Phối hợp dự án - đôi khi được gọi là quản lý dự án - đòi hỏi một số kỹ năng và khả năng thích ứng với môi trường thay đổi. Điều phối viên dự án thường được yêu cầu làm việc với một số cá nhân và yêu cầu năng lực tổ chức và quản lý dữ liệu và cá nhân. Trong khi mỗi dự án là khác nhau, một số lời khuyên hữu ích cho tất cả các điều phối viên dự án.
Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết
Trước khi bất kỳ bánh xe dự án nào bắt đầu quay, hãy phát triển một kế hoạch làm việc chi tiết bao gồm từng khía cạnh của dự án. Bao gồm các mục như ngân sách, dòng thời gian, danh sách các liên hệ và, nếu cần, các kế hoạch khẩn cấp hoặc các tình huống phản ứng. Có một kế hoạch giúp hướng dẫn bạn đi qua bất kỳ địa hình không chắc chắn nào đồng thời vạch ra một hướng chung cho dự án. Lưu hành kế hoạch cho tất cả các tác nhân có liên quan để mỗi thành viên của dự án ở trên cùng một trang.
Chuẩn bị đi chệch khỏi kế hoạch
Một kế hoạch chi tiết và rõ ràng là điều cần thiết để điều phối dự án, nhưng khả năng ứng biến và thay đổi kế hoạch khi cần thiết cũng vậy. Các điều phối viên dự án tốt nhất theo một kế hoạch miễn là nó hoạt động; tuy nhiên, nếu kế hoạch không hướng dự án về phía kết thúc hoặc nếu dự án bị thiếu ở một hoặc nhiều lĩnh vực, thì đã đến lúc thay đổi kế hoạch. Điều phối viên dự án nên được mở cho đầu vào từ các thành viên khác trong nhóm khi thay đổi kế hoạch và thay đổi nên được truyền đạt tới tất cả các tác nhân có liên quan.
Giảm thiểu truyền thông
Truyền thông là điều cần thiết cho sự phối hợp dự án - một số tác nhân từ các bộ phận, tổ chức, thành phố, tiểu bang hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau thường sẽ được yêu cầu làm việc cùng nhau cho đến một mục đích cụ thể. Điều này thường đòi hỏi sự liên lạc thường xuyên giữa các bên; tuy nhiên, quá trình này không nên trở nên suy nhược. Chỉ định một số lượng tối thiểu các nhân viên truyền thông quan trọng và giữ e-mail ở mức tối thiểu. Những gì cần một số e-mail để giải quyết thường có thể được tổ chức nhanh chóng và đơn giản thông qua một cuộc gọi điện thoại.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là sâu rộng và kỹ năng cần thiết sẽ thay đổi từ dự án để dự án. Tuy nhiên, một số kỹ năng nổi bật là điều cần thiết để thành công trong điều phối dự án - tổ chức, thông minh, cởi mở và thậm chí là khiếu hài hước giúp tạo ra bầu không khí thuận lợi cho thành công. Các điều phối viên không hoàn hảo, nhưng chúng có thể tốt hơn hoặc tồi tệ hơn và luôn có chỗ để cải thiện. Các điều phối viên dự án nên cởi mở với phản hồi từ những người khác và nên dành thời gian suy nghĩ về cách các kỹ năng lãnh đạo của họ có thể được phát triển và thực hiện theo cách hữu ích và hiệu quả hơn.
