Một báo cáo hiệu suất là một công cụ kinh doanh có giá trị. Nó cho phép bạn ghi lại và theo dõi màn trình diễn của nhân viên. Điều quan trọng là viết các báo cáo này một cách cẩn thận, vì chúng có thể là chất xúc tác để khuyến khích hành vi tích cực hoặc tiêu cực hơn từ nhân viên. Một báo cáo hiệu suất được viết tốt kết hợp thông tin, phân tích, trung thực và khéo léo.
Trung tâm báo cáo của bạn xung quanh nhiều quan sát mà bạn có dữ liệu. Điều quan trọng là phải ghi chú về nhân viên trước khi viết báo cáo và sau đó lấy thông tin từ các ghi chú đó để biên dịch báo cáo. Hãy chắc chắn rằng các quan sát là trực tiếp và không nghe thấy. Một ví dụ về quan sát trực tiếp có thể là một ghi chú mà bạn đã viết và nộp khi bạn nhận thấy một nhân viên đến muộn 30 phút để làm việc vào một ngày cụ thể.
Viết về các hành vi liên quan cụ thể đến công việc đang được thực hiện. Các hành vi liên quan đến công việc bao gồm tương tác với đồng nghiệp, chú ý đến chi tiết, chất lượng giấy tờ, thái độ chung và đúng giờ.
Trung tâm báo cáo của bạn về hành vi đã được thảo luận bằng lời nói với nhân viên. Nhận xét của bạn không nên là một bất ngờ hoàn toàn cho người lao động.
Tập trung vào sự tích cực, nhưng hãy chắc chắn liệt kê một cách khách quan bất kỳ sự cố tiêu cực nào nếu cần thiết. Bạn có thể viết một cái gì đó như, "Ông Jones duy trì các tương tác tích cực với đồng nghiệp. Ông ở lại muộn nếu cần thiết để hoàn thành công việc. Ông đã gặp một số vấn đề khi đến nơi làm việc đúng giờ, bằng chứng là những quan sát được thực hiện Ngày 11, 20 và 27 tháng Sáu."
Hãy súc tích và cụ thể. Ví dụ trích dẫn các sự cố cụ thể. Tránh lan man. Một ví dụ tồi tệ về điều này sẽ là một cái gì đó như, "Cô Smith không làm tốt công việc. Cô ấy có vẻ như không phù hợp với vị trí này. Tôi không biết tương lai sẽ ra sao nếu không thể. … "Một ví dụ tốt hơn là," Cô Smith đã bị hai đồng nghiệp khác nhau đệ đơn kiện nhiều lần liên quan đến lời nói xúc phạm và thiếu tôn trọng của cô."
Liên kết báo cáo hiệu suất với các báo cáo trước đó. Cho biết các khu vực có thể đã được cải thiện, xấu đi hoặc giữ nguyên. Ví dụ, bạn có thể viết, "Số lượng sản xuất của ông quý trước thấp hơn 75% so với những gì công ty cho là chấp nhận được. Tuy nhiên, kể từ lần đánh giá cuối cùng, sản xuất của ông đã được cải thiện mạnh mẽ và hiện đạt tiêu chuẩn của công ty."
Truyền đạt sự đánh giá cao cho các lĩnh vực tích cực của hành vi. Bạn có thể viết một cái gì đó như, "Thái độ tích cực của cô Brown ảnh hưởng đến những người xung quanh và làm cho nơi làm việc trở thành một môi trường tốt hơn."
Cung cấp phản hồi về cách bạn muốn thấy các khu vực yếu hơn được cải thiện. Liên kết báo cáo với các mục tiêu trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể viết, "Ông Hartzog đã không cung cấp kế hoạch bài học hàng tuần của mình trong bốn lần. Trong học kỳ tiếp theo, ban giám khảo muốn thấy ông chuyển kế hoạch bài học của mình vào thứ Sáu mỗi tuần."
Viết báo cáo khi bạn đang ở trong một khung tâm trí tích cực. Hãy chắc chắn xem xét báo cáo ít nhất vài giờ sau khi viết nó để nắm bắt mọi sửa đổi có thể cần phải thực hiện.
Khuyến khích nhân viên liên lạc với bạn về một báo cáo một khi họ đã nhận được nó nếu họ mong muốn. Sử dụng phân tích như một cơ hội để hợp tác tích cực với nhau để cải thiện cá nhân, cũng như cải thiện cho toàn bộ công ty.
