Hoạch định nguồn nhân lực bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu lực lượng lao động: mức độ, vị trí và số lượng người mà tổ chức cần để thực hiện sứ mệnh và mục tiêu của mình. Loại kế hoạch này thường xảy ra trước khi công ty mở cửa kinh doanh. Các yếu tố như tăng trưởng công ty, tăng doanh thu, mở rộng sang các thị trường mới và sự tiêu hao nhân viên cũng có thể cần thêm nhân viên. Khi bạn ngồi vào bàn với lãnh đạo điều hành, thật khôn ngoan khi có một đề xuất bằng văn bản biện minh cho yêu cầu của bạn về nhân lực bổ sung.
Bắt đầu với những điều cần thiết
Tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn và mức độ phức tạp của kế hoạch nhân sự của bạn, yêu cầu đề xuất nhân viên bổ sung của bạn nên có ít nhất bốn phần cơ bản:
- Tóm tắt
- Đánh giá nhu cầu
- Phương pháp luận
- Ngân sách
Một số đề xuất có thể yêu cầu các phần bổ sung, như Đánh giá dự án và Chiến lược truyền thông, nhưng một đề xuất hoạch định nguồn nhân lực có thể không cần nhiều hơn bốn phần cơ bản. Đề xuất yêu cầu đầu vào từ toàn bộ đội ngũ nhân sự của bạn bởi vì nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên và bồi thường.
Viết một bản tóm tắt
Nêu mục đích đề xuất của bạn và xác định người cung cấp đầu vào. Tóm tắt nội dung và cung cấp thông tin về cách bạn dự định thực hiện kế hoạch cho nhân viên bổ sung. Độc giả chỉ có quyền truy cập vào bản tóm tắt điều hành nên hiểu đầy đủ các lý do cơ bản cho yêu cầu bổ sung nhân sự. Đồng thời làm rõ cách bạn đi đến kết luận rằng bạn cần nhiều nhân viên hơn và ngân sách sẽ chi trả các chi phí như thế nào để tuyển dụng, đào tạo, trên tàu và trả lương cho họ.
Thí dụ:
Giám đốc nhân sự của Công ty ABC, tên chèn, gửi đề xuất này, ngày ngày chèn để chứng minh việc bổ sung năm nhân viên bổ sung trên hai bộ phận: Bán hàng và Kế toán doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự đã nghiên cứu nhu cầu của công ty, đánh giá thị trường lao động hiện tại và ước tính chi phí chung cho các nhân viên bổ sung. Các chi tiết được nêu trong đề xuất này được phê duyệt bởi nhóm lãnh đạo điều hành của Công ty ABC.
Mô tả đề xuất nhân lực bổ sung của bạn
Mô tả lý do tại sao công ty cần thêm nhân viên và giải thích phương pháp bạn đã sử dụng để xác định có bao nhiêu nhân viên được yêu cầu để duy trì hoạt động của tổ chức. Đánh giá nhu cầu có thể bao gồm đánh giá về kế hoạch nhân sự hiện tại của công ty và khi nào nó được thực hiện. Nó cũng nên đưa ra các bước bạn đã thực hiện để xem xét các tài nguyên hiện tại của từng bộ phận và những gì bạn dự đoán sẽ là nhu cầu nhân sự của bộ phận trong tương lai. Ví dụ, đánh giá nhu cầu của bạn có thể bao gồm các mô tả về nhiệm kỳ trung bình của nhân viên, kế hoạch kế nhiệm, đào tạo và phát triển nhân viên, và sự tiêu hao và doanh thu.
Mô tả phương pháp của bạn
Đây là quá trình được sử dụng để kết luận rằng tổ chức hoặc bộ phận cần thêm nhân viên. Đối với mỗi một trong các thành phần đánh giá nhu cầu của bạn, hãy mô tả các nguồn cho thông tin của bạn và cách bạn sử dụng thông tin đó. Ví dụ: tính trung bình nhiệm kỳ của nhân viên là một phép tính đơn giản:
- Xem lại hồ sơ nhân sự cho ngày thuê
- Tính số năm làm việc
- Tổng số năm làm việc
- Chia tổng số nhân viên
Đối với một số phòng ban, bạn có thể muốn kiểm tra nhiệm kỳ của từng nhân viên để ước tính số lượng tiêu hao. Phương pháp này cũng nên bao gồm sự sẵn có của người lao động, bởi vì không có ý nghĩa trong việc kiến nghị thêm nhân viên nếu thị trường lao động như vậy mà bạn không có cơ hội thu hút các ứng viên đủ điều kiện. Tính khả dụng của thị trường lao động xác định xem bạn có quyền truy cập vào nguồn nhân lực, chẳng hạn như các trường gần đó sản xuất sinh viên tốt nghiệp hoặc thị trường lao động nói chung trong phạm vi đi lại. Bạn cũng có thể bao gồm trong phương pháp này những gì có thể xảy ra nếu công ty không thể thuê thêm nhân viên có trình độ. Ví dụ, tăng thời gian làm thêm cho nhân viên hiện tại, mất năng suất hoặc doanh số hoặc tinh thần nhân viên thấp vì lực lượng lao động hiện tại đang mang gánh nặng của khối lượng công việc quá mức có thể dẫn đến.
Đề xuất một ngân sách
Ngân sách cho nhân viên bổ sung không chỉ là những gì nhân viên kiếm được. Bồi thường cho mỗi nhân viên bao gồm tiền lương hàng năm hoặc tiền lương, cộng với chi phí lợi ích. Kể từ tháng 12 năm 2017, Cục Thống kê Lao động của Bộ Lao động Hoa Kỳ chỉ ra chi phí bồi thường cho nhân viên khu vực tư nhân là 31,7% tiền lương. Ví dụ, chi phí để thuê một người kiếm được 50.000 đô la một năm là khoảng 15.850 đô la, làm cho tổng chi phí cho nhân viên đó là 65.850 đô la mỗi năm. Các lợi ích bao gồm thời gian nghỉ, trả bảo hiểm và đóng góp tiết kiệm hưu trí. Cũng có chi phí để tuyển dụng, đào tạo và nhân viên trên tàu, phụ thuộc vào thời gian và tiền lương của các thành viên nhóm nhân sự tham gia vào quá trình tuyển dụng. Nhiều tổ chức dựa trên quyết định tuyển dụng về chi phí, vì vậy phần ngân sách của đề xuất của bạn nên mô tả chi phí và cơ sở cho các dự đoán của bạn.
Tổng hợp tất cả lên
Kết luận về đề xuất của bạn cho nhân viên bổ sung sẽ chỉ ra dòng thời gian, dựa trên thời điểm bạn nhận được phê duyệt, bởi vì bạn thường không thể xác định chính xác ngày mà bạn thực sự có thể đưa mọi người lên máy bay. Các trường hợp dự phòng, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch và các ứng cử viên cần thêm thời gian để cung cấp thông báo cho nhà tuyển dụng hiện tại có thể gây ra sự chậm trễ. Đừng vội vàng trong khung thời gian mà bạn có thể mang thêm nhân viên.
