Trong các doanh nghiệp có âm lượng cuộc gọi cao, có rất ít công cụ quan trọng như hệ thống xếp hàng điện thoại. Hàng đợi là một chuỗi các cuộc gọi và bằng cách định tuyến các cuộc gọi tự động đến người hoặc bộ phận thích hợp, hàng đợi có thể loại bỏ sự cần thiết của nhân viên tiếp tân.
Họ làm việc như thế nào
Hệ thống xếp hàng điện thoại là một tiện ích bổ sung cho hệ thống điện thoại nhiều dòng cho phép các cuộc gọi được giữ cho đến khi một nhân viên điện thoại sẵn sàng xử lý cuộc gọi. Người gọi trong hệ thống xếp hàng trải nghiệm chờ đợi và các nhân viên bảo vệ các cuộc gọi nhận được từng cuộc gọi một. Các đại lý cũng có thể thấy có bao nhiêu cuộc gọi đang chờ và trong bao lâu. Nhiều hệ thống xếp hàng điện thoại tích hợp với hệ thống máy tính của công ty, cho phép các đại lý tiến hành kinh doanh bán lẻ hoặc xử lý khác, theo dõi dữ liệu đó cùng với thông tin về bản chất của các cuộc gọi điện thoại.
Lợi ích cho doanh nghiệp
Có một hệ thống xếp hàng cho điện thoại doanh nghiệp của bạn giúp giảm khả năng bỏ lỡ cuộc gọi. Hệ thống xếp hàng điện thoại thông minh phân phối các cuộc gọi theo thông số công ty được thiết lập bởi máy tính và thậm chí thu thập dữ liệu về chúng. Một hệ thống xếp hàng điện thoại có thể cung cấp một danh sách các tùy chọn menu cho phép người gọi được định tuyến thích hợp mà không cần sự can thiệp của con người.
Chức năng báo cáo
Hệ thống xếp hàng điện thoại, thường được gọi là ACD hoặc hệ thống phân phối cuộc gọi tự động, cho phép doanh nghiệp chạy báo cáo về âm lượng cuộc gọi của họ, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể tìm hiểu rất nhiều về các cuộc gọi đến trung tâm cuộc gọi. Thu thập dữ liệu về thời điểm cuộc gọi đến, người gọi giữ máy trong bao lâu trước khi gác máy, cuộc gọi trung bình kéo dài bao lâu và những gì thường xảy ra cho phép các công ty quản lý thông minh nhân viên và phác thảo các tập lệnh đại lý cuộc gọi.
