Hầu hết các hệ thống kế toán cung cấp các báo cáo lão hóa A / P (phải trả) để giúp các nhà quản lý kiểm soát các khoản nợ hiện tại. Báo cáo này cho thấy những gì một công ty nợ, cho ai và trong bao lâu. Khi tiền mặt bị thắt chặt, việc lập lịch thanh toán hóa đơn theo thời gian đáo hạn và không thanh toán tất cả các hóa đơn cùng một lúc là điều phổ biến.
Ý nghĩa
Báo cáo lão hóa A / P không chỉ giúp các công ty quản lý dòng tiền, mà còn cho phép họ tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm. Báo cáo phổ biến này chứa thông tin chi tiết, mà quản lý có thể sử dụng để xác định lỗi và sai lệch. Tổng số trên một báo cáo lão hóa thường đại diện cho tổng trách nhiệm hiện tại của một doanh nghiệp và phải phù hợp với số dư phải trả trong sổ cái. Ví dụ: nếu một báo cáo cũ cho thấy 200 đô la còn nợ, số tiền này cũng sẽ nằm trong sổ cái chung. Nếu đó không phải là trường hợp, nghiên cứu được yêu cầu để xác định vấn đề và sửa chúng.
Các định dạng
Báo cáo lão hóa có thể được chuẩn bị bởi nhà cung cấp, ngày hóa đơn, ngày thanh toán và các định dạng khác. Kiểu phổ biến nhất hiển thị tên nhà cung cấp ở bên phải và bốn cột được đặt tên "trong vòng 30 ngày", "trong khoảng từ 30 đến 60 ngày", "trong khoảng từ 61 đến 90 ngày" và "hơn 90 ngày". Các số được đặt trong các cột này tùy thuộc vào thời gian xuất hóa đơn.Thông thường báo cáo này chứa cột "tổng" ở bên phải, trong đó tất cả các số cột được thêm vào và tổng trách nhiệm được tính
Phân tích
Bên cạnh việc đảm bảo các hóa đơn được thanh toán đúng hạn, các nhà quản lý sử dụng báo cáo lão hóa A / P để phân tích dòng tiền và cách các khoản nợ tương quan với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. Các tỷ số tài chính có thể hữu ích trong phân tích, chẳng hạn như tỷ lệ "ngày phải trả", được tính bằng cách chia các tài khoản trung bình phải trả cho giá vốn hàng bán mỗi ngày. Khi tỷ lệ này quá thấp hoặc quá cao, đã đến lúc phân tích sự lão hóa và tìm ra những khu vực có thể được cải thiện.
Cân nhắc
Đối với các báo cáo lão hóa để cung cấp thông tin có ý nghĩa, dữ liệu được nhập trên hệ thống tài khoản phải trả phải chính xác. Hãy chắc chắn rằng các giai đoạn trước được đóng lại để ngăn việc đăng các mục vào các giai đoạn không chính xác trong quá khứ. Ngoài ra, hãy tìm các bản sao trong tệp chính phải trả, một vấn đề phổ biến trong lĩnh vực này, nơi một nhà cung cấp có thể đã được nhập nhiều lần. Một số hệ thống cho phép các nhà cung cấp được hợp nhất dễ dàng, sửa chữa sự trùng lặp của vấn đề hồ sơ. Sử dụng chức năng này nếu có, bởi vì phương án thay thế là truyền dữ liệu theo cách thủ công, đây không phải là một quy trình hiệu quả.
