Phá vỡ những thói quen cũ hoặc học những cái mới là khó đối với một số người. Điều này có thể là thách thức tại nơi làm việc nếu nhân viên đã làm cùng một thói quen trong một thời gian dài và không thoải mái với bất cứ điều gì họ cho là gián đoạn --- hoặc thậm chí đe dọa --- đối với an ninh công việc. Sự sẵn sàng thích ứng với thay đổi của họ phụ thuộc phần lớn vào cách thay đổi được trình bày cho họ trong các chính sách và thủ tục bằng văn bản.
Xác định nếu thay đổi là cần thiết
Một tiên đề phổ biến cho thấy nếu một cái gì đó không bị hỏng, nó không cần sửa chữa. Tuy nhiên, tại nơi làm việc, một môi trường trì trệ bám vào cách làm việc cũ "chỉ vì" sẽ tụt hậu so với đối thủ nếu nó không theo kịp các ý tưởng, xu hướng và tiến bộ công nghệ có thể giúp nó hoạt động tốt hơn. Chúng bao gồm các yếu tố như thiết bị hiện đại, sáp nhập, thuê ngoài và thậm chí thu hẹp để quản lý tài nguyên tốt hơn. Trước khi đề xuất các chính sách và thủ tục mới, điều quan trọng là phải đánh giá những điều này sẽ mang lại lợi ích trực tiếp và gián tiếp cho công ty như thế nào, mất bao lâu để tích hợp chúng vào các hoạt động và tư duy hiện tại, những thay đổi được đề xuất sẽ có giá bao nhiêu và hậu quả sẽ ra sao nếu công ty không làm gì cả
Sự liên quan và sự tham gia
Con người ở mọi lứa tuổi thường không thích được bảo phải làm gì, đặc biệt nếu họ nghĩ rằng họ được lệnh làm điều gì đó mà không có lý do chính đáng. Hơn nữa, nếu ý kiến của họ về vấn đề này không được hỏi trước, thì khả năng cao hơn là họ sẽ đưa ra sự phản kháng vì họ nghĩ rằng các quyền lực đó là --- cho dù đó là cha mẹ, vợ hoặc chồng hay ông chủ --- không tôn trọng họ Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên văn phòng của bạn bắt đầu tham gia các lớp học tiếng Tây Ban Nha do công ty tài trợ, họ cần thấy mối liên hệ giữa bộ kỹ năng mới này và các tương tác của họ với các khách hàng nói tiếng Tây Ban Nha, những người sau đó sẽ tạo ra nhiều doanh nghiệp hơn, tăng lợi nhuận của công ty và kết quả là tăng, tiền thưởng và hoa hồng cao hơn. Mặc dù không phải lúc nào cũng thực tế hoặc nên đưa mọi quy tắc mới lên bầu cử ủy ban, việc lấy ý kiến và phản hồi của nhân viên trên cơ sở liên tục sẽ cho phép các nhà quản lý dự đoán phản ứng của công nhân đối với các chính sách và thủ tục chuyển tiếp.
Truyền tải thông điệp
Cho dù bạn đang đưa ra chính sách mới về bảo mật văn phòng hay cung cấp tài liệu đào tạo về cách vận hành một thiết bị mới, bạn không chỉ quyết định cách thức thông tin sẽ được đóng gói và phổ biến mà còn đo lường hiệu quả của nó. Ví dụ, nếu đó là một thay đổi chính sách, bạn cần quyết định xem nó sẽ ở dạng ghi nhớ, được truyền đạt qua email hoặc được truy cập từ một trang web nội bộ mà nhân viên thường xuyên kiểm tra các cập nhật và thông báo của công ty. Phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào quy mô của văn phòng, mức độ khẩn cấp của vấn đề và khả năng chịu trách nhiệm của người lao động. Nếu đó là một tài liệu thủ tục, bạn cần quyết định xem nó sẽ chỉ là văn bản, văn bản có đồ họa hoặc văn bản có hình ảnh. Cách tiếp cận bạn chọn sẽ dựa trên sự phức tạp của nhiệm vụ và vật chất cũng như trí tuệ của độc giả mục tiêu. Việc đo lường thành công của chính sách hoặc thủ tục mới sẽ là định lượng hoặc định tính dựa trên gia số hàng quý. Một quy tắc mới cũng có thể được thử trên cơ sở chương trình thí điểm hoặc chia thành các phân khúc nhỏ hơn để dần dần đưa công nhân vào một thói quen khác, trái ngược với sự thay đổi căn bản xảy ra trong một đêm. Ví dụ: Việc chuyển sang "văn phòng không giấy" sẽ bắt đầu với việc các công nhân học cách vận hành thiết bị quét, giảm số lượng bản sao được nộp và sau đó loại bỏ hoàn toàn tủ hồ sơ.
Hậu quả
Khi bạn thông báo một chính sách mới rằng "Thứ sáu thông thường" đang bị hủy để đánh bóng hình ảnh của công ty, bạn sẽ thấy nhân viên sẽ trông chuyên nghiệp hơn vào thứ sáu tới mà bạn thấy họ. Tuy nhiên, nếu họ vẫn ăn mặc giản dị, thì đó chỉ là một sản phẩm của họ mà quên mất chính sách mới có hiệu lực (đôi khi đường cong học tập có thể chậm) hoặc quyết định bỏ qua quyết định của họ. Nếu chính sách bằng văn bản của bạn không bao gồm bất kỳ đề cập nào về cách quy tắc mới sẽ được thi hành, sẽ khó để khiến bất cứ ai thực hiện nghiêm túc. Khi soạn thảo một phần liên quan đến hậu quả, điều quan trọng là bạn phải xem lại ngôn ngữ với một đại diện từ HR và / hoặc luật sư để đảm bảo rằng (1) kỷ luật là phù hợp, (2) kỷ luật phù hợp với luật liên minh lao động, (3) ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu và (4) kỷ luật là hợp lý và sẽ không làm gián đoạn dòng chảy công việc. Ví dụ, một nhân viên có thể rất vui mừng khi biết rằng "bất kỳ ai vi phạm quy định về trang phục vào thứ Sáu sẽ được gửi về nhà ngay lập tức để thay đổi" (đặc biệt là nếu nghỉ việc trong một hoặc hai giờ là chính xác những gì anh ta muốn).
