Các chính sách và thủ tục rõ ràng, được viết tốt đảm bảo các hoạt động hàng ngày phản ánh tầm nhìn kinh doanh và sứ mệnh dài hạn của bạn. Họ cũng tạo ra một khuôn khổ để đưa ra các quyết định nhất quán và công bằng, và làm việc để bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp của bạn. Quá trình áp dụng, thường bao gồm xem xét, thử nghiệm, sửa đổi và phê chuẩn, là rất quan trọng để đảm bảo các chính sách và thủ tục nâng cao hơn là cản trở khả năng đáp ứng các mục tiêu này.
Xem lại chính sách và thủ tục dự thảo
Giai đoạn áp dụng, là giai đoạn thứ ba của vòng đời chính sách và thủ tục, bắt đầu bằng việc xem xét kỹ lưỡng. Trong nhiều doanh nghiệp, nhóm quản lý tiến hành đánh giá ban đầu trước khi thông qua các nghị quyết được đề xuất để sửa đổi, thử nghiệm hoặc phê duyệt. Nhìn xem liệu một chính sách được đề xuất có liên kết với mục tiêu chiến lược hay không và liệu các thủ tục có liên kết với chính sách mẹ hay không. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng verbiage có thể hiểu được và giải quyết đối tượng dự định. Gửi bất kỳ bài viết nào không xem xét lại ban đầu cho người viết để sửa đổi.
Thiết lập quy tắc phản hồi
Tạo quy tắc, bao gồm ngày hạn chót, để cung cấp phản hồi về sửa đổi hoặc hoàn thành các yêu cầu sửa đổi. Bất cứ điều gì được gửi lại sau khi xem xét ban đầu nên bao gồm phản hồi phù hợp, không phải là tuyên bố như không có ý kiến. Ví dụ, yêu cầu phản hồi bắt đầu bằng các tuyên bố như bản dự thảo yêu cầu sửa đổi nhỏ, hoặc bản nháp không thể chấp nhận được thay đổi để có hiệu lực. Thực hiện theo các tuyên bố mở đầu này với các thay đổi cụ thể hoặc khuyến nghị sửa đổi.
Giai đoạn thử nghiệm
Thực hiện chính sách và các thủ tục liên quan bằng cách sử dụng một đối tượng hạn chế và thời gian cụ thể. Thông thường, khán giả là bộ phận hoặc người dùng bị ảnh hưởng trực tiếp nhất. Khung thời gian phải đủ dài để đánh giá hiệu quả đối với các hoạt động hàng ngày và bất kỳ hậu quả có thể xảy ra. Hướng dẫn các nhà quản lý và nhân viên bị ảnh hưởng cung cấp phản hồi về việc giải quyết có hiệu quả như hiện tại hay liệu các thay đổi có thể giúp giải quyết hiệu quả hơn, hiệu quả hơn hoặc phù hợp hơn với chỉ thị tuân thủ hay không.
Phê chuẩn và thực hiện
Phê chuẩn là bước cuối cùng trong việc phê duyệt các chính sách và thủ tục. Đối với một doanh nghiệp nhỏ có cơ cấu tổ chức phẳng và ít người ra quyết định, việc này có thể đơn giản như chủ sở hữu doanh nghiệp đã ký tắt và hướng dẫn nhân sự đưa giải pháp vào sổ tay nhân viên. Đối với một doanh nghiệp cỡ vừa hoặc lớn, việc phê chuẩn thường liên quan đến đánh giá và thảo luận cuối cùng, sau đó là một cuộc bỏ phiếu giải quyết. Sau khi được phê duyệt, các chính sách và thủ tục chuyển sang giai đoạn thực hiện.
