Báo cáo hàng năm phi lợi nhuận có hiệu quả nhất khi nó được viết và thiết kế với tầm quan trọng và việc sử dụng tài liệu trong tâm trí. Tài liệu này dùng làm thẻ báo cáo, xác nhận cho các nhà tài trợ và những người ủng hộ khác, cơ hội chia sẻ thông tin với cộng đồng phi lợi nhuận và một công cụ tiếp thị để thu hút những người ủng hộ mới. Độc giả báo cáo hàng năm tìm kiếm thông tin về số lượng, chất lượng và kết quả về các chương trình, khách hàng và thu nhập. Các báo cáo hàng năm được thiết kế tốt bao gồm một sự cân bằng của tường thuật, hình ảnh, danh sách và biểu diễn đồ họa của dữ liệu tài chính. Một báo cáo thường niên được viết tốt kể những câu chuyện riêng lẻ đằng sau biểu đồ tròn và danh sách các nhà tài trợ.
Xác định nội dung báo cáo hàng năm của bạn. Cho dù ấn phẩm của bạn là một tạp chí dày, bóng hoặc bản tin bốn trang, độc giả của bạn sẽ tìm kiếm thông tin cụ thể trong báo cáo hàng năm của bạn: một lá thư một trang từ chủ tịch hội đồng quản trị phi lợi nhuận, báo cáo về thành tích của tổ chức, báo cáo từ các chương trình đặc biệt hoặc các bộ phận chính, báo cáo tài chính, danh sách thành viên hội đồng quản trị và nhân viên chủ chốt, và danh sách nhà tài trợ được sắp xếp theo số lượng và được sắp xếp theo thứ tự tên.
Sử dụng văn bản rõ ràng, đơn giản và trung thực với một giọng điệu không chính thức nhưng chuyên nghiệp. Nói rõ sự thật và sử dụng giọng điệu thoải mái và cá nhân để viết về những thành tựu và những câu chuyện cá nhân mô tả tác động đến khách hàng và cộng đồng.
Chọn từ trong văn bản của bạn truyền đạt tích cực, niềm tự hào và cam kết với nhiệm vụ của bạn. Tránh viết kịch bản không cần thiết, nhưng chia sẻ thông tin thu hút người đọc và kêu gọi các nhà tài trợ cảm thấy hợp tác trong công việc của bạn. Ví dụ, kể câu chuyện của một khách hàng để mô tả những thành tựu của một chương trình và kết nối các hoạt động với nhiệm vụ của tổ chức của bạn.
Bao gồm một vài thanh bên để làm nổi bật dữ liệu quan trọng từ các báo cáo chương trình, chẳng hạn như phân tích khách hàng theo độ tuổi và dân tộc hoặc những người tham gia chương trình tìm kiếm việc làm và tình trạng của họ vào cuối năm. Thông tin tóm tắt này giúp người đọc nắm được điểm mấu chốt của bài viết và cũng thêm một góc nhìn của con người.
Chuẩn bị hình ảnh cho thông tin tài chính của bạn bằng cách sử dụng dữ liệu trong báo cáo tài chính của bạn để hiển thị xu hướng, tổng số và tóm tắt. Ví dụ: tạo biểu đồ hình tròn cho thấy tỷ lệ phần trăm ngân sách được sử dụng bởi mỗi bộ phận hoặc biểu đồ thanh hiển thị các thay đổi về đóng góp trong bốn năm qua. Sử dụng hộp văn bản để liệt kê tổng số tiền nhận được từ các loại nhà tài trợ khác nhau, chẳng hạn như nền tảng và cá nhân. Các hình ảnh tài chính cung cấp cho độc giả những bức ảnh chụp đáng nhớ.
Chọn những bức ảnh bạn sẽ sử dụng để giúp kể những câu chuyện. Bạn có thể sử dụng hình ảnh của một ngôi nhà mà tổ chức của bạn đã giúp xây dựng, học sinh trong chương trình sau giờ học, động vật trong nơi trú ẩn của bạn, cây được trồng tại các trường trong khu vực hoặc nhân viên tổ chức đi bộ.
Lời khuyên
-
Chọn định dạng dựa trên độ dài và nội dung của báo cáo hàng năm của bạn. Một báo cáo dài có thể được hưởng lợi từ các phần, chẳng hạn như các chương trình, thành tựu, tài chính và nhà tài trợ. Bạn có thể chọn chia nhỏ văn bản bằng cách xen kẽ các hình ảnh và đồ họa trong suốt bản tường thuật đang chạy chỉ được phân tách bằng các tiêu đề.
Người đọc báo cáo thường niên quan tâm nhất đến bức thư từ CEO hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, người đọc tên trên danh sách nhà tài trợ, chú thích ảnh và tổng tài chính, theo trang web của Café Café tại Blue Avocado.
