Yêu cầu đề xuất là một tài liệu do một công ty, tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ đưa ra phản hồi từ các nhà cung cấp tiềm năng cho các yêu cầu được liệt kê. Mặc dù RFP khác nhau về kích thước, phạm vi và hình thức, chúng thường bao gồm các chủ đề tương tự. RFP thường sẽ thông báo cho các nhà cung cấp về đơn vị tài trợ, những gì họ muốn có được và đưa ra các điều khoản và điều kiện để lựa chọn. RFP thường yêu cầu các nhà cung cấp giải thích lý do tại sao họ đủ điều kiện để đáp ứng, cách họ dự định hoàn thành các mục tiêu được mô tả trong đề xuất và giá họ mong muốn được trả.
Mô tả mục đích và phạm vi của RFP, bao gồm hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn có được và bằng cấp mà bạn mong muốn nhà cung cấp sở hữu. Điều này sẽ cho phép các nhà cung cấp xác định xem họ có đủ điều kiện hay không và muốn phản hồi. Bằng cách chỉ ra rằng công ty của bạn cần 10.000 vật dụng màu xanh được giao trong ba tháng, tổ chức của bạn đang tìm kiếm địa điểm và thiết bị để chuẩn bị và phục vụ 200 bữa ăn hàng ngày cho khách hàng cao tuổi hoặc cơ quan của bạn yêu cầu đào tạo để cải thiện dịch vụ khách hàng, bạn có thể tự cứu thời gian và nỗ lực của nhà cung cấp.
Viết mô tả về công ty, tổ chức hoặc cơ quan của bạn cung cấp cho các nhà cung cấp tiềm năng dữ liệu hữu ích. Vì sẽ tốn thời gian và tiền bạc cho hầu hết các nhà cung cấp để đáp ứng RFP của bạn, điều này giúp thiết lập mối quan hệ làm việc trong tương lai. Giải thích những gì bạn dự định thực hiện với sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Xác định những người mà họ nên gửi câu hỏi và thư từ của họ.
Chỉ định phạm vi công việc một cách chi tiết để các nhà cung cấp có thể đưa ra dự đoán chính xác về lao động, vật liệu và các chi phí khác.Liệt kê ngày hoàn thành dự kiến của bạn để họ có thể phát triển một dòng thời gian thực tế. Mô tả các điều kiện bạn mong đợi chúng đáp ứng, chẳng hạn như tiêu chuẩn lao động, môi trường và an toàn. Nêu các tiêu chuẩn hiệu suất bạn yêu cầu và cách bạn mong đợi để theo dõi và đánh giá nỗ lực của họ.
Liệt kê các kế hoạch, báo cáo, sản phẩm, dịch vụ và tài liệu mà bạn mong đợi chúng sẽ cung cấp và khi nào bạn muốn hoàn thành. Các nhà cung cấp có thể có hoàn cảnh ngăn cản họ cung cấp những gì bạn yêu cầu khi bạn mong đợi. Sự khác biệt giữa kỳ vọng của bạn và nhà cung cấp có thể là chủ đề thảo luận trong quá trình đàm phán hợp đồng. Một số RFP bao gồm một phần với các mục tiêu chuẩn của hợp đồng được đề xuất, như điều khoản hủy bỏ và thỏa thuận bảo mật
Bao gồm trong RFP của bạn các tiêu chí bạn sẽ sử dụng để đánh giá các phản hồi bạn nhận được cũng như cách thức và thời gian của giải thưởng cho nhà thầu trúng thầu. Điều này rất quan trọng để tránh các yêu sách về thiên vị hoặc các thực hành không công bằng khác. Nhiều RFP sử dụng hệ thống điểm, điểm thưởng cho các hạng mục như chi phí, phạm vi công việc, trình độ và nhân sự.
