Các cuộc gọi hội nghị là một trong những cách mà các nhà điều hành và nhân viên tập hợp lại để thảo luận về kinh doanh. Cho dù họ ở cùng một thành phố hoặc nằm rải rác trên khắp thế giới, các cuộc gọi hội nghị sẽ giúp mọi người có thể ở cùng một phòng trong thời gian thực. Có một số bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo một hội nghị hữu ích và bổ ích.
Chương trình nghị sự
Khi bạn đã thiết lập thời gian và ngày cho cuộc gọi hội nghị của mình, bạn phải thực hiện các bước thích hợp để chuẩn bị cho cuộc họp. Nếu bạn là người lãnh đạo hội nghị, hãy hoàn thành một chương trình nghị sự cho cuộc gọi hội nghị của bạn và phân phát nó cho những người tham dự, trước ngày dự kiến. Chương trình họp của bạn nên bao gồm ngày và thời gian. Đó là một ý tưởng tốt để bao gồm múi giờ trong chương trình nghị sự của bạn cho những người có thể ở bên ngoài vị trí của bạn. Chương trình nghị sự cũng nên bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp và mô tả ngắn gọn về từng chủ đề theo thứ tự ưu tiên cùng với tên của các cá nhân chịu trách nhiệm và thời gian phân bổ đề xuất cho mỗi chủ đề. Nếu hội nghị yêu cầu bất kỳ sự chuẩn bị trước cuộc họp, hãy liệt kê rõ ràng những yêu cầu đó trong chương trình nghị sự.
Hội nghị
Kiểm tra các dòng của bạn để đảm bảo rằng bạn có một kết nối hoạt động và rõ ràng. Nếu bạn đang sử dụng điện thoại không dây, hãy đảm bảo điện thoại được sạc đầy trước cuộc họp. Đến hội nghị trước ít nhất năm phút.
Nếu bạn là người tham dự, bạn sẽ nhận được số hội nghị từ lãnh đạo của bạn. Gọi đường hội nghị. Bạn sẽ được nhắc nhập số hội nghị của bạn. Khi bạn đã nhập số, bạn sẽ được yêu cầu nói tên của bạn. Rõ ràng tên và họ của bạn. Bạn có thể được yêu cầu nhấn phím pound (#). Khi bạn đã hoàn thành quá trình này, hệ thống sẽ cho bạn biết rằng bạn đang tham gia hội nghị và tư vấn cho bạn về số lượng người hiện đang tham dự. Nếu bạn đã đến trước nhà lãnh đạo, bạn sẽ được đặt ở chế độ giữ cho đến khi nhà lãnh đạo đến.
Giới thiệu
Lắng nghe trước khi nói. Nếu nhà lãnh đạo đã đến nhưng chưa bắt đầu cuộc họp, bạn có thể nghe thấy một cuộc trò chuyện bên lề tinh tế. Trong một giọng nói dễ chịu, nói xin chào và giới thiệu bản thân. Đặt điện thoại của bạn ở chế độ tắt tiếng cho đến khi cuộc họp bắt đầu. Nếu bạn không có nút tắt tiếng, hãy sử dụng các tính năng tắt tiếng được cung cấp bởi dòng hội nghị.
Khi cuộc họp bắt đầu, nhà lãnh đạo của bạn sẽ nhận cuộc gọi. Khi nhà lãnh đạo gọi tên của bạn, hãy thừa nhận sự hiện diện của bạn một cách rõ ràng và chuyên nghiệp, chẳng hạn như "Có, tôi ở đây" hoặc "Xin chào. Đây là …" Người lãnh đạo có thể yêu cầu bạn xác định ngắn gọn bản thân với những người tham dự khác. Nếu vậy, hãy nêu tên của bạn và cung cấp tổng quan từ 20 đến 25 giây về công việc của bạn khi nó liên quan đến cuộc gọi. Hãy ngắn gọn, nói rõ ràng và vẫn chuyên nghiệp.
