Hãy tưởng tượng một môi trường làm việc mà bạn không có hướng dẫn về cách giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và không có chính sách nào về những gì cần nói với thế giới bên ngoài. Nó không có vẻ như kinh doanh sẽ rất thành công, phải không? Cách một tổ chức giao tiếp với những người bên trong nó và những người bên ngoài nó là không thể thiếu cho sự thành công của nó. Các chính sách và hướng dẫn truyền thông giúp nhân viên chia sẻ thông tin để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và hỗ trợ hình ảnh bên ngoài của tổ chức.
Vai trò của truyền thông nội bộ
Giao tiếp nội bộ xảy ra khi một doanh nghiệp chia sẻ thông tin trong chính nó cho nhân viên của mình. Các công ty có thể giao tiếp nội bộ bằng văn bản thông qua email và ghi nhớ hoặc bằng lời nói tại các cuộc họp và hội nghị. Mục đích chính của truyền thông nội bộ là xác định và chia sẻ mục tiêu của công ty. Nó rất quan trọng cho nhân viên biết họ đang làm gì. Mục tiêu có thể là toàn công ty, phòng ban hoặc cá nhân. Bất kể, biết mục đích của họ là gì trong công việc giúp nhân viên luôn đi đúng hướng.
Tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn là một lý do khác tại sao giao tiếp nội bộ rất quan trọng. Bằng cách trao đổi trong công ty về các thay đổi của tổ chức, số lượng bán hàng và các vấn đề nhân sự, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả nơi nhân viên phát triển mạnh. Điều này giúp giảm tỷ lệ doanh thu, thu hút nhân tài mới và tăng sự hài lòng của nhân viên. Các doanh nghiệp cũng có thể ngăn chặn những tin đồn về công ty trước khi bắt đầu bằng cách đảm bảo họ giao tiếp cởi mở và thường xuyên với nhân viên của mình.
Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp giữ vững thương hiệu và kiểm soát thông điệp. Bằng cách có một lời hứa thương hiệu mạnh mẽ được truyền đạt trong nội bộ, nhân viên có thể xử lý tốt hơn khi nói chuyện với khách hàng và các bên bên ngoài khác. Với truyền thông dẫn đến mục tiêu rõ ràng và đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt, các doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để đảm bảo rằng các tương tác của khách hàng là tích cực.
Mục đích của truyền thông đối ngoại
Giao tiếp bên ngoài xảy ra khi một doanh nghiệp trao đổi thông tin với khách hàng, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà cung cấp, nhà đầu tư và các bên liên quan khác bên ngoài công ty. Nó không thể thiếu rằng tổ chức thực hiện các chính sách hướng dẫn nhân viên về loại thông tin nào để chia sẻ bên ngoài công ty, chia sẻ với ai và làm thế nào để chia sẻ nó.
Có hướng dẫn về loại thông tin nào để chia sẻ với bên nào là quan trọng để thông tin nhất định không rơi vào tay kẻ xấu hoặc tạo ra vấn đề cho công ty. Ví dụ, nếu một công ty đang phát triển một sản phẩm mới sẽ cách mạng hóa thị trường, thì điều quan trọng là không chia sẻ chi tiết cụ thể của sản phẩm đó với các đối thủ trước khi phát hành. Tuy nhiên, công ty có thể muốn nói với khách hàng, nhà đầu tư và đối tác có giá trị của họ về sản phẩm trước bất kỳ ai khác.
Kiểm soát thông tin tiêu cực về công ty là một trong những lý do truyền thông bên ngoài hiệu quả là rất quan trọng. Bằng cách có một chiến lược tại chỗ, các tổ chức có thể tiếp cận với các bên liên quan bên ngoài và thảo luận về các vấn đề trong tay. Nếu một công ty đang đối phó với thảm họa PR, chẳng hạn, có kế hoạch nói chuyện với truyền thông và khách hàng là một phần quan trọng trong việc xử lý tình huống.
Đảm bảo một thông điệp hợp nhất trong nội bộ và bên ngoài
Để một doanh nghiệp thành công, giao tiếp bên trong và bên ngoài cần phải làm việc cùng nhau để đáp ứng các mục tiêu của công ty. Ví dụ, nếu công ty chia sẻ thông tin mâu thuẫn với nhân viên và nhà đầu tư, họ có thể phải đối phó với một số bên liên quan không hài lòng và không có động lực, điều này có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn.
Các doanh nghiệp cần phải xem xét cả đối tượng bên trong và bên ngoài để có một chính sách truyền thông thống nhất. Ví dụ: nếu một công ty đang phát triển một thông điệp thương hiệu, thì điều đó rất cần thiết để tạo ra các điểm nói chuyện cho cả sử dụng nội bộ và bên ngoài. Bằng cách đó, công ty có thể phát triển tin nhắn thu hút nhân viên của họ và thúc đẩy họ thực hiện công việc của họ, ngoài thông tin lôi kéo khách hàng và đối tác của họ. Nếu tin nhắn đó được phát triển riêng, có thể có những ý tưởng mâu thuẫn hoặc các thuật ngữ khác nhau gây nhầm lẫn cả bên trong lẫn bên ngoài.
