Một doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào quản lý văn phòng hiệu quả. Lập và duy trì một danh sách cung cấp văn phòng là một cách để giữ cho văn phòng của bạn hoạt động với hiệu suất cao nhất. Danh sách cung ứng văn phòng là kho vật tư mà văn phòng bạn cần để thực hiện các chức năng hàng ngày. Việc sử dụng danh sách cung cấp văn phòng đảm bảo rằng bạn sẽ không quên các mặt hàng quan trọng khi đặt hàng vật tư.
Tạo một kho lưu trữ tất cả các thiết bị văn phòng được sử dụng bởi nhân viên của công ty bạn. Để tổng hợp một danh sách toàn diện, hãy tiến hành đi bộ qua tòa nhà văn phòng của bạn. Bắt đầu trong văn phòng của bạn, hãy lưu ý các thiết bị văn phòng bạn sử dụng. Đi khắp tòa nhà văn phòng của bạn bao gồm phòng sao chép, phòng thư, khu vực tiếp tân, phòng nghỉ và phòng vệ sinh.
Đặt từng phần của thiết bị văn phòng trong một thể loại cụ thể. Điều này sẽ loại bỏ sự trùng lặp. Các hạng mục cần bao gồm vật tư văn phòng nói chung, công nghệ và thiết bị điện, sản phẩm văn phòng phẩm và giấy, vật tư làm sạch và linh tinh.
Đánh giá các yêu cầu hoạt động cho từng phần của thiết bị. Ví dụ, máy in cần mực. Máy tính cần dây. Tủ hồ sơ cần tập tin. Bình cà phê cần lót. Hộp đựng xà phòng cần xà phòng.
Nhập dữ liệu bạn thu thập vào một bảng tính. Sử dụng các cột riêng cho các danh mục chính, danh sách các thiết bị văn phòng và vật tư văn phòng thực tế. Bằng cách sử dụng bảng tính, bạn có thể sắp xếp danh sách cung cấp văn phòng của mình khi cần hoặc thêm thông tin bổ sung, chẳng hạn như số nhận dạng một phần hoặc sản phẩm.
Lời khuyên
-
Nếu công ty của bạn lớn, bạn có thể muốn yêu cầu từ mỗi bộ phận những vật tư dành riêng cho bộ phận đó, chẳng hạn như sổ đăng ký kiểm tra và hồ sơ nhân viên. Để xác định nhu cầu cung cấp văn phòng của bạn một cách dễ dàng, hãy duy trì hàng tồn kho hiện tại của thiết bị văn phòng và đồ dùng văn phòng bằng bảng tính của bạn. Tham khảo hàng tồn kho của bạn một cách thường xuyên để ngăn chặn hết nguồn cung cấp.
