Cách thiết lập hệ thống sổ sách 12 cột

Bạn mới bắt đầu kinh doanh nhỏ và mặc dù bạn biết rằng bạn cần theo dõi chi phí và thu nhập kinh doanh của mình, bạn chưa sẵn sàng đầu tư tiền hoặc thời gian vào một chương trình như QuickBooks và bạn không đủ thoải mái với Excel để thiết lập một bảng tính. Bạn đang tìm kiếm một hệ thống sổ sách thủ công đơn giản, dễ quản lý, đáp ứng nhu cầu của bạn. Một hệ thống sổ sách kế toán 12 cột có thể chỉ là giải pháp cho bạn.

Chuẩn bị pad của bạn. Nếu phần đệm bạn đã đi kèm với một phần được đục lỗ trên đầu trang, hãy cẩn thận loại bỏ giấy phía trên lỗ thủng. Điều này sẽ để lại trên cùng của trang sau tiếp xúc. Chính trên trang này, bạn sẽ viết tên cho các cột của mình. Nếu phần đệm của bạn không có các phần được đục lỗ, bạn sẽ cần viết lại tên của các cột trên đầu mỗi trang.

Đặt tên cho cột của bạn. Hãy suy nghĩ về doanh nghiệp của bạn và liệt kê các chi phí bạn phải chịu trong doanh nghiệp đó, gán cho chúng các cột với các chi phí phổ biến nhất trong các cột gần hơn. Bạn có mua hàng tồn kho? Bạn có nhiều chi phí tiếp thị? Các chi phí khác cần xem xét bao gồm bảo hiểm, gas, điện thoại di động, Internet, vật tư văn phòng, bưu chính, tiền thuê nhà và hoa hồng. Viết tên cột bằng bút chì, vì ban đầu bạn có thể cần điều chỉnh.

Nhập số dư ngân hàng của bạn và các giao dịch tiếp theo. Các pad sẽ có một cột cho tổng số chạy của bạn. Nhập số dư ngân hàng đối chiếu từ ngày bắt đầu của bạn ở hàng đầu tiên, sau đó bắt đầu nhập các giao dịch của bạn. Nhập mô tả ngắn gọn về giao dịch, số tiền dưới dạng ghi nợ hoặc tín dụng, tùy thuộc vào việc đó là chi phí (ghi nợ) hay tiền gửi (tín dụng) và cập nhật tổng số hoạt động. Sau đó nhập số tiền vào cột thích hợp trên cùng một hàng để phân loại nó.

Thêm các cột ở dưới cùng của trang. Khi bạn đến cuối trang hoặc cuối tháng, hãy thêm các cột và đặt tổng số trang dọc theo phía dưới. Mang các tổng số này lên đầu các cột trên trang tiếp theo. Các tổng số này sau đó sẽ được bao gồm trong các tổng số ở dưới cùng của trang tiếp theo cho tổng số hoạt động cho từng loại chi phí. Nếu bạn thích, chạy hai tổng dọc theo phía dưới; một cho trang (hoặc tháng), một cho tổng số chạy tích lũy. Vào cuối năm, tổng số sẽ được tính toán và sẵn sàng để sử dụng để chuẩn bị khai thuế của bạn.