Việc lập các tài khoản phải trả là quá trình tổng hợp các hóa đơn được thanh toán thành các nhóm hoặc các đợt và tạo một mục trong hồ sơ kế toán cho toàn bộ lô hóa đơn, trái với các mục nhật ký riêng lẻ cho mỗi người được thanh toán. Batching là một kỹ thuật phổ biến được sử dụng để giảm các mục nhật ký, và nó giúp hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả hơn. Tuy nhiên, quy trình xử lý theo lô cũng có nhược điểm.
Giảm giao dịch
Lợi ích chính trong các giao dịch phải trả theo đợt là các khoản giảm trong các hệ thống kế toán. Các công ty có số lượng lớn giao dịch giá trị đồng đô la thấp có thể nhanh chóng thấy hàng ngàn khoản ghi nợ và tín dụng trong tài khoản chi phí. Mức độ chi tiết này trong sổ cái phải trả là không cần thiết và tạo ra gánh nặng xử lý cho hệ thống kế toán trên máy vi tính. Bằng cách giao dịch theo đợt trên cơ sở hàng ngày hoặc hàng tuần, gánh nặng này được giảm bớt.
Tạo đường mòn kiểm toán
Khi các giao dịch được thực hiện theo từng ngày và thanh toán được thực hiện bằng dây, thật đơn giản để các giám sát viên kế toán điều chỉnh số tiền rút ra hàng ngày cho các khoản rút tiền mặt của báo cáo ngân hàng, vì báo cáo ngân hàng thường liệt kê tổng số giao dịch hàng ngày. Hơn nữa, các lựa chọn ngẫu nhiên của hóa đơn thanh toán có thể được thực hiện và truy tìm thành các đợt và sao kê ngân hàng để đảm bảo số tiền được ghi là chính xác.
Phân tích nhanh
Hàng loạt giao dịch hàng ngày và hàng tuần cho phép kế toán nhanh chóng phân tích xu hướng của số tiền thanh toán theo ngày. Mỗi lô thanh toán đại diện cho cùng một đơn vị thời gian; các ngoại lệ dễ dàng được phát hiện bằng cách liệt kê tổng số lô hàng ngày và điều tra số tiền cao hay thấp. Tuy nhiên, việc phân lô làm cho việc phát hiện dòng tiền bất thường riêng lẻ trở nên khó khăn hơn. Nếu công ty lo ngại về các khoản thanh toán tiền mặt lớn được thực hiện mà không được phép, các giám sát viên có thể đưa ra các chính sách để bao gồm chữ ký kép với số lượng lớn.
Khó khăn trong hòa giải
Một nhược điểm tiềm năng đối với các tài khoản theo đợt phải thu có thể là khó khăn trong việc đối chiếu. Nếu kế toán công ty không siêng năng ghi lại các giao dịch tạo nên mỗi đợt, việc điều chỉnh thanh toán có thể khó khăn, nếu không nói là không thể. Nếu điểm yếu này tồn tại, nhân viên có thể dễ dàng phạm tội lừa đảo hoặc nhà cung cấp để tranh chấp rằng họ đã nhận được khoản thanh toán.
