Các cuộc họp của Toastmasters cho phép người tham gia thực hành các kỹ thuật nói và kỹ năng lãnh đạo nói trước công chúng trong một môi trường hỗ trợ và thân thiện. Vai trò tổng thể của toastmaster sườn là lên kế hoạch và chỉ đạo cuộc họp, phối hợp với các thành viên khác và đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Toastmaster cũng hoạt động như một người dẫn chương trình, giới thiệu các diễn giả và những người tham gia khác. Hoạt động trong vai trò của toastmaster cho bạn cơ hội sử dụng các kỹ năng bạn tích lũy được khi phục vụ trong các vai trò lãnh đạo khác.
Trước cuộc họp
Tạo một chương trình chi tiết cho cuộc họp. Làm quen với chương trình họp và những người tham gia sẽ tham gia vào cuộc họp.
Liên lạc với các thành viên được lên kế hoạch cho một vai trò trước. Điều này không chỉ xác nhận tham dự mà còn cho phép các thành viên thông báo trước về sự vắng mặt đột ngột, để thành viên khác có thể được liên lạc để điền vào nếu cần.
Phỏng vấn các diễn giả theo lịch trình và xác nhận tham dự của họ. Thu thập thông tin về loại bài phát biểu, độ dài bài phát biểu, tiêu đề và các thông tin quan trọng khác. Số lượng người phát biểu có thể được giảm bởi Chủ đề Bảng để giữ cuộc họp đúng lịch nếu bất kỳ người phát biểu nào có bài phát biểu dài hơn bình thường.
Có chương trình nghị sự của bạn chuẩn bị trước cuộc họp. Đảm bảo rằng có đủ bản sao để phân phối giữa những người tham gia.
Đến cuộc họp sớm. Bạn không chỉ có thể kiểm tra xem tất cả những người tham gia có mặt và sẵn sàng tiến hành cuộc họp hay không, bạn cũng có thể quan tâm đến bất kỳ chi tiết nào vào phút cuối, nếu có bất kỳ thông tin nào được đưa ra.
Trong suốt cuộc họp
Hãy ngồi gần phía trước của căn phòng. Điều này sẽ cho phép bạn truy cập nhanh vào bục giảng khi được gọi.
Tổ chức cuộc họp sau khi nhân viên chủ trì giới thiệu bạn. Là toastmaster, bạn có quyền kiểm soát cuộc họp, ngoại trừ khi nhường quyền kiểm soát cho những người tham gia khác, chẳng hạn như các diễn giả, Master Topics Master và General Evaluator. Bạn cũng sẽ thực hiện các nhiệm vụ như thông báo chủ đề cuộc họp, giới thiệu người tham gia và kiểm soát cuộc họp từ họ sau khi họ kết thúc.
Vẫn nhận thức được thời gian khi cuộc họp tiến triển. Xác nhận rằng tất cả các bài phát biểu đều trong thời gian với máy chấm công và thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết để đảm bảo cuộc họp vẫn đúng tiến độ.
