Một thư viện chỉ tốt như hệ thống lập chỉ mục của nó: Không có Dewey Decimal, Thư viện Quốc hội và một số loại danh mục, không ai có thể tìm thấy cuốn sách phù hợp một cách nhanh chóng hoặc đáng tin cậy để làm cho thư viện trở nên hữu ích. Cho đến khi các thư viện công cộng hiện đại trở thành chuẩn mực vào giữa thế kỷ 19, các thủ thư chuyên nghiệp đã ghi nhớ vị trí của các ngôi nhà trong sự chăm sóc của họ. Sau đó, các hệ thống thủ công như danh mục thẻ đã giúp khách hàng tìm kiếm vị trí của những cuốn sách họ muốn. Kể từ những năm 1990, hầu hết các thư viện đã tự động hóa một số khía cạnh trong hoạt động của họ. Mặc dù chi phí và nỗ lực để cài đặt các hệ thống này, chúng là một mô hình vượt trội khi bạn xem xét các nhược điểm của các phương pháp trước đó.
Dễ bị tổn thương do lỗi của con người
Mọi người làm việc trong hệ thống đều dễ bị lỗi do một thành viên trong nhóm mất tập trung, mệt mỏi hoặc không đủ năng lực. Các hệ thống tự động vẫn đòi hỏi sự tương tác của con người, nhưng giảm số lượng quyết định hoặc hoạt động mà con người phải thực hiện. Cho dù gửi yêu cầu dự trữ của người bảo trợ hoặc theo dõi sự xuất hiện của sách mới, mỗi bước được xử lý bởi máy tính sẽ giúp toàn bộ hệ thống hoạt động hiệu quả hơn vì ít bị nhầm lẫn hơn.
Chi phí tăng thêm theo thời gian
Cài đặt một hệ thống tự động có thể tốn 20.000 đến 50.000 đô la cho mỗi thư viện cho riêng thiết bị. Mặc dù những chi phí trả trước này, tự động hóa tiết kiệm tiền theo thời gian. Tiết kiệm này có hai dạng. Nhiều hoạt động, một khi được vận hành, tiếp tục mà không có sự tham gia của nhân viên - ví dụ: tạo báo cáo về các yêu cầu cho vay liên thư viện hoặc gửi thông báo quá hạn điện tử. Các hoạt động vẫn cần một con người - như xử lý sách trả lại - diễn ra nhanh hơn với sự hỗ trợ của tự động hóa. Trong cả hai trường hợp, thư viện có thể cắt giảm nhân sự để giảm ngân sách hoặc áp dụng số tiền đã lưu vào các nhiệm vụ và chương trình hướng tới khách hàng nhiều hơn.
Tìm kiếm mất nhiều thời gian hơn và ít hiệu quả hơn
Tìm kiếm một cuốn sách cụ thể trong danh mục thẻ - hệ thống thư viện thủ công mang tính biểu tượng nhất - có nghĩa là chuyển từ chỉ mục này sang chỉ mục khác khi bạn thay đổi tìm kiếm từ tác giả sang tiêu đề. Với một hệ thống tự động, bạn có thể tiến hành bất kỳ loại tìm kiếm nào bạn muốn từ cùng một vị trí với một vài cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của khách hàng quen so với cách cũ và cần ít sự giúp đỡ hơn từ nhân viên thư viện. Vì tất cả các chỉ mục là ảo thay vì vật lý, một hệ thống tự động có thể có nhiều danh mục tìm kiếm hơn mà không cần thêm một phần nội thất khác. Khách hàng quen có thể tìm kiếm bằng nhiều từ và khái niệm chính hơn so với danh mục thẻ. Danh mục tự động cũng có thể được đưa trực tuyến, cho phép một người bảo trợ xác nhận một cuốn sách có sẵn ở nhà thay vì đến thư viện và bị thất vọng.
Bỏ lại phía sau trên xa lộ thông tin
Thư viện và thông tin đang trở nên số hóa với tốc độ nhanh chóng. Bất kỳ thư viện nào vẫn sử dụng hệ điều hành thủ công đều không thể kết nối với tài nguyên số. Điều này làm cho việc chia sẻ thông tin và ấn phẩm trở nên khó khăn và tốn thời gian hơn nhiều so với một hệ thống tự động. Khi thế kỷ 21 phát triển và nhiều tài nguyên trở thành kỹ thuật số hoàn toàn, khách hàng quen của các thư viện thủ công sẽ không thể truy cập vào một tỷ lệ thông tin ngày càng tăng.
Đặt giới hạn cho tương lai
Sách điện tử, podcast, blog và video hướng dẫn là tất cả các phần của cách thế giới hiện đại truyền đạt tổng hợp kiến thức của con người. Các thư viện với các hệ thống thủ công có quyền truy cập hạn chế vào nhóm công việc đang phát triển này. Ngược lại, bất kỳ hệ thống tự động chất lượng nào cũng sẽ cấp quyền truy cập từ xa và tại chỗ cho hầu hết các tài nguyên này.
