Viết đề xuất hợp đồng yêu cầu bạn soạn một bài tường thuật thuyết phục giải thích tại sao công ty của bạn phù hợp nhất với công việc mà một cơ quan thuộc khu vực công đang tìm kiếm hoặc dự án tư vấn được yêu cầu bởi một công ty thuộc khu vực tư nhân. Bởi vì các đề xuất của khu vực công là khó khăn nhất để viết, và thường tốn nhiều thời gian nhất để xây dựng, nếu bạn biết cách viết một đề xuất hợp đồng chiến thắng cho chính phủ, viết một cho công việc của khu vực tư nhân là một miếng bánh.
Làm thế nào để viết một đề xuất hợp đồng
Xem xét danh sách mong muốn trợ giúp cho người viết đề xuất trên bất kỳ bảng công việc trực tuyến nào cho thấy bộ kỹ năng bạn sử dụng để đưa ra đề xuất chiến thắng là một điều cực kỳ có giá trị. Nhưng để có thể viết các đề xuất hợp đồng chiến thắng không chỉ cần kỹ năng viết và khả năng viết tiếng Anh tốt. Các đề xuất hợp đồng tuyệt vời bằng văn bản đòi hỏi một nỗ lực nhóm và hiểu rõ về các dịch vụ hoặc sản phẩm của công ty, các quy trình mua lại hợp đồng và mua lại. Kết hợp một đề xuất hợp đồng có thể mất hàng tuần và thậm chí hàng tháng để lập kế hoạch, chiến lược và nghiên cứu. Viết đề xuất hợp đồng không phải là công việc một người. Nhiều tổ chức có "các nhóm bắt giữ" thay thế cho phần mở rộng phát triển kinh doanh của công ty.
Khi doanh nghiệp sử dụng đề xuất hợp đồng
Nhiều công ty cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm cho các cơ quan chính phủ sử dụng các đề xuất hợp đồng như một phương tiện để có được doanh nghiệp trong khu vực công. Có những cách sử dụng cho các đề xuất hợp đồng trong khu vực tư nhân, nhưng các đề xuất cho công việc của khu vực tư nhân thường ít phức tạp và có cấu trúc hơn các đề xuất được viết cho các nhân viên hợp đồng và mua lại của chính phủ. Nếu bạn định viết đề xuất hợp đồng cho tổ chức của mình, bạn nên tìm hiểu thêm về các đề xuất tập trung vào chính phủ vì cấu trúc độc đáo của các yêu cầu của chính phủ và các yêu cầu của việc kinh doanh với các cơ quan thuộc khu vực công. Ví dụ, nếu bạn biết cách viết một đề xuất hợp đồng chiến thắng cho chính phủ liên bang, thì việc viết một đề xuất sẽ giành được doanh nghiệp tổ chức của bạn trong khu vực tư nhân sẽ dễ dàng so sánh.
Quy trình mua lại
Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp Hoa Kỳ công bố Quy định Mua lại Liên bang (FAR). FAR là một cuốn sách 2.000 trang có chứa mọi thứ bạn muốn biết về các quy trình và quy tắc mua lại của chính phủ liên bang. Amazon cũng mang theo cuốn sách và các phiên bản Cliffs-Notes-esque, nhưng bạn có thể tải xuống từ trang web của chính phủ và biết rằng bạn sẽ nhận được tất cả các sửa đổi và sửa đổi cập nhật. Làm quen với FAR và nó sẽ trả lời rất nhiều câu hỏi của bạn về việc viết đề xuất hợp đồng. Tối thiểu, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách thức và lý do tại sao chính phủ yêu cầu trả lời chi tiết như vậy đối với các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ của mình.
Quá trình mua lại chính phủ thường bắt đầu bằng một chào mời. Chào mời là một tài liệu có sẵn cho công chúng có chứa thông tin về cơ quan yêu cầu các dịch vụ hoặc sản phẩm. Việc giới thiệu có chi tiết về loại dịch vụ hoặc sản phẩm và cách chính phủ muốn dịch vụ hoặc sản phẩm được giao. Nó cũng đặt ra các điều khoản và điều kiện quản lý mối quan hệ giữa nhà cung cấp và đại lý. Trong chào mời của chính phủ, bạn được gọi là "Nhà thầu" hoặc "Nhà cung cấp". Trong một số trường hợp, chính phủ đưa ra Yêu cầu thông tin (RFI) trước khi công bố chào mời. Mục đích của RFI là xác định các loại công ty có khả năng cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm mà chính phủ muốn. Trả lời RFI cần một số công việc, nhưng gần như không phải nỗ lực để đáp ứng với sự chào mời của chính phủ.
Có một số loại chào mời khác nhau: Yêu cầu đề xuất (RFP), Yêu cầu báo giá (RFQ) và Lời mời thầu (ITB). Các sắc thái trong số các loại chào mời này xác định cách bạn cấu trúc đề xuất hợp đồng của bạn. RFP thường yêu cầu bạn trình bày ý tưởng và cách tiếp cận của công ty bạn một cách rất chi tiết và thuyết phục thể hiện khả năng giải quyết vấn đề mà chính phủ đã mô tả trong RFP.
Ví dụ, khi một cơ quan phát hành RFP nói rằng cần phải có dịch vụ huấn luyện điều hành và phát triển lãnh đạo cho các nhà lãnh đạo chính phủ, đề xuất hợp đồng của bạn nên mô tả các dịch vụ huấn luyện điều hành của công ty bạn; chuyên môn và trình độ của huấn luyện viên và chuyên gia tư vấn của bạn; các lý thuyết mà huấn luyện viên của bạn dựa vào các buổi huấn luyện của họ và quy trình bạn sử dụng để đảm bảo rằng các giám đốc điều hành của chính phủ tận dụng tối đa sự tham gia huấn luyện. Ngoài ra, bạn nên cung cấp chi tiết về các bước đảm bảo chất lượng của công ty bạn, cũng như cách bạn đề xuất quản lý sự tham gia huấn luyện thông qua báo cáo thường xuyên, lưu giữ hồ sơ và phân bổ nguồn lực.
Ai đã viết một đề xuất hợp đồng tại một doanh nghiệp?
Lắp ráp nhóm chụp của bạn trước khi bạn đặt bút lên giấy hoặc ngồi xuống máy tính của bạn. Nói chung, không chỉ có một người viết đề xuất hợp đồng, viết đề xuất là một nỗ lực của nhóm. Đó là một liên doanh hợp tác liên quan đến tài năng và chuyên môn của một số người trong nhóm bắt giữ. Mỗi người trong nhóm chụp có một vai trò trong văn bản đề xuất. Sử dụng ví dụ từ trên, nếu công ty của bạn đã kinh doanh cung cấp dịch vụ huấn luyện điều hành, những người có khả năng gia tăng giá trị cho nhóm nắm bắt là quản lý dự án huấn luyện điều hành, quản trị viên hợp đồng, nhà văn đề xuất, kế toán hoặc nhân viên kinh doanh và Chủ tịch công ty. Tổng thống sẽ giám sát quá trình và ký vào đề xuất hợp đồng khi nó được đệ trình lên chính phủ. Chủ tịch công ty hoặc người được chỉ định của cô có liên quan đến giai đoạn viết và đệ trình đề xuất vì họ có thẩm quyền ban hành các tài liệu ràng buộc.
Trong suốt quá trình viết đề xuất, nhóm chụp của bạn nên có các cuộc họp thường xuyên. Trong các cuộc họp này, bạn thảo luận về chiến lược, cách tiếp cận, thông tin và tiến bộ mới. Trưởng nhóm nắm bắt có thể là một chuyên gia phát triển kinh doanh, người chịu trách nhiệm về hậu cần trong việc lắp ráp đề xuất hợp đồng. Ngoài ra, người lãnh đạo có thể là người mà chủ tịch công ty bổ nhiệm làm người lãnh đạo hoặc một người có kinh nghiệm hơn, người chỉ đơn giản nhận trách nhiệm lãnh đạo nhóm. Có các cuộc họp thường xuyên với nhóm nắm bắt của bạn sẽ đảm bảo rằng đề xuất hợp đồng của bạn đang đi đúng hướng và bạn đáp ứng thời hạn để gửi đề xuất cuối cùng của bạn. Sẽ có nhiều đánh giá, sắp xếp lại và thảo luận về đề xuất - đó là một nỗ lực to lớn, ngay cả đối với các hợp đồng nhỏ.
Làm thế nào để giành được một đề xuất hợp đồng
Mục tiêu của bạn là giành được giải thưởng hợp đồng - không giành được đề xuất hợp đồng. Nhưng điều quan trọng là nội dung và tính chất hấp dẫn của nội dung đề xuất, chứ không phải ngữ nghĩa. Bước đầu tiên trong việc viết một đề xuất hợp đồng chiến thắng là nghiên cứu cơ quan ban hành chào mời. Một số công ty cung cấp thông tin về các cơ quan chính phủ; tuy nhiên, mọi thành viên trong nhóm bắt giữ của bạn nên đóng góp bất kỳ thông tin nào họ có về cơ quan. Ví dụ: nếu người quản lý dự án của bạn có thông tin về định hướng chiến lược của cơ quan từ công việc huấn luyện điều hành trước đó, điều đó có thể hữu ích trong việc mô tả kết quả của việc tham gia huấn luyện với cơ quan đó. Hoặc, nếu nhân viên kinh doanh của bạn đã xem xét các khoản chiếm dụng của quốc hội cho cơ quan yêu cầu, điều đó hữu ích trong việc xác định giá đi kèm với đề xuất hợp đồng của bạn.
Viết một đề xuất hợp đồng chiến thắng đòi hỏi một cách tiếp cận có phương pháp và có hệ thống để đáp ứng với sự chào mời của chính phủ. Đầu tiên, làm nghiên cứu của bạn. Nếu bạn không quen thuộc với cơ quan này, hãy nghiên cứu trang web của nó để hiểu về sứ mệnh, tầm nhìn và các nguyên tắc cốt lõi. Kết hợp những điều đó vào đề xuất của bạn và, nếu chúng phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và nguyên tắc cốt lõi của công ty, tất cả đều tốt hơn. Vẽ những điểm tương đồng đó, để nhóm đánh giá đề xuất của chính phủ thấy sự liên kết với công ty của bạn. Đó là một cách tiếp cận chiến lược quan trọng để thiết lập một loại kết nối tương tự với cơ quan.
Nghiên cứu chào mời để đảm bảo bạn hiểu những gì cơ quan muốn và điều hòa thời gian và nỗ lực cần thiết để đáp ứng với chào mời. Nếu bạn đang gửi đề xuất cho một dự án quy mô lớn, nơi bạn hoàn toàn không có hiệu suất hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực này, bạn sẽ cần phải chuyển lời mời này hoặc viết một đề xuất hấp dẫn đặc biệt mô tả đầy đủ khả năng của bạn trong lĩnh vực dịch vụ cơ quan chính phủ yêu cầu. Làm nghiên cứu của bạn về cuộc thi, quá. Các cơ quan chính phủ liên bang được yêu cầu công bố những lời gạ gẫm của họ trên trang web Cơ hội kinh doanh liên bang - FedBizOpps, viết tắt (fbo.gov). Trong tab "Nhà cung cấp quan tâm" trên bài đăng chào mời, bạn sẽ tìm thấy danh sách các nhà thầu và nhà cung cấp tiềm năng. Tất cả các công ty được liệt kê trong tab đó có thể không gửi đề xuất hợp đồng; tuy nhiên, đó là một khởi đầu tốt để hiểu đối thủ của bạn là ai.
Thư đề nghị hợp đồng
Một trong những bước quan trọng trong việc gửi đề xuất hợp đồng chiến thắng là đặt hàng các thành phần của đề xuất của bạn. Đối với nhiều báo cáo kinh doanh, một bản tóm tắt điều hành chỉ được xây dựng sau khi "phần thịt" của báo cáo được hoàn thành. Thực tế đó là một cách khôn ngoan để xây dựng thư đề nghị hợp đồng. Hãy nghĩ về thư đề xuất hợp đồng như một bản tóm tắt điều hành - chuẩn bị một bản tuyên bố dự thảo mà bạn sử dụng cho tất cả các đề xuất hợp đồng của mình, nhưng lưu lại sàng lọc cho bước cuối cùng trong việc viết đề xuất hợp đồng của bạn.
Hầu hết các đề xuất hợp đồng cho chính phủ được truyền tải điện tử. Do đó, thư mẫu đề xuất hợp đồng là một email truyền đơn thuần có nội dung như sau, "ABC Consulting rất vui lòng gửi phản hồi đính kèm tới RFP # 0000, bao gồm Phương pháp tiếp cận kỹ thuật, giá cả và sơ yếu lý lịch cho nhân viên chính truyền tải." Lý do bạn muốn xác nhận đã nhận là để đảm bảo bạn có bằng chứng rằng bạn đã gửi đề xuất trước hạn chót. Điều đó nói rằng, việc giới thiệu một đề xuất hợp đồng chiến thắng là một lá thư đề xuất nhiều hơn là email truyền qua.Phần đầu tiên trong đề xuất hợp đồng của bạn nên chứa thông tin cơ bản về công ty của bạn, các dịch vụ mà công ty bạn cung cấp và nêu ngắn gọn lý do tại sao bạn là nhà thầu hoặc nhà cung cấp đủ điều kiện. Dưới đây là một giới thiệu mẫu phục vụ như một thư đề nghị hợp đồng:
ABC Consulting (ABC) là một doanh nghiệp nhỏ (EDWOSB) thuộc nhóm 8 (a), có hoàn cảnh khó khăn về kinh tế, với nhiệm vụ kinh doanh là cung cấp các giải pháp ưu việt, lấy khách hàng làm trung tâm. Chúng tôi làm việc với khách hàng của chúng tôi để đánh giá các mục tiêu cốt lõi của họ và cung cấp các giải pháp hiệu quả, hiệu quả và định hướng chi phí. Đội ngũ quản lý ABC có hơn 150 năm kinh nghiệm quản lý kết hợp tập trung vào các khía cạnh độc đáo của hợp đồng liên bang. Với kinh nghiệm quản lý chương trình và pháp lý kết hợp của chúng tôi, ABC cung cấp kiến thức chuyên môn trong ngành với kinh nghiệm và kiến thức thực tế cho các khách hàng của chính phủ liên bang.
ABC đã trải qua sự tăng trưởng to lớn trong vài năm qua, nhận thấy mức tăng trưởng trung bình 25% mỗi năm. Chúng tôi ghi nhận sự tăng trưởng bùng nổ của chúng tôi với cam kết không ngừng của chúng tôi về chất lượng. Chúng tôi sử dụng các thực tiễn tốt nhất của ngành để quản lý các dự án nhỏ và phức tạp. Phương pháp kiểm soát chất lượng của chúng tôi bao gồm phân tích đến 1) xác định chiến lược quản lý và mục tiêu chương trình theo các thuật ngữ có thể định lượng, có thể đo lường được, 2) thực hiện các hệ thống và quy trình để giám sát hiệu suất hệ thống theo các mục tiêu cụ thể và 3) đảm bảo phản hồi hiệu suất được truyền tới quản lý chương trình và nhân viên để cải thiện kế hoạch và áp dụng bài học kinh nghiệm. Chúng tôi tăng cường các phương pháp chất lượng của mình bằng các giải pháp quản lý rủi ro để giảm xác suất và tác động của lỗi thông qua các hệ thống ứng phó rủi ro chuyên nghiệp.
Cơ sở hạ tầng công ty của chúng tôi được thiết kế để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho cơ sở kinh doanh đang mở rộng nhanh chóng của chúng tôi. Lãnh đạo cấp cao của chúng tôi có chức năng chung là hỗ trợ chung cho nhân viên chương trình của chúng tôi chứ không phải là người quản lý điển hình của người dùng quy định, quy trình hay chính sách của công ty. Quản lý cấp cao của ABC, hoạt động như một nền tảng để cung cấp hỗ trợ và nguồn lực tổng thể của công ty cho nhân viên chương trình hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi hiểu khách hàng của mình, nhu cầu và ưu tiên của chúng tôi và quản lý các nguồn lực của chúng tôi để hỗ trợ các mục tiêu của họ.
Chúng tôi sẽ tận dụng những thành công trong quá khứ, chuyên môn và thực tiễn tốt nhất của chúng tôi để cung cấp tên cơ quan chèn từ sự mời chào của chính phủ với các sáng kiến phát triển tổ chức khác nhau. Các sáng kiến phát triển tổ chức mà chúng tôi thiết kế sẽ cải thiện hiệu suất của cá nhân và nhóm. Kết quả của các sáng kiến của chúng tôi sẽ tăng sự tham gia của nhân viên thông qua giao tiếp, hợp tác và xây dựng sự đồng thuận hiệu quả. Tư vấn ABC có nền tảng, đào tạo, trình độ và chuyên môn để cung cấp thành công nhiều dịch vụ vốn nhân lực cần thiết theo Tuyên bố công việc hiệu suất (PWS).
