Xử lý bảng lương cho một kỳ thanh toán đôi khi có thể mất hai hoặc ba ngày để hoàn thành vì đây là một quy trình chi tiết. Một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất (và đầu tiên) của việc xử lý bảng lương liên quan đến việc tìm ra nhân viên thời gian. Trong quá trình thực hiện các phép tính, bạn cũng phải chuyển đổi thời gian của nhân viên.
Tập hợp nhân viên hàng giờ, bảng thời gian hàng tuần. Nhân viên hàng giờ được trả lương dựa trên số giờ họ làm việc trong thời gian trả lương hiện tại - khoảng thời gian mà họ đang được trả tiền. Bảng chấm công sẽ phản ánh mỗi nhân viên của bạn thường xuyên, làm thêm giờ, nghỉ phép, ốm hoặc thời gian cá nhân được sử dụng cho tuần đó. Một số nhân viên sử dụng bảng chấm công được hoàn thành bằng tay; những người khác đấm đồng hồ thời gian. Đảm bảo rằng nhân viên và người quản lý hoặc người giám sát của anh ta ký vào bảng chấm công. Nếu nó không được ký, hãy trả lại cho chữ ký thích hợp.
Đi qua các thẻ thời gian và chuyển đổi thời gian quân sự sang thời gian thường xuyên. Nếu bảng chấm công được hoàn thành bằng tay, rất có thể bạn có thể bỏ qua bước này vì nhân viên sẽ sử dụng thời gian thường xuyên để ghi lại giờ của mình. Nếu nhân viên sử dụng đồng hồ thời gian ghi lại những cú đấm của anh ta trong thời gian quân sự, bạn phải chuyển đổi nó. Sử dụng ví dụ sau để chuyển đổi thời gian quân sự sang thời gian thông thường: Trong - 900; ăn trưa trong - 1300; ăn trưa - 1400; ra - 1900 bằng - 9 giờ sáng; ăn trưa trong - 1p.m.; ăn trưa - 2 giờ chiều; ra - 7 giờ Nhân viên nên được trả tiền cho tám giờ thường xuyên và một giờ làm thêm, với điều kiện anh ta có 40 giờ thường xuyên trong tuần.
Thay đổi số thập phân thành phút. Bảng thời gian của nhân viên có thể phản ánh số thập phân thay vì phút. Sử dụng công thức sau để thực hiện chuyển đổi: 0 - 0,25 bằng 15 phút 26 -.50 bằng 30 phút.51 -.75 bằng 45 phút.76 -.99 bằng 60 phút
Làm tròn số nhân viên hàng giờ Thời gian đến giờ quý gần nhất. Nhân viên hoặc đồng hồ thời gian thường ghi lại các cú đấm chính xác (ví dụ: 8:13 sáng hoặc 7:06 sáng); làm tròn như sau: 8:13 sáng bằng 8:15 sáng 7:06 sáng bằng 7 giờ sáng.
Tổng số cột thời gian dựa trên chuyển đổi của bạn cho mỗi ngày. Các cột thường xuyên và tăng ca nên được chuyển đổi. Ví dụ: chuyển đổi cột thông thường của bạn phản ánh: Thứ hai: 8 giờ Thứ ba: 7 giờ và 30 phút Thứ tư: 6 giờ và 15 phút Thứ năm: 8 giờ Thứ sáu: 7 giờ và 45 phút Tổng số cột thông thường nên đọc 37 giờ và 30 phút.
