Biên bản cuộc họp ghi lại những hành động được thực hiện trong một cuộc họp. Định dạng này tuân theo Quy tắc đặt hàng của Robert và được sử dụng cho tất cả mọi thứ, từ các cuộc họp của câu lạc bộ và doanh nghiệp đến các cuộc họp của chính phủ. Đối với các cuộc họp thường niên HOA (Hiệp hội chủ nhà), biên bản cung cấp một bản ghi các quyết định và hành động của ban HOA. Bằng cách ghi chép và ghi lại cuộc họp, thư ký của hội đồng quản trị có thể ghi lại chính xác các phút sau cuộc họp. Ý kiến phải được bỏ ra ngoài biên bản để giữ cho tài liệu ngắn gọn và khách quan.
Sử dụng chương trình họp để tạo ra một phác thảo về các chủ đề cuộc họp. Liệt kê các chủ đề và để lại không gian cho ghi chú của bạn.
Ghi chú tại cuộc họp liên quan đến việc tham dự, chuyển động, quyết định và chủ đề được thảo luận trong cuộc họp. Lưu ý ai nói những gì để bạn có thể thuộc tính chính xác. Bạn có thể sử dụng một máy ghi âm để tránh bỏ lỡ bất cứ điều gì. Ghi chú của bạn nên tóm tắt các cuộc thảo luận. Viết thời gian và ngày của cuộc họp và thời gian kết thúc cuộc họp.
Nhập số phút bằng cách bắt đầu bằng tên của HOA và tên cuộc họp. Danh sách những người tham dự và những người vắng mặt. Cho biết thành viên hội đồng quản trị theo tiêu đề và tên. Ghi lại thời gian và ngày của cuộc họp.
Liệt kê các chủ đề theo thứ tự chúng đã được thảo luận và bao gồm bất kỳ chuyển động, phiếu bầu và quyết định nào được đưa ra cho mỗi chủ đề. Liệt kê bất kỳ sự kiện được trình bày, để lại ý kiến và phỏng đoán.
Đính kèm bất kỳ báo cáo trình bày tại cuộc họp. Danh sách mà họ đã được trình bày trong biên bản.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Sổ tay
-
Bút chì
-
Máy ghi âm (tùy chọn)
-
Máy vi tính
-
Chương trình họp
