Hầu hết các tổ chức yêu cầu nhân viên của họ biết cách viết một số loại báo cáo nhất định. Ví dụ, các chuyên gia đảm bảo chất lượng nên biết cách viết báo cáo chất lượng. Một báo cáo chất lượng giúp đánh giá các hệ thống kiểm soát hiện tại của tổ chức được thiết kế để đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Các báo cáo chất lượng được tổ chức tốt có thể được sử dụng bởi các chuyên gia khác để giúp cải thiện quy trình và sản phẩm của tổ chức.
Sử dụng ghi chú của bạn. Trong khi xem xét các quy trình đảm bảo chất lượng trong một tổ chức, bạn nên ghi chú chi tiết về các quy trình là gì, cách chúng được nhân viên thực hiện và hiệu quả của chúng.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản trong báo cáo chất lượng của bạn. Các câu ngắn và cụm từ đơn giản là cách lý tưởng để hiểu ý của bạn và đảm bảo rằng tất cả các chuyên gia có thể dễ dàng hiểu nội dung báo cáo của bạn.
Nhập bản tóm tắt cho báo cáo chất lượng của bạn. Bản tóm tắt là một bản tóm tắt của tất cả các phần trong báo cáo của bạn. Tóm tắt mỗi phần trong khoảng hai đến năm câu. Mục tiêu là cho bất cứ ai đọc bản tóm tắt để biết nếu đọc toàn bộ báo cáo sẽ có giá trị thời gian của họ.
Thêm một phần cho thông tin cơ bản. Điều này nên bao gồm bộ phận hoặc quy trình đã được phân tích, những người hỗ trợ phân tích và mục đích của báo cáo chất lượng.
Bao gồm một phần cho những phát hiện của bạn. Khi phân tích một bộ phận hoặc quy trình, bạn nên chú ý đến cách các quy trình được hoàn thành, các nhân viên có liên quan và hiệu quả của các quy trình đối với tổ chức. Tất cả các chi tiết cần phải được bao gồm trong phần này. Dữ liệu hoặc tính toán có thể được liệt kê riêng và đính kèm với báo cáo.
Kết luận báo cáo chất lượng của bạn với một phần suy luận. Phần này sẽ đưa ra kết luận và đề xuất của bạn để cải thiện các quy trình bạn quan sát được. Cung cấp nhiều chi tiết khi đưa ra đề nghị. Sử dụng các chi tiết trực quan khi thích hợp, chẳng hạn như biểu đồ và đồ thị. Càng nhiều chi tiết và ví dụ bạn có thể đưa ra trong phần này, báo cáo chất lượng của bạn càng hữu ích.
