Chức năng kế toán cơ bản không chỉ là kỹ năng sống quan trọng; họ rất quan trọng đối với việc quản lý đúng đắn của một doanh nghiệp. Lưu giữ hồ sơ cẩn thận là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ, có thể minh họa sự tăng trưởng và tiến bộ theo thời gian và chịu trách nhiệm trước các nhà đầu tư công ty hoặc tổ chức cho vay. Nó luôn luôn quan trọng để biết được đã tiêu bao nhiêu tiền, cho việc gì và khi nào. Có thông tin này trong tay và được lưu trữ một cách có tổ chức giúp các công ty và các nhóm dễ dàng biết được những gì đang hoạt động về tài chính và những gì có thể cần thay đổi để đảm bảo cải thiện trong tương lai.
Tổng quan về các chức năng của kế toán
Ba chức năng chính của kế toán là:
- Việc thu thập và lưu trữ dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính của một doanh nghiệp. Thông tin được thu thập từ các tài liệu nguồn, được ghi lại đầu tiên trong các tạp chí sau đó được đăng lên sổ cái, bằng tay hoặc bằng phần mềm kế toán.
- Để cung cấp thông tin có thể được sử dụng cho báo cáo quản lý, báo cáo tài chính, hoạch định chiến lược và ra quyết định.
- Để cung cấp các điều khiển ghi lại và xử lý dữ liệu hiệu quả, hiệu quả và chính xác.
Vai trò của kế toán trong kinh doanh
Kế toán đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh. Lưu trữ hồ sơ toàn diện đảm bảo khả năng cung cấp các báo cáo tài chính chính xác, có thể được yêu cầu trong quá trình kiểm toán, để báo cáo hàng quý cho các nhà đầu tư hoặc tổ chức cho vay. Tất cả mọi thứ từ hồ sơ thuế hàng năm hoặc hàng quý đến kiểm toán và các ứng dụng cho tín dụng có thể sẽ yêu cầu báo cáo tài chính chi tiết. Nó chỉ bằng cách duy trì hồ sơ kế toán cẩn thận rằng thông tin này có thể có sẵn khi cần.
Có thể phân tích các khía cạnh của một doanh nghiệp Sức khỏe tài chính như dòng tiền, lợi nhuận và dư nợ là một phần quan trọng trong việc điều hành một công ty. Với thông tin này trong tay, các nhà quản lý hoặc chủ sở hữu có thể xác định những gì đang hoạt động cho doanh nghiệp của họ và những gì đang diễn ra, cũng như những lĩnh vực họ có thể làm việc để cải thiện sức khỏe tài chính nói chung của công ty.
Một loại kế toán đặc biệt gọi là kế toán quản trị đặc biệt hữu ích cho các nhà lãnh đạo công ty. Đối với kế toán quản trị, kế toán được giao nhiệm vụ đặc biệt là chuẩn bị các báo cáo tài chính sẽ hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các quyết định quan trọng để định hướng cho tương lai của công ty. Điều này khác với kế toán tài chính ở chỗ kế toán quản trị cung cấp hướng dẫn về cách điều hành doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán tài chính cung cấp các báo cáo cho biết doanh nghiệp đang hoạt động tốt như thế nào. Nhìn chung, cả kế toán quản trị và tài chính đều tuân theo các quy tắc kế toán vàng giống nhau và phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và nguyên tắc kế toán chung.
Các chức năng chính của một kế toán là gì
Nếu bạn quan tâm đến một nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán, bạn có thể tự hỏi, các chức năng chính của một kế toán là gì? Kế toán rất cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và chủng loại vì họ chịu trách nhiệm thu thập, tính chính xác, ghi chép, phân tích và báo cáo về thông tin tài chính của một công ty. Đôi khi, kế toán phục vụ trong vai trò quản trị phần lớn, lấy thông tin từ các tài liệu tài chính và đưa nó vào các tạp chí hoặc phần mềm kế toán. Trong các trường hợp khác, kế toán đóng vai trò là cố vấn cho công ty, phân tích hồ sơ tài chính và đề xuất phương pháp tiếp cận mà doanh nghiệp có thể thực hiện để tiết kiệm tiền hoặc khuyến khích tăng trưởng. Các công ty lớn hơn có thể có toàn bộ phòng kế toán, với các nhân viên đảm nhận từng vai trò này. Trong một số trường hợp, các công ty nhỏ có thể thuê ngoài kế toán của họ. Điều này là có thể vì các quy tắc cơ bản của kế toán không thay đổi từ ngành này sang ngành khác hoặc giữa các công ty.
Bất kể doanh nghiệp, kế toán thường được giao nhiệm vụ thu thập, tổ chức và duy trì hồ sơ tài chính của công ty. Một phần quan trọng của nhiệm vụ này là đảm bảo rằng các hồ sơ được biên soạn trong giới hạn của pháp luật và bất kỳ quy định nào của ngành. Đối với các công ty có nhiều chi nhánh và kế toán viên, mỗi công ty cũng phải tuân thủ kế toán để đảm bảo rằng các hệ thống và tiêu chuẩn tổ chức kế toán doanh nghiệp cũng được tôn trọng. Nó rất quan trọng vì sự nhất quán mà toàn bộ công ty duy trì hồ sơ theo cùng một cách.
Kế toán có thể được yêu cầu chuẩn bị các biểu mẫu thuế trên cơ sở hàng quý hoặc hàng năm, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, một người nào đó trong vai trò này cũng có thể đảm nhận các chức năng nhân sự và giải quyết việc phân phối các tài liệu thuế cuối năm cho nhân viên. Nhiều bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị tiền lương cho nhân viên.
Nếu một công ty sử dụng Kế toán viên công chứng bên ngoài, các chuyên gia thuế hoặc cố vấn tài chính, thì đó có thể là vai trò của kế toán doanh nghiệp để giao tiếp với các nhà thầu này. Nhân viên kế toán có thể duy trì hồ sơ bổ sung, tổ chức báo cáo tài chính cần thiết trước các cuộc họp hoặc đóng vai trò là đại diện của công ty trong các cuộc họp với các nhà thầu. Kế toán cũng hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định tài chính quan trọng.
Nguyên tắc kế toán vàng
Mỗi khóa học về kế toán sẽ yêu cầu sinh viên trả lời câu hỏi cơ bản, các quy tắc vàng của kế toán là gì? Có ba nguyên tắc chính được dạy và coi là các quy tắc vàng. Điều này có nghĩa là chúng nhất quán giữa các công ty và ngành công nghiệp. Họ không thay đổi, bất kể chi tiết cụ thể của một doanh nghiệp.
Để hiểu các quy tắc vàng của kế toán, trước tiên bạn phải hiểu hệ thống sổ sách kế toán kép. Mọi giao dịch tài chính, theo hệ thống này, sẽ tác động đến sự cần thiết của ít nhất hai tài khoản từ biểu đồ tài khoản. Chẳng hạn, nếu một khách hàng trả tiền cho một đơn đặt hàng áo phông lớn có giá 1.000 đô la, bạn sẽ ghi nợ loại thu nhập bằng 1.000 đô la. Tuy nhiên, số tiền còn thiếu trước đây cho áo sơ mi cũng sẽ được liệt kê theo các khoản phải thu. Do đó, một kế toán viên sẽ cần phải ghi có danh mục đó bằng $ 1.000.
Nguyên tắc kế toán vàng đầu tiên tuân theo nguyên tắc này và tuyên bố rằng bạn luôn ghi nợ người nhận và ghi có cho người tặng trong bất kỳ giao dịch nào.Điều này đúng trong trường hợp tài khoản cá nhân, có thể được định nghĩa là tài khoản liên quan đến một cá nhân, công ty hoặc tổ chức. Bằng cách tuân thủ nguyên tắc này, bạn phải luôn thực hiện hai mục nhập cho mỗi giao dịch tài chính.
Nguyên tắc vàng thứ hai của kế toán nói rằng bạn nên ghi nợ những gì đến và ghi có những gì đi ra ngoài. Về bản chất, điều này giống như quy tắc số một, nhưng nó không được sử dụng cho các tài khoản cá nhân. Thay vào đó, quy tắc này có hiệu lực trong trường hợp tài khoản thực bắt đầu bằng số dư nợ. Tài khoản thực là tài khoản bảng cân đối kế toán bao gồm các tài sản như tiền mặt, tài khoản phải thu và tòa nhà, tài khoản nợ phải trả như tài khoản phải trả và tiền lương phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữu như cổ phiếu phổ thông và thu nhập giữ lại. Vì vậy, trong ví dụ trước, kế toán sẽ ghi nợ tiền mặt đến. Mặt khác, nếu công ty bỏ tiền ra để mua vật tư, giao dịch đó sẽ được thể hiện dưới dạng tín dụng cho công ty.
Nguyên tắc kế toán vàng thứ ba áp dụng cho các tài khoản danh nghĩa như những tài khoản liên quan đến vốn. Chúng có thể bao gồm bất cứ điều gì liên quan đến thu nhập và chi phí như tiền thuê nhà, giảm giá, nợ xấu và hoa hồng. Quy tắc thứ ba nói rằng bạn phải ghi nợ tất cả các chi phí và tổn thất, và ghi có tất cả thu nhập và lợi nhuận.
Khái niệm cơ bản về kế toán
Nếu bạn đang hy vọng tìm hiểu về kế toán, hoặc nếu bạn muốn thiết lập một hệ thống kế toán cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ của mình, có một số điều cần thiết bạn cần làm quen. Theo truyền thống, việc lưu trữ hồ sơ tài chính được thực hiện thủ công. Cuốn sách được sử dụng để theo dõi các giao dịch tài chính được gọi là một tạp chí. Ngày nay, bạn có thể thích sử dụng phần mềm kế toán, nhưng thuật ngữ Tạp chí trực tuyến vẫn xuất hiện thường xuyên, ngay cả trong kế toán điện tử. Hơn nữa, các nguyên tắc cơ bản là như nhau.
Một giao dịch là một sự kiện tài chính cần phải được ghi lại. Bạn theo dõi số lượng giao dịch cùng với ngày xảy ra, một mô tả và tài khoản mà nó đang ghi nợ hoặc ghi có.
Đôi khi, một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tạp chí để theo dõi các giao dịch liên quan đến các tài khoản khác nhau. Ví dụ: một tạp chí biên lai tiền mặt có thể được sử dụng để sắp xếp danh sách các khoản tiền của bạn vào, trong khi một tạp chí giải ngân tiền mặt có thể được sử dụng để ghi lại các khoản tiền đi ra. Một tạp chí giải ngân tiền mặt giống như một sổ đăng ký séc.
Để chuẩn bị cho một cuộc kiểm toán tiềm năng và để giữ sạch sách, bạn nên luôn luôn sử dụng tài khoản kiểm tra hoặc thẻ tín dụng riêng cho các giao dịch kinh doanh. Việc trộn tài khoản cá nhân và doanh nghiệp không chỉ khiến việc lưu trữ hồ sơ trở nên phức tạp hơn mà còn có thể giương cờ đỏ trong quá trình kiểm toán.
Kế toán dựa trên biểu đồ các tài khoản cho khung của nó. Danh sách các loại thu nhập và chi tiêu này bao gồm, ví dụ: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, giá vốn hàng bán (không áp dụng cho một công ty dịch vụ) và chi phí hoạt động. Các tài khoản thu nhập và chi phí khác được thêm vào theo yêu cầu.
Khi theo dõi các giao dịch tài chính, mỗi giao dịch nên được phân loại theo loại của nó. Báo cáo tài chính thường chỉ bao gồm tổng số của từng loại tài khoản, thay vì các giao dịch riêng lẻ. Ví dụ, một báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm như bảng cân đối kế toán, bao gồm tổng tài sản, tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Khi báo cáo tài chính được lập, trạng thái của công ty được thể hiện trên bảng cân đối kế toán. Nó giống như một ảnh chụp nhanh về sức khỏe tài chính của một công ty tại một thời điểm cụ thể. Tài sản là những thứ hữu hình hoặc vô hình mà doanh nghiệp sở hữu như tiền mặt, tài khoản phải thu (tiền khách hàng nợ doanh nghiệp), đầu tư, tòa nhà, đất đai, thiết bị hoặc đồ đạc khác. Mặt khác, nợ phải trả là những gì công ty nợ người khác như các khoản vay, hóa đơn thẻ tín dụng hoặc thế chấp. Vốn chủ sở hữu hoặc vốn, loại thứ ba trên bảng cân đối kế toán phản ánh các khoản đầu tư của công ty vào doanh nghiệp và bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào cho doanh nghiệp kể từ khi nó bắt đầu. Ba loại phải cân đối, do đó, tài sản phải bằng vốn chủ sở hữu cộng với nợ phải trả.
Các loại kế toán khác thường không được bao gồm trong báo cáo quy mô lớn. Tuy nhiên, thu nhập, giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động được ghi vào sổ cái chung của doanh nghiệp, bao gồm số dư của mọi tài khoản được theo dõi bởi công ty. Thu nhập hoặc doanh thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp kiếm được từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu công ty sản xuất hàng hóa thay vì bán dịch vụ, giá thành của sản phẩm được ghi lại và được gọi là giá vốn hàng bán. Chi phí hoạt động, chi phí vận hành doanh nghiệp hàng ngày, cũng được ghi lại và bao gồm các tiện ích như nhiệt và thủy điện cho văn phòng, dịch vụ internet hoặc tiền thuê nhà, trong số những thứ khác.
Ngoài bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lãi lỗ (P & L) là một báo cáo tài chính thiết yếu cho thấy doanh thu trừ chi phí với thu nhập ròng hoặc lỗ.
Điều quan trọng là phải có một kế toán viên lành nghề cho dù bạn đang kinh doanh ở lĩnh vực nào hay ngành nào. Từ các vấn đề tuân thủ và quy định đến hướng dẫn hàng ngày và dài hạn, kế toán phân tích các khía cạnh tài chính phức tạp nhất của một doanh nghiệp và đưa ra lời khuyên quan trọng. Kế toán viên có thể cho bạn biết những gì đang diễn ra tốt đẹp trong doanh nghiệp của bạn và cảnh báo bạn về những gì nên được thay đổi để đảm bảo tăng trưởng tối đa. Tất cả các công ty phải ưu tiên kế toán, cho dù họ chỉ có một nhân viên tận tâm, một nhà thầu hoặc toàn bộ đội ngũ quản lý và kế toán tài chính.
