Chuyển từ sử dụng giấy và bút chì hoặc nhiều chương trình máy tính độc lập sang hệ thống thông tin tích hợp là một dấu hiệu chắc chắn cho sự phát triển của doanh nghiệp nhỏ. Không giống như một hệ thống thủ công rời rạc, một hệ thống dựa trên công nghệ xử lý tất cả các khía cạnh lưu trữ, xử lý, phân phối và truyền đạt thông tin kinh doanh từ một vị trí trung tâm. Mặc dù các mục tiêu vượt trội thường tập trung vào các lợi ích vô hình như đạt được lợi thế cạnh tranh hoặc tăng sự hài lòng của khách hàng, nhiều doanh nghiệp cũng được hưởng các lợi ích hữu hình như tiết kiệm chi phí, kiểm soát được cải thiện và ít lỗi nhập dữ liệu hơn.
Xác định hữu hình
Những gì bạn bao gồm trong một danh sách lợi ích hữu hình phụ thuộc vào việc bạn phân loại các lợi ích này bằng cách sử dụng một định nghĩa hẹp hay rộng. Nếu công ty của bạn sử dụng một định nghĩa hẹp, lợi ích hữu hình chỉ là những lợi ích bạn có thể định lượng và đo lường bằng thuật ngữ tiền tệ. Chúng bao gồm cả giảm chi phí ngay lập tức và tiết kiệm chi phí dài hạn. Một định nghĩa rộng cũng bao gồm các lợi ích gần như hữu hình mà bạn có thể định lượng bằng thuật ngữ tiền tệ, nhưng bạn có thể trực tiếp nhìn thấy, chạm vào hoặc cảm nhận.
Lợi ích tiết kiệm chi phí
Mặc dù thường phải mất thời gian để bắt đầu nhận ra lợi ích tiết kiệm chi phí và chi phí đã giành được qua đêm, nhưng theo thời gian, lợi ích tài chính trở nên rõ ràng hơn. Ngoài ra, những lợi ích này thường xảy ra theo một trình tự. Ví dụ, một hệ thống thông tin làm tăng năng suất, có thể dẫn đến việc giảm lực lượng lao động, làm giảm chi phí hoạt động của bạn. Nó cũng có thể cải thiện hiệu quả đặt hàng tồn kho, điều này thường làm giảm thời gian giao hàng và dẫn đến cả yêu cầu và chi phí giữ hàng tồn kho giảm.
Kiểm soát nội bộ tốt hơn
Một số lợi ích hữu hình hoạt động để cải thiện kiểm soát nội bộ phòng ngừa và thám tử. Ví dụ, một hệ thống lưu trữ thông tin tập trung cho phép cải thiện kiểm soát truy cập. Báo cáo nhanh hơn, thường chuyển thành phản hồi thời gian thực, làm tăng trách nhiệm và giảm cơ hội lạm dụng tài sản kinh doanh, gian lận hoặc trộm cắp nội bộ. Ngoài ra, theo dõi tự động không chỉ giúp tìm kiếm các tài liệu hiện tại và lịch sử dễ dàng hơn mà còn cho phép bạn xây dựng và xem xét các bản kiểm toán hoàn chỉnh cho hầu hết mọi giao dịch.
Doanh thu tăng
Một hệ thống thông tin có thể cải thiện thời gian đáp ứng và tăng doanh thu bán hàng. Những lợi ích hữu hình như tính sẵn có của dữ liệu được cải thiện và ít tắc nghẽn thông tin hơn trong phần quản lý hàng tồn kho của một hệ thống thông tin có thể giúp tăng doanh số bằng cách giảm lượng hàng tồn kho và đơn đặt hàng trở lại. Trong phần quản lý quan hệ khách hàng, việc truy cập dễ dàng hơn vào thông tin của khách hàng có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa thực hiện và không bán hàng. Nó cũng cho phép nhân viên bán hàng và dịch vụ khách hàng theo dõi lịch sử đặt hàng của khách hàng và lên lịch các cuộc gọi bán hàng kịp thời.
