Hệ thống lưu trữ và phân loại thuộc ba loại chính: bảng chữ cái, số và chữ số. Mỗi loại hệ thống nộp đơn này đều có những ưu điểm và nhược điểm, tùy thuộc vào thông tin được nộp và phân loại. Ngoài ra, bạn có thể tách từng loại hệ thống nộp đơn thành các nhóm nhỏ. Một hệ thống phân loại nộp đơn hiệu quả sử dụng loại hệ thống hợp lý, thiết thực và linh hoạt nhất cho các thông tin liên quan.
Hệ thống lưu trữ theo thứ tự chữ cái
Hệ thống chủ đề theo thứ tự chữ cái phân loại thông tin theo chủ đề, sau đó nộp nhãn chủ đề theo thứ tự bảng chữ cái. Các chủ đề liên quan không được giữ cùng nhau trong hệ thống này. Thông thường loại hệ thống này là tốt nhất khi một lượng nhỏ thông tin có liên quan. Loại hệ thống nộp đơn và phân loại này đôi khi được gọi là hệ thống "từ điển". Khi tên cá nhân đang được nộp, tên cuối cùng được sử dụng làm trình sắp xếp chính, với tên đầu tiên chỉ được sử dụng trong trường hợp tên cuối giống hệt nhau.
Bảng chữ cái bách khoa toàn thư
Trong một hệ thống nộp đơn và phân loại "bách khoa toàn thư", thông tin trước tiên được chia theo danh mục chung, với các danh mục phụ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Loại hệ thống lưu trữ này đặc biệt hữu ích để xử lý một lượng lớn thông tin vì người dùng hệ thống không phải ghi nhớ tên của một tệp cụ thể để tìm thấy nó. Thay vào đó, họ có thể bắt đầu bằng cách tìm kiếm danh mục chung và tìm kiếm trong đó để tìm tệp cụ thể mà họ cần.
Hệ thống hồ sơ địa lý theo thứ tự chữ cái
Một tập hợp con của hệ thống nộp đơn và phân loại bách khoa toàn thư là hệ thống nộp đơn theo bảng chữ cái. Trong một hệ thống địa lý, các danh mục chính được chia theo các vị trí. Bạn có thể sử dụng bất kỳ kích thước hoặc loại vị trí, từ quốc gia đến thành phố đến văn phòng hiện trường. Người dùng loại hệ thống này bắt đầu bằng cách chọn khu vực địa lý có liên quan đến tìm kiếm của họ, sau đó tìm kiếm theo thứ tự bảng chữ cái trong chủ đề đó để tìm thông tin cụ thể mà họ tìm kiếm.
Hệ thống lưu trữ số thẳng
Các hệ thống phân loại và nộp đơn thẳng rất dễ sử dụng, vì chúng thường bắt đầu ở số một và gắn nhãn cho mỗi tệp với số tiếp theo. Tuy nhiên, việc sử dụng loại hệ thống này bị hạn chế, vì nó thường yêu cầu một chỉ mục để giúp người dùng tìm thấy các tệp họ tìm kiếm và các tệp hoạt động cao có thể bị tắc nghẽn trong cùng một khu vực số.
Hệ thống lưu trữ số kép
Trong các hệ thống lưu trữ số song công, các tệp được cung cấp nhãn số với một số bộ số liên quan. Loại hệ thống nộp đơn này có thể xử lý một lượng lớn dữ liệu. Các bộ số khác nhau có thể tương ứng với các danh mục chính và các danh mục phụ, song song với hệ thống bách khoa toàn thư về nộp đơn và phân loại. Một nhược điểm của một hệ thống như vậy là một chỉ số được yêu cầu để hiểu từng nhóm số đề cập đến điều gì. Một loại hệ thống số song công rất quen thuộc là hệ thống thập phân Dewey, mà hầu hết các thư viện sử dụng để lập danh mục các bộ sưu tập của họ.
Hệ thống lưu trữ thời gian
Một tiểu thể loại khác của các hệ thống lưu trữ số là các hệ thống theo thời gian, trong đó các tệp được sắp xếp theo ngày. Thông thường các tệp được nhóm đầu tiên theo năm, sau đó theo tháng, sau đó theo ngày. Các tệp tương ứng, chẳng hạn như danh sách email, thường được tổ chức theo kiểu này, với các phần dữ liệu gần đây nhất được liệt kê đầu tiên.
Hệ thống lưu trữ chữ và số
Trong các hệ thống nộp chữ và số, thông tin được phân loại theo thể loại trong hệ thống bách khoa toàn thư, nhưng sử dụng cả chữ và số để biểu thị các danh mục. Việc sử dụng cả chữ và số cho phép trường danh mục lớn hơn nhiều so với chỉ sử dụng số. Do đó, hệ thống nộp đơn và phân loại của Thư viện Quốc hội, là chữ và số, cho phép một loạt các danh mục lớn hơn hệ thống Thập phân Dewey, được giới hạn trong mười danh mục chính.
