Các chuyên gia, chẳng hạn như kế toán và luật sư, thường viết thư cho khách hàng về các vấn đề kinh doanh quan trọng. Công ty phải tuân theo các quy trình nhất định để tạo ra các thư khách hàng rõ ràng, hiệu quả. Chuyên gia viết thư khách hàng cho một số mục đích bao gồm chào đón một khách hàng mới, thảo luận về một vấn đề kinh doanh hoặc đưa ra lời khuyên. Viết thư khách hàng một cách chuyên nghiệp và làm cho nó dễ đọc, với mục đích rõ ràng người đọc sẽ hiểu.
Sử dụng tiêu đề thư. Hầu hết các doanh nghiệp chuyên nghiệp sử dụng tiêu đề thư cho tất cả các chữ cái bao gồm cả thư cho khách hàng. Tiêu đề thư chứa tên của công ty, địa chỉ và số điện thoại.
Địa chỉ thư. Khi viết thư cho khách hàng, hãy viết thư trực tiếp cho người đó bằng cách nêu tên người tên. Nó có thể bắt đầu bằng từ chữ "Dear Dear", theo sau là tên của người hay tên của từ. Đến Bao gồm một ngày ở đầu thư.
Bắt đầu bức thư với một giới thiệu ngắn gọn. Giữ lời giới thiệu dễ chịu và đàm thoại. Cảm ơn khách hàng đã sử dụng công ty của bạn và cho biết lý do của bức thư.
Phát triển cơ thể của bức thư. Phần này của thư chứa thông tin cho mục đích chữ cái. Nó có thể chứa lời khuyên hoặc thông tin khác liên quan đến khách hàng.
Tránh sử dụng các thuật ngữ mà chỉ một chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể của bạn sẽ hiểu. Luật sư và kế toán thường sử dụng các thuật ngữ dành riêng cho lĩnh vực của họ, nhưng có thể xa lạ với khách hàng. Chọn những từ rõ ràng cho bất kỳ người nào, bất kể nền tảng của họ.
Yêu cầu khách hàng gọi với câu hỏi. Thư mời liên hệ với công ty để được trợ giúp thêm và thông tin là một phần tiêu chuẩn của tất cả các thư của khách hàng.
Ký tên. Bao gồm chữ ký của bạn ở dưới cùng của bức thư và gửi tài liệu cho khách hàng của bạn.
