Chính sách và thủ tục của công ty trình bày hướng dẫn cho nhân viên và quản lý. Bất cứ khi nào có câu hỏi liên quan đến hành vi hoặc hoạt động, chính sách được áp dụng cho các hành vi trực tiếp và giải quyết các câu hỏi đạo đức. Các quy trình của công ty được viết tốt sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự trong các nhiệm vụ hàng ngày; hiểu chính sách và biết nơi để được giúp đỡ hoặc thông tin bổ sung là chìa khóa cho sự tuân thủ của nhân viên.
Khái niệm cơ bản
Chính sách của công ty phác thảo các hành vi có thể chấp nhận và kỳ vọng của nhân viên, trong khi các quy trình mô tả và xác định các luồng quy trình và mục tiêu của công ty. Tuy nhiên, cả chính sách và thủ tục nên được xây dựng trong phạm vi mục tiêu của tổ chức; Do đó, hướng dẫn chính sách và thủ tục được viết với mục tiêu cuối cùng là giúp nhân viên hỗ trợ sứ mệnh chung của công ty. Giám đốc điều hành nhân sự có thể làm việc với các nhà quản lý của các bộ phận khác để xây dựng các chính sách và thủ tục cuối cùng sẽ củng cố công ty.
Ý nghĩa
Bằng cách chi tiết những gì được mong đợi của nhân viên, chính sách của công ty cung cấp một khuôn khổ mà qua đó nhân viên có thể xuất sắc. Ngược lại, cẩm nang chính sách cũng phác thảo các bước sẽ được thực hiện nếu một nhân viên phá vỡ các quy tắc của công ty. Điều này cho công ty một sự bảo vệ hợp pháp; khi nhân viên ký vào sổ tay chính sách của công ty, họ thừa nhận các tiêu chuẩn hành vi được chấp nhận và việc làm tiếp tục của họ phụ thuộc vào các quy tắc ứng xử sau đây.
Tương tự như vậy, các thủ tục công ty đòi hỏi mô tả công việc, cộng với các hoạt động và mục tiêu của nhân viên. Nếu bạn đang viết một hướng dẫn thủ tục, sẽ rất hữu ích khi nghĩ về những gì công ty muốn nhân viên làm, cũng như cách thức và thời điểm thực hiện nó.
Chức năng
Các chính sách và thủ tục của công ty không phải là một cái gì đó được giữ trên kệ bụi. Trong thực tế, sổ tay chính sách và thủ tục hoạt động tốt nhất khi chúng hoạt động và được cập nhật thường xuyên. Rốt cuộc, các công ty không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi. Do đó, các nhà quản lý nhân sự cần xem xét chính sách và thủ tục như một nỗ lực của nhóm và thường xuyên, có lẽ hàng tháng. Mọi thay đổi về thủ tục, sau khi được ủy quyền, sau đó sẽ được phân phối cho các nhà quản lý để xem xét với các bộ phận tương ứng của họ. Ngoài ra, nên giữ bản sao có chữ ký của nhân viên xem xét và chấp nhận các chính sách của công ty trên cơ sở hàng năm.
Các loại
Các thủ tục của công ty phác thảo cách nhân viên sẽ hoàn thành nhiệm vụ, bao gồm mô tả công việc, trách nhiệm phân chia và cơ cấu báo cáo tổ chức. Các thủ tục cũng có thể bao gồm các kết quả mong đợi và các mục tiêu cá nhân, thiết lập các tiêu chuẩn hàng năm cho hiệu suất của nhân viên và bộ phận. Ví dụ là mục tiêu bán hàng cho mỗi người hoặc xếp hạng dịch vụ khách hàng cho nhóm trung tâm cuộc gọi. Tương tự, các chính sách chung có thể bao gồm các tiêu chuẩn về hành vi của nhân viên, chẳng hạn như quy định về trang phục, kỳ vọng tham dự, phụ cấp kỳ nghỉ và nghỉ lễ, và chính sách quấy rối tình dục.
Chiến lược
Các chính sách và thủ tục chung của công ty nên được viết với hai mục tiêu: phải rõ ràng và súc tích và liên quan đến một mặt cắt ngang của đầu vào bộ phận. Không ai được hưởng lợi từ hướng dẫn sử dụng nhầm lẫn và sổ tay nhân viên. Do đó, nếu bạn đang viết các chính sách và quy trình của công ty, cấu trúc câu ngắn gọn, chính xác, cộng với hình minh họa, được ưu tiên. Ví dụ, viết "Mỗi thứ Sáu trong các tháng Sáu, tháng Bảy và tháng Tám sẽ là những ngày ăn mặc giản dị" kèm theo một danh sách quần áo chấp nhận được chi tiết rõ ràng cho cả nhân viên và quản lý những gì được phép. Viết "trong mùa hè" hoặc không bao gồm danh sách quần áo có thể chấp nhận sẽ khiến quy tắc mở cho giải thích cá nhân có thể dẫn đến các vấn đề nếu một nhân viên đi làm vào đầu tháng 9 trong trang phục cắt và áo phông.
Tương tự như vậy, chỉ bằng cách liên quan đến các đại diện bộ phận khác nhau, bạn mới có thể có được một bức tranh chân thực về những chính sách và thủ tục cần được vạch ra. Hướng dẫn chỉ nên được viết sau khi đầu vào từ tất cả các bộ phận bị ảnh hưởng, cho phép tiếp cận toàn diện các hướng dẫn của tổ chức. Biện pháp bao gồm này sẽ cho phép mua nhiều hơn hoặc được các nhà quản lý bộ phận chấp nhận và dẫn đến việc truyền thông và thực hiện kế hoạch kinh doanh trên toàn công ty tốt hơn.
