Lời chào của một lá thư kinh doanh là một cái gì đó người đọc sẽ nhìn thấy trước khi đọc phần còn lại của bức thư. Một lời chào bằng văn bản xấu có thể xúc phạm người đọc và đặt một âm điệu xấu cho phần còn lại của bức thư. Thông thường, bạn nên có một cách tiếp cận trang trọng và tôn trọng khi soạn thảo lời chào thư kinh doanh. Nếu bạn không chắc chắn, việc gọi ai đó bằng tên và họ của họ luôn phù hợp. Có thể có những trường hợp, tuy nhiên, nơi tên đầu tiên có thể được sử dụng trong thư kinh doanh.
Quy tắc của ngón tay cái
Nói chung, mọi người được giải quyết theo tiêu đề và tên cuối cùng trong thư tín kinh doanh. Đây là cách chính thức và truyền thống nhất để giải quyết một thư kinh doanh, bao gồm cả thư kinh doanh thông qua email. Tuy nhiên, có thể chấp nhận sử dụng tên trong một số trường hợp. Bất kể bạn chọn cách nào để giải quyết một người trong thư kinh doanh, dấu hai chấm thường được sử dụng sau bất kỳ lời chào nào.
Quen thuộc
Nếu bạn đang ở trên cơ sở tên đầu tiên với người mà bạn đang giải quyết bức thư, thì thường được chấp nhận để gọi người đó bằng tên của anh ấy trong thư của bạn. Ngoài ra, bạn có thể lấy tín hiệu từ thư từ trước đó từ liên hệ kinh doanh để tìm hiểu xem bạn có thể sử dụng tên hay không. Ví dụ, có thể chấp nhận địa chỉ của một người bằng tên trong thư kinh doanh nếu anh ta đã gửi thư cho bạn và ký tên bằng tên của anh ta. Đây là một dấu hiệu cho thấy bạn có thể sử dụng một cách tiếp cận không chính thức hơn.
Tên mơ hồ
Khi bạn viết thư cho ai đó mà bạn chưa từng gặp và tên đầu tiên không rõ ràng, như Pat, Leslie hoặc Chris, bạn có thể gửi thư kinh doanh bằng tên và họ để tránh sử dụng tiêu đề dành riêng cho giới tính không chính xác. Thay vào đó, những lời chào trung lập về giới tính khác có thể được sử dụng để tránh hoàn toàn tên này, chẳng hạn như "Gửi đến ai có thể quan tâm" hoặc "Kính gửi ông hoặc bà".
Khi không sử dụng tên
Một lá thư kinh doanh có tính chất chính thức hoặc hợp pháp phải luôn được đề cập theo tiêu đề và họ, bất kể người đọc quen thuộc. Khi giải quyết vấn đề phụ nữ, nhà văn không bao giờ nên đảm nhận tình trạng hôn nhân; thuật ngữ trung lập "bà" nên được sử dụng trừ khi người phụ nữ ngụ ý cụ thể cô ấy thích "Bà" bằng cách sử dụng nó trong thư tín kinh doanh của riêng mình hoặc bằng cách nói với bạn. Nếu người đó có chức danh chuyên nghiệp, chẳng hạn như "Tiến sĩ", tốt nhất là sử dụng danh hiệu này.
