng nhất.
Viết lời giới thiệu. Bao gồm tên của cơ quan, tuyên bố sứ mệnh và giá trị cốt lõi, danh sách nhân viên và danh sách thành viên hội đồng quản trị. Tình nguyện viên không chỉ giúp đỡ các dự án mà còn là đại sứ cho tổ chức của bạn. Họ phải biết làm thế nào cơ quan làm việc và những người đại diện cho cơ quan trong một năng lực hành chính. Cũng bao gồm thông tin về người mà cơ quan phục vụ, những gì nó giúp đỡ và các chương trình mà nó hỗ trợ.
giới thiệu cơ quan với các tình nguyện viên trong đoạn đầu tiên của cuốn cẩm nang và chào mừng họ. Mặc dù tình nguyện viên không phải là nhân viên được trả lương, nhưng họ phải được đối xử tôn trọng ngay từ ngày đầu. Hãy chắc chắn nhận ra giá trị của họ là trung tâm cho nhiệm vụ của tổ chức. Viết hai câu ngắn để cảm ơn các tình nguyện viên trước về dịch vụ của họ cho cơ quan và để cho họ biết họ là trung tâm của nhiệm vụ như thế nào.
Tạo sổ tay theo định dạng 8 1/2 inch x 11 inch, hoặc tốt nhất là 6 inch x 9 inch, để dễ dàng mang theo và các tình nguyện viên có thể giữ nó thuận tiện để tham khảo. Cẩm nang cũng có thể được đặt trong một cuốn sổ bìa ba vòng để cập nhật có thể dễ dàng thêm vào. Thiết lập các chính sách và thủ tục theo cách từng bước bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng. Đừng sử dụng $ 10 từ để ghi điểm. Tình nguyện viên đến từ tất cả các nền tảng giáo dục, và ngôn ngữ của cuốn sổ tay của bạn nên ở cấp độ giáo dục mà bất cứ ai cũng có thể hiểu được.
Tạo mô tả công việc cho các vị trí tình nguyện. Mô tả vai trò và trách nhiệm để các tình nguyện viên có thể chọn vị trí phù hợp nhất với sở thích của họ. Mô tả công việc sẽ giúp cơ quan của bạn kết hợp các tình nguyện viên với một cơ hội tình nguyện thích hợp. Mọi người tình nguyện vì những lý do khác nhau, và họ có những kỹ năng khác nhau. Một mô tả công việc tốt sẽ cho phép các tình nguyện viên chọn cơ hội phù hợp cho họ và cho tổ chức của bạn. Thêm bản sao mẫu của các tờ đăng nhập, mẫu đăng ký, vv Các cơ quan có theo dõi cơ sở dữ liệu cho giờ tình nguyện: bảng thời gian giúp làm cho giờ theo dõi dễ dàng hơn.
Mô tả các loại đào tạo ban đầu và bổ sung có sẵn cho tình nguyện viên. Liệt kê ngày định hướng và cách họ có thể cập nhật kỹ năng hoặc học những cái mới. Phát triển một lịch ngày để đào tạo và định hướng. Thông báo cho tình nguyện viên nếu họ cần ký một tuyên bố bảo mật. Nếu họ làm, xem lại tuyên bố với họ, trả lời bất kỳ câu hỏi và giải thích lý do cho tuyên bố. Trong quá trình định hướng tình nguyện, xem xét kỹ cẩm nang tình nguyện và dành thời gian cho tình nguyện viên đặt câu hỏi. (Thật tuyệt khi có những món giải khát đơn giản theo định hướng tình nguyện.)
Mô tả quá trình sàng lọc tình nguyện viên. Cho họ biết nếu họ cần kiểm tra lý lịch, nếu vị trí tình nguyện viên họ chọn có giấy phép đặc biệt, rủi ro, thông quan y tế, xét nghiệm lao, phù hiệu, v.v. Nếu họ muốn lái xe cho đại lý, hãy giải thích loại bảo hiểm nào họ phải làm như vậy hoặc bất kỳ bảo hiểm bổ sung nào họ cần để làm tình nguyện viên cho đại lý của bạn.Giải thích bất kỳ vấn đề trách nhiệm pháp lý nào và có miễn trừ cho việc ký kết nếu bạn có các vị trí tình nguyện có rủi ro cao. Tình nguyện viên phải biết những rủi ro của một số cơ hội tình nguyện. Đảm bảo bao gồm các hình thức từ bỏ và trong quá trình định hướng, giải thích lý do căn bản cho chúng và cung cấp cho các tình nguyện viên tùy chọn ký vào các biểu mẫu này. Quá trình này sẽ bảo vệ cơ quan trong trường hợp xảy ra tai nạn.
Giải thích làm thế nào tình nguyện viên đủ điều kiện cho giải thưởng. Nếu cơ quan có chương trình công nhận, phác thảo khi tổ chức, cách cơ quan công nhận tình nguyện viên, nếu đó là một sự kiện dạ hội, tiệc trưa hoặc lễ trao giải đặc biệt, và quy định trang phục sự kiện. Nếu sự kiện công nhận tình nguyện là một dịp đặc biệt dành cho tình nguyện viên, hãy mô tả nó để họ hiểu rằng nhân viên của cơ quan trở thành "tình nguyện viên" cho sự kiện này và tình nguyện viên trở thành khách mời.
