Khi nói đến một mảnh phức tạp của máy móc, chẳng hạn như một chiếc xe hơi, sai lầm xảy ra. Tuy nhiên, là một khách hàng, bạn xứng đáng được sửa chữa những sai lầm đó. Viết thư khiếu nại như một cách chính thức để giải quyết mâu thuẫn với công ty sửa chữa ô tô. Bạn không phải là người giàu cảm xúc hay kịch tính để có được kết quả xứng đáng. Tập trung vào việc giữ mối quan hệ thân thiện với doanh nghiệp bằng cách khách quan và công bằng khi tìm kiếm biện pháp khắc phục.
Địa chỉ thư cho đúng người. Bắt đầu với người quản lý cửa hàng của vị trí bạn đã truy cập. Nếu bạn không nhận được một biện pháp khắc phục từ người quản lý cửa hàng, hãy tìm một người quản lý khu vực. Bạn có thể tìm thấy cấu trúc tổ chức của công ty bằng cách truy cập trang web của công ty hoặc bằng cách gọi cho trụ sở chính và yêu cầu thông tin liên hệ của người quản lý.
Bắt đầu thư của bạn bằng cách đặt ra dòng thời gian của các sự kiện. Trong một cách chi tiết, giải thích những gì đã xảy ra, khi nó xảy ra và bạn đã nói chuyện với ai. Ví dụ: "Vào thứ Sáu, ngày 30 tháng 6, tôi đã ghé thăm địa điểm tại 123 Maple Street. Sau khi nói chuyện với nhân viên bán hàng Jim, tôi đã đồng ý nhận một giai điệu và thay dầu. Tôi đã bị tính tổng cộng 100 đô la."
Giải thích vấn đề. Càng mô tả càng tốt. Ví dụ: "Sau khi rời khỏi cửa hàng, tôi nhận thấy một tiếng ồn ào ào dưới mui xe khi xe đang chạy không tải."
Nói với công ty chính xác những gì bạn muốn nó làm để khắc phục tình hình. Ví dụ: "Tôi muốn hoàn lại tiền đầy đủ cho các dịch vụ tại cửa hàng của bạn cũng như 45 đô la cần thiết để sửa chữa thiệt hại xảy ra tại cửa hàng của bạn." Hãy công bằng về phương thuốc mà bạn đề nghị. Donith cố gắng sửa chữa cản trước của bạn nếu nó không liên quan trực tiếp đến việc sửa chữa bạn nhận được tại cửa hàng.
Sử dụng ngôn ngữ khách quan. Khi viết thư, don lồng sử dụng ngôn ngữ bị viêm. Don mệnh xúc phạm nhân viên hoặc công ty. Ngoài ra, donith tạo ra các mối đe dọa cho công ty hoặc nhân viên. Chỉ cần nêu ra sự thật, và biện pháp khắc phục mà bạn nghĩ là công bằng.
Bao gồm tài liệu. Bao gồm một bản sao hóa đơn cho công việc bạn đã làm tại cửa hàng. Bao gồm các hình ảnh sao lưu yêu cầu của bạn. Ngoài ra, nếu bạn truy cập một thợ máy khác, và thợ máy mới có thể viết bằng văn bản rằng dịch vụ là kết quả của việc sửa chữa trước đó bị lỗi, bao gồm tài liệu đó. Chỉ cần đảm bảo bao gồm các bản sao và giữ bản gốc ở nơi an toàn.
Hãy tích cực. Nếu có điều gì đó bạn thích về công ty, hoặc nếu bạn có lịch sử trở thành khách hàng, hãy bao gồm thông tin đó. Công ty có nhiều khả năng dễ tiếp nhận nếu nó có thể giữ bạn như một khách hàng.
Bao gồm thông tin liên lạc của bạn để công ty có thể tiếp cận với bạn. Bao gồm một số điện thoại và địa chỉ email để phản hồi nhanh nhất.
Lời khuyên
-
Sử dụng định dạng thư kinh doanh khi viết cho công ty.
