Người sử dụng lao động và người lao động ký hợp đồng mỗi khi có người được thuê. Nhân viên đồng ý thực hiện một dịch vụ như được nêu trong bản mô tả công việc và người sử dụng lao động đồng ý cung cấp bồi thường dưới hình thức tiền lương. Nhiều công nhân được trả lương theo giờ, điều đó có nghĩa là nhà tuyển dụng cần cung cấp một số phương tiện ghi lại sự tham dự. Đồng hồ thời gian bao gồm hệ thống máy tính với bàn phím, thiết bị quẹt thẻ và máy dập lỗi thời, nhưng tất cả đều phục vụ cho cùng một mục đích chung.
Sử dụng bắt buộc
Đồng hồ thời gian chỉ phục vụ mục đích của nó khi mỗi nhân viên kiếm được tiền lương hàng giờ sử dụng nó cho mỗi ca. Sự không nhất quán trong sử dụng dẫn đến một hệ thống phức tạp của thẻ thời gian hoặc bản in đồng hồ thời gian, bảng chấm công được điền thủ công và các hồ sơ không chính thức khác cho biết ai đã làm việc và trong bao lâu. Nhà tuyển dụng chỉ nên thay đổi thông tin đồng hồ thời gian trong trường hợp hạn chế; một khi một nhân viên được thành lập với doanh nghiệp, cô ấy có thể phải chịu trách nhiệm về thời gian cô ấy không làm tài liệu và có thể không nhận được tiền lương đầy đủ cho thời gian đó.
Làm tròn
Các bộ phận lao động nhà nước đánh vần các quy tắc cho người sử dụng lao động làm tròn thời gian ghi lại của công nhân để tính toán thanh toán. Ví dụ, trong Thuế, một luật được gọi là quy tắc tối thiểu cho phép người sử dụng lao động bỏ qua "khoảng thời gian không đáng kể hoặc không đáng kể ngoài giờ làm việc theo lịch trình". Tuy nhiên, luật tương tự cũng quy định rằng lượng thời gian bị bỏ qua không thể lên tới hơn một vài giây hoặc phút. Ngoài các quy định này, người sử dụng lao động được pháp luật yêu cầu trả lương cho nhân viên theo thời gian được ghi trên đồng hồ thời gian.
Chính sách kinh doanh
Mỗi doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo cho nhân viên của mình về chính sách và việc sử dụng đồng hồ thời gian thích hợp. Điều này có thể liên quan đến việc không cho phép nhân viên đấm trong hơn năm phút trước khi có sự thay đổi theo lịch trình. Bất kỳ hình thức giả mạo đồng hồ thời gian hoặc giả mạo thẻ thời gian giả đều đủ điều kiện là hành vi trộm cắp và có thể dẫn đến truy tố hình sự. Công nhân đấm thẻ của người khác hoặc nhập mã thời gian của đồng nghiệp có thể bị sa thải hoặc xử lý kỷ luật khác.
Đối phó với các vấn đề
Ngay cả đồng hồ thời gian đáng tin cậy nhất cũng có thể bị hỏng hoặc không thể ghi lại giờ chính xác do thay đổi thời gian, mất điện hoặc hỏng cơ. Để giải quyết các vấn đề về đồng hồ thời gian, nhà tuyển dụng cần phải có một hệ thống dự phòng. Mỗi nhân viên nên biết phải làm gì nếu có lỗi đồng hồ thời gian, cho dù đó là điền vào bảng chấm công bằng tay hoặc nói chuyện với người giám sát vào đầu và cuối mỗi ca để ghi lại sự tham dự.
