Phát triển hoặc cải thiện một hoạt động kinh doanh có thể là một công việc đầy thách thức, cho dù bạn đang thiết lập một trang web, thiết kế một hoạt động sản xuất hay tổ chức lực lượng lao động của công ty bạn. Sơ đồ khối là một cách để thể hiện trực quan từng bước trong một quy trình và trình tự trong đó các bước phải được thực hiện. Bằng cách sử dụng các yếu tố của sơ đồ để tạo bản đồ trực quan, bạn thường có thể trình bày một quy trình với độ rõ ràng cao hơn so với mô tả văn bản mà chỉ có thể cung cấp.
Biểu tượng sơ đồ
Mỗi biểu tượng trên sơ đồ chỉ định một bước hoặc hành động cụ thể sẽ được thực hiện. Một mô tả ngắn trong mỗi biểu tượng giải thích những gì sẽ được thực hiện. Ví dụ: một hình chữ nhật trên sơ đồ quy trình kiểm kê có thể nói: Bảng phân phối số lượng phân phối. Hình dạng biểu tượng được tiêu chuẩn hóa. Một hình chữ nhật chỉ ra một bước cụ thể. Hình bầu dục ở đầu và cuối của sơ đồ hiển thị nơi nó bắt đầu và dừng lại. Hình chữ nhật có đầu tròn biểu thị rằng dữ liệu phải được nhập, lấy hoặc lưu trữ. Ngoài ra còn có các biểu tượng chuyên biệt cho các loại sơ đồ cụ thể như các biểu đồ được sử dụng cho thiết kế phần mềm, lập kế hoạch quy trình làm việc, kiểm toán và kế toán.
Kim cương quyết định
Các quy trình phức tạp luôn bao gồm các đường dẫn thay thế. Con đường phải theo phụ thuộc vào một số điều kiện. Ví dụ: quá trình thực hiện kiểm kê bao gồm các lựa chọn để tiếp tục đếm một mặt hàng hoặc chuyển sang mặt hàng tiếp theo khi bạn hoàn thành đếm mặt hàng hiện tại. Những điểm quyết định được chỉ định bởi các biểu tượng hình kim cương. Nhãn trong biểu tượng có thể nói: Số đếm đã hoàn thành? Nghiêng và bao gồm các mũi tên chỉ vào các bước thay thế tùy thuộc vào câu trả lời.
Các chỉ số đặt hàng
Tiện ích của sơ đồ nằm ở chỗ mỗi bước được kết nối với các bước trước và các bước tiếp theo theo thứ tự hợp lý. Mũi tên được sử dụng để chỉ đến bước tiếp theo. Đôi khi một điểm quyết định yêu cầu quay lại một bước trước đó. Trong trường hợp này, một mũi tên lặp lại biểu tượng thích hợp trước đó. Các quyết định khác có thể yêu cầu bỏ qua hoặc nhảy vào một nhiệm vụ ở nơi khác trong sơ đồ. Nhảy như vậy được chỉ định bởi các kết nối. Biểu tượng kết nối là một vòng tròn có nhãn cho bạn biết nơi tiếp theo.
Tạo sơ đồ
Một sơ đồ có thể được sử dụng để lập sơ đồ bất kỳ quá trình, nhưng tất cả chúng đều sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa nhất định như hình chữ nhật và hình dạng kim cương được đề cập trước đó. Tiêu chuẩn hóa này rất quan trọng vì nó cho phép người đọc theo dõi sơ đồ dễ dàng và chính xác. Để tạo sơ đồ, hãy bắt đầu với quy trình bạn muốn vạch ra và chia nó thành các bước. Đối với hàng tồn kho, bạn có thể bắt đầu với danh sách này: phân phối bảng đếm, đếm hàng tồn kho, sau đó thu thập và tổng số bảng đếm. Tiếp theo, đi qua từng bước và chia nó thành các bước cụ thể hơn. Sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa và chỉ ra các điểm quyết định và các hoạt động đặc biệt khác. Tiếp tục xem xét từng bước và chia nhỏ nó cho đến khi toàn bộ quá trình được vạch ra trong một chuỗi các hành động đơn giản được kết nối hợp lý.
