Tài liệu hệ thống bao gồm các tài liệu bằng văn bản được sử dụng để mô tả các ứng dụng của hệ thống phần cứng hoặc phần mềm máy tính. Tài liệu có thể được hiển thị dưới dạng hướng dẫn in, thẻ flash, trang Web hoặc văn bản trợ giúp trên màn hình. Tài liệu hệ thống là một thành phần quan trọng cho sự thành công của bất kỳ hệ thống máy tính nào. Tuy nhiên, nhiều nhà phát triển gặp khó khăn trong việc tạo tài liệu đầy đủ cho các sản phẩm của họ. Các loại tài liệu khác nhau có mục tiêu khác nhau, vì vậy nội dung của bất kỳ tài liệu nào sẽ phụ thuộc vào đối tượng dự định của nó.
Tài liệu dự án
Mục đích của tài liệu dự án mô tả toàn bộ dự án. Tài liệu dự án cung cấp cho giám đốc điều hành, người quản lý và nhân viên cái nhìn bao quát về các phương pháp, nguồn lực và mục tiêu đề xuất của dự án. Các tài liệu đề xuất dự án cho thấy giám đốc điều hành các mục tiêu và ngân sách của dự án. Các thông số kỹ thuật phác thảo các yêu cầu phần cứng và phần mềm cho các dự án. Kế hoạch dự án nêu chi tiết các bước mà các lập trình viên, kỹ thuật viên và nhà thiết kế sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu của dự án.
Tài liệu kiểm tra
Tài liệu thử nghiệm minh họa các kế hoạch thử nghiệm sản phẩm trước khi phát hành. Bộ phận đảm bảo chất lượng phát triển các kế hoạch kiểm tra cho cả người dùng "alpha" nội bộ và người kiểm tra "beta" bên ngoài.Tài liệu kiểm tra bao gồm các hướng dẫn kiểm tra - chẳng hạn như một bộ các bước cụ thể mà người kiểm tra phải tuân theo - để xác định xem sản phẩm có hoạt động như kế hoạch hay không. Nhân viên QA cũng thu thập nhật ký sự cố, danh sách lỗi và báo cáo từ người kiểm tra.
Tài liệu nhóm
Việc trao đổi ý tưởng giữa các thành viên trong nhóm là rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Tài liệu nhóm ghi lại các trao đổi này để sử dụng cho dự án hiện tại và các dự án trong tương lai. Kế hoạch nhóm, lịch trình và cập nhật trạng thái là các thành phần chính của tài liệu nhóm. Danh sách kiểm tra giúp người quản lý dự án xem các nhiệm vụ mà nhóm đã hoàn thành. Biên bản các cuộc họp nhóm cho phép các nhà quản lý theo dõi các vấn đề, đề xuất và bài tập khác nhau giữa các thành viên trong nhóm.
Tài liệu người dùng
Yếu tố quan trọng nhất của tài liệu hệ thống là nội dung tiếp cận khách hàng. Tài liệu người dùng phải không có biệt ngữ kỹ thuật quá mức và chứa ngôn ngữ rõ ràng, súc tích. Hướng dẫn sử dụng thường là thành phần chính của tài liệu người dùng, nhưng người dùng cũng dựa vào các nguồn khác. Tài nguyên đào tạo - bao gồm hướng dẫn sử dụng và video - có thể giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng hiểu cách hệ thống hoạt động. Khi hệ thống không hoạt động như mong đợi, hướng dẫn xử lý sự cố có thể giúp người dùng tìm và giải quyết vấn đề.
