Một bản ghi nhớ - viết tắt của bản ghi nhớ - là một bản giao tiếp bằng văn bản ghi lại thông tin sẽ được chia sẻ với một nhóm người trong một môi trường chuyên nghiệp. Mặc dù các bản ghi nhớ có thể được định dạng trong nhiều mẫu khác nhau, nhưng điều quan trọng là bao gồm các phần quan trọng của bản ghi nhớ để bản ghi nhớ của bạn sẽ phục vụ như một công cụ giao tiếp hiệu quả.
Tiêu đề
Một bản ghi nhớ phải có một tiêu đề chỉ định người gửi, người nhận, ngày và chủ đề. Khi bạn bao gồm tên của một cá nhân vào bản ghi nhớ, hãy viết tiêu đề công việc của anh ấy sau nó. Bao gồm tiêu đề công việc của riêng bạn sau tên của bạn trong trường "Từ". Tiêu đề đi ở đầu bản ghi nhớ, trước văn bản. Nếu bản ghi nhớ là khẩn cấp, có thể là thông lệ trong văn phòng của bạn để viết từ "Khẩn cấp" ở đầu tiêu đề.
Tổng quan, xuất hiện sau tiêu đề, giải thích ngắn gọn nội dung của memo. Trong phần tổng quan, giới thiệu mục đích của bản ghi nhớ, chẳng hạn như trình bày một ý tưởng hoặc trả lời một bài tập mà bạn được giao. Tổng quan cung cấp cho người đọc một ý tưởng cơ bản về nội dung của bản ghi nhớ để cô ấy có thể quyết định nên đọc bản ghi nhớ ngay lập tức hay sau đó.
Bối cảnh
Một phần bối cảnh của memo cung cấp nền tảng cho các thông tin được trình bày. Điều này giúp người đọc hiểu được kết nối của memo với các giao dịch kinh doanh. Chẳng hạn, bạn có thể viết, "Do các giao thức công nghệ tiên tiến …" Cụm từ này và các cụm từ khác giống như vậy, giúp người đọc đặt bản ghi nhớ vào ngữ cảnh với những gì khác đang diễn ra trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ và Nghị quyết
Nếu mục đích của bản ghi nhớ của bạn là để giải thích các nhiệm vụ mà bạn sẽ thực hiện để đáp ứng với bối cảnh, bạn có thể nói như vậy trong phần tiếp theo của bản ghi nhớ. Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi sẽ xem xét nghiên cứu thị trường về công nghệ …" Điều này mang đến cho người đọc ý tưởng về các bước tiếp theo bạn đang thực hiện. Nếu bản ghi nhớ của bạn là để trình bày một nghị quyết, bạn có thể viết, "Phát hiện của tôi kết luận rằng công nghệ mới sẽ không có lợi cho công ty chúng tôi bởi vì …"
Chi tiết
Một số bản ghi nhớ gọi để đưa vào các chi tiết. Nếu bạn cần bao gồm số liệu thống kê, dữ liệu hoặc thông tin nghiên cứu thị trường, hãy cung cấp các chi tiết này trong một đoạn mới. Những ý tưởng hỗ trợ này được gọi là phần thảo luận của bản ghi nhớ.
Phần kết luận
Kết thúc bản ghi nhớ của bạn với một kết luận ngắn gọn cho người đọc biết bạn hy vọng anh ta đạt được gì khi đọc nó. Phân đoạn kết thúc cũng nên cho người đọc biết rằng bạn hoan nghênh các câu hỏi hoặc nhận xét để thảo luận.
Tài liệu đính kèm
Nếu bạn tham khảo biểu đồ, biểu đồ, chính sách, báo cáo, biên bản hoặc tài liệu kinh doanh khác trong bản ghi nhớ của bạn, hãy đính kèm chúng vào mặt sau của bản ghi nhớ. Bao gồm trên trang ghi nhớ một ghi chú ở phía dưới rằng một hoặc nhiều tài liệu được đính kèm.
