Cho dù đối với một hiệp hội nhà chung cư hoặc công ty đa quốc gia, biên bản cuộc họp tạo thành cơ sở pháp lý cho bất kỳ hành động nào được thực hiện bởi nhóm. Sự chiếm đoạt, chính sách, mua hàng - bất kỳ hoạt động nào của công ty, phi lợi nhuận hoặc vì lợi nhuận - phải được ghi lại trong vài phút. Một số tổ chức không chính thức hơn các tổ chức khác - bạn có thể sẽ không nghe thấy một người hàng xóm di chuyển để đặt một chuyển động trên bàn trong một ủy ban nhà thờ - nhưng tất cả phải hoạt động theo quyết định của các cơ quan quản lý của họ. Biên bản cung cấp bằng chứng về những hành động đó và xác định ý định của họ.
Được chuẩn bị
Lên kế hoạch trước. Lắp ráp chương trình nghị sự và danh sách các thành viên hoặc người tham gia cuộc họp trong tay trước cuộc họp. Nếu nhóm của bạn không hoạt động theo chương trình nghị sự, hãy khuyến khích nhóm bắt đầu làm như vậy để duy trì sự tập trung. Tìm hiểu có bao nhiêu thành viên cần thiết để tiến hành kinh doanh, vì vậy bạn có thể lưu ý sự hiện diện của một đại biểu trong vài phút nếu được yêu cầu.
Tạo một mẫu để sử dụng cho ghi chú của bạn. Bao gồm không gian cho ngày, thời gian và địa điểm, và một danh sách kiểm tra của các thành viên để đánh dấu những người tham dự và vắng mặt. Nếu cuộc họp liên quan đến đầu vào công cộng, hãy bao gồm các dòng cho tên và các vấn đề từng địa chỉ. Một số trang web như Meettem mẫu.com cung cấp các mẫu miễn phí cho nhiều loại cuộc họp.
Điền vào ngày, thời gian, địa điểm, người tham dự và thông tin đại biểu tại cuộc họp. Lưu ý ai đã gọi cuộc họp để đặt hàng và thời gian. Nếu có thể, hãy yêu cầu các thành viên của công chúng tham dự đăng ký tên của họ để bạn không phải hỏi cách đánh vần họ. Trong các nhóm thành viên lớn, lưu hành một tờ đăng ký để kiểm tra lại danh sách kiểm tra tham dự của bạn.
Thực hiện chính xác
Ghi lại từng vấn đề và bất kỳ hành động nào được thực hiện trên mỗi vấn đề. Luôn luôn bao gồm tên của thành viên đã thực hiện chuyển động. Chuyển động đầu tiên thường là chấp nhận biên bản của cuộc họp trước, tiếp theo là bất kỳ báo cáo nào của ủy ban. Bao gồm các khuyến nghị và bất kỳ hành động được thực hiện trong phản ứng. Bảo tồn các báo cáo ủy ban bằng văn bản để bao gồm với những phút cuối cùng. Đừng cố gắng tóm tắt các cuộc thảo luận.
Lưu ý tên của những người giới thiệu, di chuyển hoặc ủng hộ hành động cùng với sự phục hồi chính xác của từng chuyển động. Nhiều tổ chức cũng ghi lại người đã chuyển động giây. Đừng ngần ngại yêu cầu phục hồi hoặc làm rõ - hồ sơ chính thức này ràng buộc nhóm với hành động cụ thể.
Ghi phiếu bầu theo hệ thống của tổ chức của bạn. Bạn sẽ cần ít nhất một số phiếu. Một số nhóm cũng thêm tên và ghi lại cách mỗi cá nhân bỏ phiếu.
Ghi lại thời gian và phương thức hoãn lại. Ký tên của bạn là thư ký-người giữ phút.
Theo dõi qua
Viết vài phút ngay lập tức, trong khi cuộc họp là mới mẻ trong tâm trí của bạn. Đưa họ đến nhà lãnh đạo để phê duyệt trong vòng một hoặc hai ngày cùng với một danh sách các báo cáo hoặc triển lãm.
Gửi phút cho các thành viên và người tham dự đã yêu cầu họ qua email, thư hạng nhất, một ứng dụng được chia sẻ như Microsoft OneNote hoặc chương trình đám mây như Google Drive.
Chuẩn bị một bản sao chính thức và đính kèm các báo cáo và bản trình bày gốc cho hồ sơ vĩnh viễn.
Lời khuyên
-
Cố gắng hoàn thiện một mẫu cho nhu cầu của tổ chức của bạn thay vì cố gắng khớp các ghi chú cuộc họp của bạn với một mẫu trừu tượng. Nhiều mẫu kinh doanh quá không chính thức cho các cuộc họp tổ chức hoặc công cộng.
Khuyến khích sử dụng Quy tắc đặt hàng của Robert trong tổ chức của bạn. Nó là một định dạng được sử dụng rộng rãi có thể được điều chỉnh cho cuộc họp chính thức và không chính thức.
