Ngay cả khi một nhóm thực hiện các hoạt động dự án một cách suôn sẻ, thì người quản lý dự án vẫn cần phải theo dõi tiến trình của dự án về mặt thời gian, chi phí, tài nguyên và hiệu suất. Bạn hoàn thành mục tiêu này bằng cách so sánh trạng thái của dự án với kế hoạch và ngân sách công việc được phê duyệt. Bạn cũng so sánh các tham số lập kế hoạch thực tế của dự án với các tham số được xác định trong kế hoạch dự án. Tiếp theo, bạn so sánh các cam kết của dự án, chẳng hạn như tài chính và các nguồn lực khác, với các cam kết được tham chiếu trong kế hoạch dự án. Sau đó, bạn kiểm tra tiến độ thực tế của dự án theo thời gian so với dự kiến và được ghi lại trong kế hoạch dự án.
Giám sát ngân sách dự án
Một ngân sách dự án có thể được nêu là tài nguyên, chẳng hạn như đô la, tuần tài nguyên, số giờ sử dụng hoặc biện pháp khác. Bạn so sánh việc sử dụng tài nguyên dự án thực tế của bạn với dự đoán trong kế hoạch dự án. Theo dõi ngân sách là điều cần thiết bởi vì trước khi dự án bắt đầu, người quản lý dự án và các bên liên quan đồng ý với việc dành các nguồn lực cụ thể cho dự án. Do đó, nếu chi phí dự án bắt đầu vượt quá ngân sách, điều đó có thể có nghĩa là không cần điều chỉnh phạm vi dự án hoặc tài nguyên mà tất cả các yêu cầu của dự án đã giành được.
Theo dõi phạm vi dự án
Một phạm vi dự án bao gồm các yêu cầu dự án, còn được gọi là mục tiêu. Giám sát phạm vi dự án là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh khác của dự án bao gồm chi phí, tiến độ và nguồn lực của dự án. Ví dụ, nếu bạn có quá nhiều tài nguyên được gán cho dự án, chi phí của bạn sẽ quá cao. Giám sát phạm vi dự án sẽ dừng creep phạm vi, đó là bổ sung các yêu cầu mới sau khi kế hoạch dự án được phê duyệt. Creep phạm vi có nghĩa là ngân sách, thời gian và nguồn lực được phân bổ cho dự án sẽ không đủ.
Xem tiến độ dự án
Một người quản lý dự án so sánh trạng thái làm việc của dự án được báo cáo trong lịch trình dự án với lịch trình được lên kế hoạch để đảm bảo dự án đang tiến triển như mong đợi. Lịch trình dự án có thể được trình bày dưới dạng cấu trúc phân chia công việc, cả hai đều xác định các hoạt động được thực hiện theo báo cáo hàng ngày, nhận biết cột mốc và tài liệu và phản hồi khác, và các tài nguyên cần thiết cho từng giai đoạn dự án của vòng đời dự án. Sử dụng lịch trình, nó cũng có thể xác định các mốc nào đã được đáp ứng và hoạt động nào có thể yêu cầu các nguồn lực bổ sung nếu chúng được hoàn thành đúng hạn và theo ngân sách.
Giám sát tài nguyên dự án
Một nguồn tài nguyên của dự án bao gồm con người, phương tiện làm việc, thiết bị, phần mềm và các công cụ dự án khác. Sự cam kết của các nguồn lực đối với một dự án không chỉ được phản ánh bằng đô la và xu, mà còn về chi phí cơ hội trong điều kiện giảm nguồn lực sẵn có cho một dự án khác. Điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ của dự án một phần bởi sự sẵn có của các tài nguyên cụ thể khi cần vì thiếu tài nguyên sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án, phạm vi và chất lượng của sản phẩm cuối dự án.
