Khi bạn quyết định phát hành thẻ tín dụng cho một số nhân viên nhất định, bạn cần đưa ra các quy tắc và quy định về việc sử dụng các thẻ đó. Nó cũng là một ý tưởng tốt để có một bộ các thủ tục sẽ giúp theo dõi chi tiêu thẻ tín dụng, và kiểm soát chi tiêu. Thẻ tín dụng của công ty chỉ nên được cấp cho những nhân viên cần chúng cho mục đích kinh doanh như đi lại hoặc chi phí văn phòng. Một trong những quy định của thẻ tín dụng công ty là việc lạm dụng thẻ sẽ dẫn đến việc chấm dứt.
Sử dụng cá nhân
Thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể cung cấp một cách thuận tiện để tài trợ cho việc mua hàng thường xuyên và các chuyến công tác, nhưng chúng cũng mang đến một cơ hội đáng kể cho việc lạm dụng. Các chính sách và quy trình tốt có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những nhân viên sử dụng thẻ để trang trải chi phí cá nhân của họ và có thể bảo vệ nhân viên bằng cách cho họ biết những loại mua hàng nào họ có thể thực hiện một cách an toàn mà không sợ bị trả thù.
Một trong những cách để giữ cho thẻ tín dụng của công ty không bị nhân viên sử dụng cho mục đích cá nhân là chỉ phát hành thẻ cho nhân viên thể hiện trách nhiệm tài chính tốt. Điều này có thể yêu cầu chạy kiểm tra tín dụng đối với nhân viên đang được xem xét cho thẻ. Một chính sách nên được soạn thảo cấm sử dụng thẻ tín dụng của công ty để mua hàng cá nhân. Để giúp kiểm duyệt điều này, thẻ nên được phát hành cho nhân viên thông qua công ty và công ty sẽ nhận được hóa đơn hàng tháng. Nhân viên nên được yêu cầu nộp một biểu mẫu chi phí để phác thảo mọi chi phí được tính vào thẻ của họ. Nếu bảng chi phí không khớp với hóa đơn thực tế, thì có thể có việc sử dụng thẻ cá nhân. Hệ thống kiểm tra và số dư này giúp nhắc nhở nhân viên rằng họ chịu trách nhiệm về cách sử dụng thẻ của họ.
Chấp thuận trước
Thẻ tín dụng của công ty chỉ nên được sử dụng cho mục đích kinh doanh, nhưng khi một nhân viên đang trên đường giải trí cho khách hàng, ranh giới giữa mục đích kinh doanh và sử dụng cá nhân có thể bị xóa nhòa. Mỗi lần sử dụng thẻ tín dụng của công ty nên được công ty chấp thuận trước. Đối với các khoản phí khác nhau như giải trí cho khách hàng, nên sử dụng một giao thức để phác thảo và xác định các hình thức giải trí chấp nhận được. Trước khi giải trí cho khách hàng, nhân viên nên được đưa ra một giới hạn định trước về số tiền mà công ty sẽ trả cho khi tính phí vào thẻ tín dụng của công ty. Các khoản phí vượt quá số tiền định trước sẽ là trách nhiệm của nhân viên và việc sử dụng thẻ tín dụng trong bất kỳ hình thức giải trí nào không được chấp thuận sẽ dẫn đến việc chấm dứt.
Trách nhiệm
Vì thẻ tín dụng của công ty sẽ chỉ được sử dụng cho các mục đích của công ty đã được phê duyệt trước, nên có thể không cho phép nhân viên mang theo thẻ tín dụng của công ty, trừ các mục đích cụ thể. Chỉ phát hành thẻ tín dụng trên cơ sở khi cần thiết có thể giúp đảm bảo rằng không có khoản phí trái phép nào được thực hiện trên thẻ tín dụng của công ty.
