Tạo một lịch trình dự án thực tế là một trong những thách thức lớn nhất mà người quản lý dự án phải đối mặt. Có một số vấn đề phổ biến với việc lập lịch trình dự án có thể được dự đoán và ngăn chặn, giúp mọi người tham gia vào dự án tự tin hơn về lịch trình.
Dự tính thời gian thực hiện nhiệm vụ
Vấn đề cơ bản và phổ biến nhất với lập kế hoạch dự án là ước tính thời lượng của từng nhiệm vụ dự án. Hầu hết mọi người đánh giá thấp việc họ sẽ làm trong bao lâu, dẫn đến một lịch trình chỉ phản ánh một tình huống tốt nhất. Để ngăn chặn điều này, bạn có thể thêm thời gian cho mỗi nhiệm vụ nếu bạn có thể dự đoán số lượng thành viên trong nhóm của bạn đã đánh giá thấp. (Nhiều người đánh giá thấp một cách nhất quán theo một tỷ lệ nhất định.) Hoặc bạn có thể thêm thời gian dự phòng dưới dạng một mục riêng trong lịch trình của mình. Mặc dù điều này đôi khi được coi là một phần của lịch trình, nhưng đây thực sự là một cách thực tế để làm cho kế hoạch của bạn chính xác hơn.
Hãy chắc chắn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ dự án cần thiết. Nó dễ dàng bỏ qua những người được thực hiện bởi các nhóm bên ngoài nhóm dự án của bạn hoặc những người mà chuyên gia về chủ đề thực hiện dự toán nghĩ rằng quá rõ ràng đến nỗi cô ấy không cần phải đề cập đến họ.
Phân công tài nguyên
Hầu hết các lịch trình dự án đều dựa trên giả định rằng người tài nguyên phù hợp sẽ có mặt chính xác khi cần. Nhưng trừ khi tổ chức của bạn có một phương pháp tốt để phân công mọi người vào các dự án, điều đó có thể không xảy ra. Lịch trình của bạn cũng cần tính toán thực tế cho mỗi thành viên trong nhóm có thể dành bao nhiêu thời gian cho dự án của bạn, xem xét các dự án khác, hỗ trợ vận hành hoặc các nhiệm vụ hành chính mà họ phải làm.
Đặt ngày thực hiện
Trong nhiều trường hợp, quản lý hoặc một số yếu tố bên ngoài đã đặt ngày thực hiện dự án trước khi bạn xây dựng lịch trình. Bạn có thể được yêu cầu giảm thời gian lên kế hoạch cho một số nhiệm vụ để đáp ứng ngày kết thúc cần thiết. Bạn nên chủ động liên lạc với nhà tài trợ dự án bất kỳ rủi ro nào liên quan đến việc thực hiện những thay đổi này.
Quản lý những điều chưa biết
Các sự kiện không xác định, chẳng hạn như thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc các vấn đề với công nghệ mới, có thể dẫn đến các nhiệm vụ dự án mất nhiều thời gian hơn so với lịch trình. Bằng cách xác định các rủi ro có thể xảy ra khi bắt đầu dự án, bạn sẽ có thể quản lý tốt hơn bất kỳ điều gì xảy ra và do đó làm giảm tác động của chúng đến lịch trình của bạn.
Quản lý thay đổi
Thay đổi phạm vi của dự án, các yêu cầu cần hoàn thành hoặc công nghệ đang được sử dụng có thể phá vỡ lịch trình dự án của bạn. Những loại thay đổi này phải trải qua quy trình quản lý thay đổi dự án chính thức để nhà tài trợ dự án và khách hàng có thể đồng ý với bất kỳ thay đổi lịch biểu nào thay vì ngạc nhiên khi thấy chúng.
Dự toán lớn
Một dự án lớn có nhiều sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ và giữa các nhóm hoặc cá nhân làm việc. Mức độ phức tạp này khiến cho việc dự đoán lịch trình trở nên khó khăn hơn, điều này sẽ cần bao gồm thời gian cho sự phối hợp đó.
